サンクリスピンデープロジェクトの水面下のはなし
2020年よりサンクリスピンデープロジェクトに関わってきた立場として
これまでのプロジェクトの運営方法、仕組みについてまとめてみます。
ただし、理念や活動内容の解説記事ではなく、運営の仕組みについての記事となります。
「オンラインで有志を募り、なんかしらプロジェクト的なものを運営する」
上での経験談として参考になれば幸いです。
※私の個人的な記事です。また貼り付けている画像は過去のものです。
現在のプロジェクトの公式見解や進行中の議題などではありませんのでご注意ください。
この記事では、発足当時から大事にしていた3つの柱
1.可視化
2.コミュニケーション
3.情報管理
についてご紹介いたします。
以下色んなWEBツール、アプリが登場しますがツール自体に拘りはなく、目的を達成できる機能をもったソレを都度選定していました。
1.可視化
プロジェクトの理念、タスク、議事、アイデア・・は全て、PJメンバー全員が見える形で管理してきました。
住む場所もバラバラ。コミュニケーションはオンラインベースとなるので可視化は必須と考えました。
ということで理念、タスク、議事の可視化方法です。
理念
ツール：mind meister,canva
会議はZOOMで画面共有しながらmindmeisterというマインドマップアプリで整理し、最終的にcanvaに明文化しました。
外枠としてはアジャイルの現場で有名な「インセプションデッキ」というものを採用。
＜インセプションデッキ抜粋＞
・なぜ我々はここにいるのか？（エレベーターピッチ）
・プロジェクトメンバ
・プロジェクトコミュニティ（関係者→とペルソナ設定）
・やること
・やらないこと
・我々の根底にあるもの
こちらをプロジェクト内で何度も揉み、我々の指針を作りました。
発足当時のマインドマップ（ブレストからコネコネまで
これを練ってインセプションデッキを作成。
ロゴは作成し、かつ誰でも無償で使えるように商標登録取得しています。
タスク管理
ツール：trello
全員がバラバラの本業を持ちながら、プライベートの空き時間を使って遂行するプロジェクト。
「なにが目的なんだっけ？」
「前回なにをどこまでやってたっけ？」
「次なにやるんだっけ？」
「優先度は・・？」
を解決すべくtrelloというタスク管理ツールを使用し、アジャイルボード風（あくまで風）に使用してきました。
このようなボードを使いました。全てのタスクは適切なサイズにチケット化し、
・TODO(着手前）
・DOING(進行中）
・DONE(完了）
の3列でシンプルに管理。
その後、
・KEEP(参考アイテム）
→繰り返し参照する情報を記載するチケット
・協力者ボール
→プロジェクト外で走っているタスク
という２列を追加して管理しました。
（各チケットの色については後述する雪だるま作戦参照）
これは特にプロジェクト発足当初とくに重大な役割を担ってくれました。まだ何をやるべきか、何ができるのか明確にならない状態にありつつ、皆で手探りで可能性を拾い上げて形にしていくフェーズではカンバンボードは超・優秀だと思います。
チケットごとに詳細を記述できるため認識齟齬を減らし、「思い出す時間の短縮」、「これ前回と同じ内容の打ち合わせじゃん」がなくなります。
チケットに更新があったときはslack(後述）に通知が飛ぶようにしましたが、これはやり過ぎだったかなーと思います。ごめん。
ごめん。
議事
ツール：Xmind, mindmeister,slack
インセプションデッキ作成のところでも上述しましたが、
画面共有しながらマインドマップしたりしてました。
PC使えない環境での会議などもよくあったので、
そういうときは要点だけslackに流して追って決定事項は整理して、課題やタスクが発生したらtrelloにいれる方法で管理していました。
マインドマップツールは色々ありますが、いまならmiroがいいかもですね。カンバン（タスク管理）もフリー書き込みも出来ますし！
２．コミュニケーション
非同期コミュニケーションと同期コミュニケーションがありますが、
忙しいメンバーがオンラインでコトを進めるには工夫が必要だと実感しています。
非同期コミュニケーション
ツール：slack,LINE
slackでは、トピックごとにチャンネルを分けました。
アイデアはポンポン書き込んで議論のネタにしたり、チャットで話を進めたり、打ち合わせ調整したり・・と。
外部の企業様とチャンネルをカンタンにコネクトできるのも利点でした。
↓slack
LINEも必要に応じてつかったり。
同期コミュニケーション
ツール：ZOOM, google meet
顔見たり画面共有しながら会話するために。
ZOOMのほうが画面共有の解像度がよくて重宝してました。
あとは
あくまで番外編の立ち位置として、クラブハウスやインスタLIVEやツイッタースペースでの「公開会議」を行うこともありました。
難点としては今までやっていた画面共有や同時書き込みなどが全く出来ない点、議論のポイントがズレやすい点はちょっと大きいです。
2022年の年末、これらのデメリットをわかった上で公開会議を継続的にやってみようということになり今に至ります。色々工夫中。
3.情報管理
TODOリストはtrello,アイデアや雑記やslack、それ以外の情報の管理は？
特にデータベース的に保持しておきたい情報
ツール：googleスプレッドシート
ざっくりスケジュール、協力企業様の管理、宣伝POP送付先、googleフォームアンケート結果など
を保存するために使ってました。
補足（雪だるま作戦）
発足当時に「雪だるま作戦」というものを立てました。
運営側主導でイベント主催するだけでは限界がある。
そのために「雪だるまのように勝手に転がる」ことを目標としました。
まず、雪だるまのコアとなるパーツとしてロゴやキャッチコピーなどをつくります。
それらを組み合わせてWEBサイトやプレスリリースなどコンテンツを作り、
(A)運営主体で動かす
(B)外部の方と協力して一緒にうごかす
(C)協力を依頼して動かしていただく
というイメージです。
これらは性質ごとにtrelloで色分けをしました。
発足当初は雪だるまを構成する黄色（パーツ）、オレンジ（コンテンツ）
がボードの多くを占める。
そこから徐々に緑（自力で雪だるまを転がす）、
青（いっしょに転がす）、
紫（依頼して転がす）
の色がタスクボードを占有していきます。
パッと視覚的にわかりやすいことを心がけてみました。
まとめ
最も感じたことは、
「全然、机上通りにはいかない」ということでしょうか。
やはりそれぞれが忙しい本業を持ちつつ、このプロジェクトによって金銭的なメリットがあるわけではない（むしろ・・・・・略）。
その中でモチベーションを保ちつつ結果を出していくには机上の仕組みだけでは難しいと感じています。
タスク管理ではアジャイルで重要視されるWIPの導入（work in progress＝仕掛中の制限)、開始条件完了条件の明記も検討しましたが、やめました。
各人がフルコミットできない中で成果をだすことの難しさと
しかしそれ以上の楽しさを実感しております。
2023年は一度まっさらな状態で仕切り直しです。
この記事を書いている現在、
運営メンバーとのやりとりはインスタDM、ツールはgoogleスプレッドシートのみという過去からは考えられない超超超超スリム化。
ここから相談しながら必要な事を取捨選択していきます。
新しいことを始めると、内外から色んな意見が出てきます。
ありがとうございます。
それでは最後に、
大好きな『ロバと老夫婦』の拾い画像を置いておきます。
「すべての人を納得させる難しさ」
今日はここまで！
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