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【実務担当者向け】RPAシナリオ分析・メンテナンス（WinActor）🤔

分析屋

分析屋の高橋です。2018年からRPAをきっかけに業務効率化に関わる仕事をメインに行っています。私自身も2018年当時はその業務における最適なフローや仕様を考えることができていなかったのですが、徐々に設計スキルも鍛えられ、最適な業務フローに落とし込んでいくことができていったのかなと思います。
同じように社内でRPAを活用した業務の効率化をしていく上でどのように考えていけば良いのか、本記事にまとめてみましたのでご参考いただければ幸いです。

業務効率化をする上で重要なポイント

業務の効率化をしていく中で重要なポイントがいくつかあります。
大きくまとめると以下の4つが挙げられます。

①どのようにRPAシナリオを開発していくのか
まずはここを考えるところから始まると思います。現時点での業務フローから、ここの作業は繰り返しだなとか、ここの作業は条件分岐だななど、繰り返し条件の検討・設定、分岐条件の検討・設定を考えてRPAシナリオを作られていると思います。

②どのように業務フローを設計していくのか
　①を考えていく為に必要になってくるのが業務フローの設計です。既存のやり方（フロー）を可視化することでこれまでのやり方を変えるなど、最適な業務フローが見えてくるきっかけになります。
業務の可視化については過去の記事でお話しておりますので、下記をご覧いただければ嬉しいです。
業務の可視化については過去の記事でお話しておりますので、下記をご覧いただければ嬉しいです。

③帳票・フォーマットの変更
より自動化できる範囲を広げるには既存の帳票・フォーマットを見直すことも必要とされます。例えばWordの帳票はRPA等での自動化が難しいです。ほとんどのRPAツールはExcelの自動化を得意としているので、帳票・フォーマットをWordからExcelに変更することで自動化できる範囲が広がります。RPAを活用する際には、Excel関数等を合わせて入力値や設定値を自動化させることも多くありますので帳票・フォーマットはExcelで作成することをお勧めします。

④業務設計メモの活用
システム開発だと要件定義書や基本設計書、詳細設計書など様々なドキュメントを作成の上、実際の開発に着手すると思います。一般的にRPAは難易度的にも手軽にサクッと開発できるイメージされている方が多いと思いますが、頭の中で設計を考えて、そのままRPAシナリオを開発することは難易度が高いことだと考えています。開発エンジニアですらしていないこと（設計をせずに開発をする）を非エンジニアの方がいきなりすることは難しいと考えています。（※ベテランエンジニアだと不可能ではないですが）
RPAで開発する業務フローも複雑な内容が多い（条件やパターンによって対応が変わる）と思いますので、メモベースで設計をメモ帳に書き込んでいくのが良いです。書き込むことで頭の中も整理され、早い段階で設計ミスに気付くことや考えきれていなかった仕様や処理を見つけたりなど、結果的に後戻りが少なく、開発に着手する時も業務設計メモを見ながら進めていけるのでスムーズです。

メンテナンスがしやすいRPAシナリオとは？

メンテナンスがしやすいRPAってどのようなものでしょうか？🤔
その答えの一つは外部設計ファイルを活用することです。
外部設定ファイルを使用しないと以下のケースで都度RPAシナリオの改修が発生してしまいます。

外部設定ファイルとは？
設定ファイルとは、主にシステム開発等のプログラムとかで使う「変更するかもしれない値（設定値）」が書いてあるファイルのことです。
設定ファイルの中には、主にプログラムを使っていく上で変更するかもしれない値を書いておきます。プログラムの方は設定ファイルを読み込んで動くように作っておくことで、設定ファイルの中身を書き換えればプログラムの中身を変更しないで動きを変えられる仕組みです。

外部設定ファイルを使うメリットとは？
・フォルダ構成が変わった時にRPAシナリオの改修が必要
　⇒　外部設定ファイルでRPAシナリオの改修が不要になります。

・ファイル名が変わった時にRPAシナリオの改修が必要
　⇒　外部設定ファイルでRPAシナリオの改修が不要になります。

・RPA実行前にその時々によって設定する条件が変わる
　⇒　実行時にインプットボックスなどを表示させて選択する方法も
　　　可能ですが、設定する項目が多いほど面倒な作業になりがちです。
　⇒　こちらも外部設定ファイルでフレキシブルな対応が可能となります。

この仕組みはRPAシナリオの開発の際にも大いに役立ちます。外部設定ファイルと表記しているのは設定ファイルをExcelファイル（RPAシナリオの外部）で作成することからここでは「外部設定ファイル」と表記しております。RPAとExcelの相性からも非常に便利ですので、ぜひ導入してみてください。

既存RPAシナリオの分析・メンテナンスを行うには？

では、これまで開発したRPAシナリオの中で分析（効果検証など）やメンテナンスを行いたい時はどのように進めていけば良いのでしょうか。

RPAによる業務時間削減の効果を上げたい場合
・現在RPAで運用している業務の全体を把握
・RPAシナリオの処理フローを確認
・現状、効果が最大化されていない部分を特定
・さらなる業務時間削減の改善に向けた改修案を検討
・該当箇所のRPAシナリオ再構築・動作確認
などが考えられます。

RPA実行時に発生するエラー頻度を減らしたい場合
・実際のRPAの動きやログなどの情報からエラーが発生しやすい箇所を特定
・エラー発生の根源となっているノード（ライブラリ）の原因を調査
・エラー発生頻度の改善に向けた改修案を検討
・該当箇所のRPAシナリオ再構築・動作確認
などが考えられます。

さいごに

最後まで読んでいただきありがとうございます。
少しでも社内でのRPA活用促進に繋がっていただければ幸いです。
上記にRPA開発者育成に関するご支援も行っておりますので
何かございましたら下記フォームより無料個別相談会も受け付けております。（15分～30分程のお時間を予定）
よろしくお願いいたします。
https://forms.gle/DFiLtTgyNXbiL1ZY6