オンライン新人交流会の開き方2021 #Buddyup

こんにちは、Buddyup! チームの角岡です！

昨今は新人歓迎会も、オンライン開催が望まれる状況ですね。
今年の交流会向けツールとして、Buddyup! を使ってみるのはいかがでしょうか？

このnoteでは、運営の方が開催する手順についてご紹介します。

Buddyup!の特徴

開催手順を解説する前に、Buddyup! を使うとどんなメリットがあるのかについて記載します。
利用者向けの説明の比較表にも記載した通り、Buddyup!は、ただのオンライン会議ツールではなく、コミュニティの人達の興味やスキルをイベントを通じて収集し、コミュニティの中での効率的なつながりを作るサービスです。プロフィールの中からキーワードを抽出して、それを用いて関連する仲間を探すことができます。

LinkedInなどのインターネットツールにもこのような、スキルで人を検索する機能はありますが、Buddyup!の特徴は、あなたのコミュニティに閉じた範囲でプロフィールの共有ができることです。

(1) コミュニティ内に閉じた、プロフィールの登録と共有
あなたが作ったコミュニティに登録された情報は、あなたのコミュニティの中に登録された人だけが見ることができます。この明快な境界線があるため、会社、組織、サークルなど、コミュニティの参加者は安心してプロフィールを登録することができます。

あなたは、自由にプロフィール項目を構築することができます。最初から記載が必須になっているプロフィール項目は、写真、名前、所属、自己紹介の４つと、特別に保護された「連絡先」の項目だけです。

また、通常、複数のコミュニティを作成した場合は、別のプロフィールを記載することになりますが、Buddyup!では、参加者本人が望めば、別のコミュニティ向けに作ったプロフィールをコピーできるので、カンタンに複数のコミュニティに属することができます。

(2) コミュニティ内で、複数のイベントを開ける
ひとつのコミュニティの中で、いくつも別のイベントを開くことができます。この結果、イベントを開催するたびに、どんどんコミュニティのメンバを増やしていくことができます。

例えば会社の中で、1度目は新人歓迎のイベント、2度目は新規事業のためのイベント、、、のように開くと、それぞれに興味のある人がBuddyup!上に登録されていき、多様な興味の人が登録されたコミュニティにしていくことができます。

お互いに何かの助けが必要な際に、自分の興味とは違う人とつながることができるようになり、これが社内のイノベーションにつながっていくと考えています。

開催手順

①企画を立てる
どんな交流会にするのかを考えましょう。例えば、新人同士の交流会にするのか、先輩との交流会にするのか。また、主に仕事の話をする会なのか、趣味などの話でざっくばらんに懇親を深める会にするのかを決めましょう。

Buddyup!では、事前にプロフィールを入力してもらうことで、参加者の立場（先輩／後輩）、所属や役職（営業部／開発部）、興味や話したいこと、等を共有できます。また、オンラインに用意する部屋に題名をつけることができます。（営業の部屋／オススメの居住場所）

プロフィール項目、オンライン部屋の題名によって、交流会の雰囲気も変わると思いますので、上手に設定してください。

②開催案内を出す
新人交流会の参加者に向けて開催案内を出しましょう。
日時、場所（Buddyup!のURL）、サポートの連絡先（メール、チャット、zoomなどのURL）を記載すればよいかと思います。規模によりますが、1週間前には出しておくのが無難でしょう。

③当日の運用

1. 主催者や社長などからの挨拶
予算なしで進めるならYoutubeを使うのがオススメです。事前にスマホのカメラで撮ってビデオを投稿しておくか、ZoomからYoutube配信する設定をして、そのURLをBuddyup!に登録すればOKです。予算があるならZoomの多人数プランを使えばよりクローズドに配信できます。

YouTube : 無料で何人でも利用可能。遅れて参加した人も最初から見れる。
Zoom : 100人で3000円/月、1000人で15000円/月、 Webinerなら3000人で13万円/月。
（値段はざっくり）

2. 懇親会
一度でも使ったことのある方なら、Buddyup!の説明はカンタンです。

Buddyup! の説明ビデオをそのまま使うか、YouTube Live等で参加者に使い方をご説明ください。
可能であれば、一定割合の先輩社員あるいは後輩社員をファシリテーターとして、アサインしておくと、会話がスムーズになるのでオススメです。