ChatGPTに問合せメールの返信を書いてもらう
今回は営業・マーケ・インサイドすべてに重要である問合せメールへの返信について書いてみます。
問合せの初動はボトルネックになりやすい
マーケティングと営業の連携がまだまだという会社では
問合せへのメール対応がおざなりになってしまう
担当者が判断ができずに長い間放置されてしまう
担当者が判断ができずに当たり障りのないメールを送ってしまう
インサイドに回ったあと、当たり障りのないメールで商談化につながらない
という経験があるのではないでしょうか？
こういう状態だと
BtoBのウェブマーケティングがせっかくうまくいっても
可能性のある商談も実を結びません。
そこで、問合せの初動対応をChatGPTに手伝ってもらう例を紹介します。
問合せへの返答文を書いてみてもらう
まずジャブをうってChatGPTの理解度合いを訪ねます。
「具体的なサービス内容について知りたい。特に、ウェブサイト制作について知りたい。費用感やコンサルティングの内容など」
という問合せがあった場合の回答メールを書いて
当たり障りない内容になっており、サービス内容も理解していないので玉虫色なメールになっています。次のステップも定まっていません。
これでは商談率アップは見込めせん。
情報を加えてやり直します。
回答への具体的な情報を加える
「具体的なサービス内容について知りたい。特に、ウェブサイト制作について知りたい。費用感やコンサルティングの内容など」
という問合せがあった場合の回答メールを書いて
回答メールには、
コンサルティングの具体的な内容について、競合調査、アクセスログ分析、現場ヒアリング、カスタマージャーニーの作成を重点的に記述して
多少まともになってきましたが、問合せ内容の落ちが「お気軽にお問い合わせください」ではそっけなさすぎです。
さらに情報を加えて、先ほどのプロンプトにまた、オンライン面談の日程候補を列挙してと追記したものが以下です。
結構まともになってきました。
まだ、値段を問合せフォームから聞け、と言ってきますが。。。（ここはバージョン4では解消されているのであとで追記します。）
絶対に書いてほしい内容を伝える
さらにリクエストを増やします。
「具体的なサービス内容について知りたい。特に、ウェブサイト制作について知りたい。費用感やコンサルティングの内容など」
という問合せがあった場合の回答メールを書いて
回答メールには、
コンサルティングの具体的な内容について、競合調査、アクセスログ分析を重点的に記述して
また、当社の実績でCV数を7倍にしたケースを紹介したうえで、下記URLを書いて
https://www.wit-inc.jp/case/tkc.html
また、オンライン面談の日程候補を列挙して
矛盾点に目をつむればかなり使えるようになってきました。
これをバージョン4に聞いてみたものが以下です。
上部の事業内容の理解は少し変わってしまいましたが、ほぼ使えそうな形になりました。ゴールデンウィークや私の誕生日は無視されてしまいましたが、まずは手で直せばよいですし、言えば直してくれます。
ここまでを問合せ文とちょっとしたリクエストだけでやってくれるのですごいことです。１００商品扱っているインサイドセールスなどには強い味方になってくれることは想像にたやすいはずです。
工夫して、質問をいれてみる
回答をもらいやすくコツとして、
メール文に質問を入れて投げかけてみます。
さきに別の質問を立てます。
「ウェブサイト制作でよくある課題は？」
それなりにいいところをついてきますが、自社の強みや提供できるサービスとの兼ね合いなどを考慮して、ここでは、
・コンテンツ不足や品質の低さ
・ユーザービリティの問題
・パフォーマンスの問題やSEO対策の不備
・運営体制の問題
という形でまとめて進めてみます。
さきほどのプロンプトに、
また、
現状もっとも懸念されている課題について
・コンテンツ不足や品質の低さ
・ユーザービリティの問題
・パフォーマンスの問題やSEO対策の不備
・運営体制の問題
を選択してもらう質問をメール文に追加して
という文を加えます。
※ここでは4に応えてもらいます。
多少のたどたどしさはありますが、バージョン4であればここまで書けました。
事業内容やお問い合わせ内容は、ウェブサイト制作やコンサルティング程度の記載しかないのに、それだけでここまで書けます。すごいことです。新人もいっきにレベルもスピードもアップしますし、問合せの高度な標準化につながる可能性を秘めています。
もう少し具体的な事業内容やお問い合わせ内容を入れれば、ある程度カスタマイズしたメールが短時間でできることが体感いただけるのではないかと思います。
自動返信メールに活用も
ちょっと視点を変えてみましょう。
うまく活用すれば、
自動返信メールにこの内容を差し込めます。
例えば、
まずは人間がChatGPTと連携して目視確認ながらやってみたうえで、レスポンスが良かったパターン（日程聞くパターン、課題を聞くパターン、追加資料を告知するパターン、セミナーを告知するパターンなど）を自動返信メールの初動にセットしてしまうという方法です。
多くの企業では、
「営業担当より３営業日以内に回答します。
回答がなかった場合はお電話ください。」
といったぶっきらぼうなメールがいっているのではないでしょうか？
当社の自社サイトでも現状は大差ありません。
ここまでのノウハウと、活用すれば、
標準的な自動返信メールのレベルがアップできそうです。
さらに、APIなど使えば、高額なMAなど導入しなくとも、
パーソナルな初期対応の可能性がもうそこまで来ています。
今後ますますChatGPT、およびAIの利用が拡充すれば、
問合せ直後のやり取りが劇的に変化するかもしれません。
※ちなみにメール文は3.5では本文内にまだ矛盾が多かったものが、4でかなり解消されています。
こちらはいろいろいなバリエーション展開があるので、
まだ続編もやってみたいと思います。
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