ChatGPTを使って問合せのやり取りを報告する
として、問合せの初期対応のメールをレベルアップ、・効率化する方法を書きました。
今回は、問合せのやり取りをさらにレベルアップ、
それらのやり取りをサマリーして社内報告する方法を少しご紹介したいと思います。
※メールのやりとりは基本ChatGPT4でやり取りをしています。
最終的な提案までに知りたいBANT条件
営業の提案に必要な条件でよく出てくるキーワードがBANT条件です。
ChatGPTに聞いてみます。
BANT条件を説明して
ちなみに、Tの部分は書籍や提唱者により「Timeflame」や単に「Time」とされる場合もあります。基本的な理解もないと、すごく正しそうに書いてあるの注意です。
このBANTの条件が正確に知りたいわけです。
営業前にすべてを知る必要はないにしても、
手がかりがあれば商談は有効に進めやすくなります。
特に商談前のメールのみでのやりとりということであれば、
（予算）と（期限）といった明確に決まっている／決まっていないがはっきりしているもの
であれば、情報収集も十分可能です。
ChatGPTに問合せメールの返信を書いてもらう
に返信があり、続きの会話をつくっていく想定をしてみます。
メールへの返信を記載し、会話を続ける
事例をお伝えし、オンライン面談の日程候補をお送りしたところから会話を再開したいと思います。
その次のステップがあったことをChatGPTに伝えます。
そのメールに
「それは素晴らしい成果ですね。それでは5月10日14時よりお願いします。」
という返信が来た場合の、返信文を書いて。
オンラインミーティングのリンクはZoom想定で入れてくれていますが、当たり障のない内容になってしまいました。
もう少し懐に踏み込みたいところです。
以下の文言を加えてみます。
メール文の中で、以下を質問して
・対象のサイトやページ
・予算取りは完了しているか／否か
・期限の有無
「面談に先立ちまして、、、」という文が加わり、予算や期限に関する質問を追加できました。それなりの形になってきました。
オンライン会議の記載方法などはブレがでたりしますが、会話だけでここまで来ることができました。
回答を獲得できれば、情報がないまま初回面談するよりも有益なオンライン面談になりそうです。
さらに会話を続けます。
さらに返信があった内容を要約してもらう
さらにサマリーをつくるというゴールに向かうため、
返信があった内容をChatGPTにお知らせします。
そのメールに
「対象はコーポレートサイト全体です。予算取りはまだですが、９月末までにウェブサイトのリニューアルを完了させたい。」
ときました。
ここまでのやり取りをインサイドセールスに共有するためにまとめて。
急に優秀な秘書になってきました。
もれなく情報を入れてくれていますし、BANTもA（権限）以外はヒントになりそうなとっかかりの情報がしっかり入っています。
ここまでの情報があれば、敏腕の営業なら初回営業はお手の物なのではないでしょうか？これをあらゆる業種・業態で書けてしまうのですごいことです。
フォーマット化で揃える
ちなみに、回答のフォーマットは聞くたびにけっこうバラバラと変わります。そのため、フォーマットを決めてあげたほうが、出力内容が一定になりやすいです。
例えば、さきほどの文章に以下を加えます
フォーマットは
【ご要望】
【対象について】
【予算について】
【期限について】
【次回予定】
フォーマットを定めることで、
こちらのまとめたい内容に合わせてきちんと内容を解釈していれてくれています。
この公開しているやりとりはシンプルですが
ある程度複雑な本物のメールをいれても、よい精度で返してくれます。
※機密情報や個人情報はまだ入れないほうが賢明かと思います。
単にアポイントや会社情報があるだけよりも、
ひきとった側も幾分やりやすくなるでしょうし、
テーマや予算がはっきりとしていれば、
どの営業、どのインサイドセールスに任せれば最適か？
ということも検討することができます。
また、
フォーマットの形式もサンプルとして記載していますが
自社のＳＦＡや社内報告の形式に合わせれば、
細かな報告を書くのはChatGPTに任せて、正確な内容を確認し、
より多くの対応を進めることに注力できそうです。
このあたりもまだまだ研究の余地がありそうですので、
いろいろと実験を進めてみたいと思います。
こんなことできそう？というテーマがあったらぜひ教えてください。
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