総務課に異動になり考えた、この仕事の意義②　会社の想いをカタチする

総務は会社の雑務をまとめる横軸に加え、もう一つ大事な仕事が会社の想いをカタチにすることです。その際に大事なのは目的を理解して動くことです。

会社の想いをカタチにする

経営層が会社の方針として実施するイベントや福利厚生がありますが、それを狙いどおりにカタチにすることも大事な仕事です。実行部隊としての役割です。
忘年会ひとつにしても、経営層には毎年何かしらの想いがあるはずです。社風によっても変わります。どんなコンテンツにするのか、場所や料理の手配、従業員を集めるための告知や施策を考え実施していきます。
ここで一番大事なのは「目的の達成」です。そのために理解するのが必要なのが「目的」の理解。当たり前のようで、意外と忘れがち。ゴールを見失いながら走るマラソンみたいなことは、仕事の中では起こりがちです。前の人について走って行けばゴールできるって感覚で、前例に沿って動くって事例はいくらでもあります。でも本当にその道しかないのかって視点が持てたら、総務担当者が新しい価値を生み出せる可能性があります。制約だと思っていたことが、制約じゃなくなり、アイデアが広がります。もちろん予算や運営の問題など出てきますが、違うやり方で効果を最大化できる画期的企画が実現できるってことはありえます。答えが無いことに答えを出していくことは仕事の醍醐味かなっと思います。そのためには目的からやるべき事を考えられるかどうかがポイントになります。

施策を狙い通りに実現する

やることが決まれば、次は運営です。
会社を代表して企画を実行する実現力が必要です。ここは総務の仕事として想像しやすいところかもしれません。巻き込むべき関係者の特定から交渉・実行まで、実務力、ホスピタリティが求められる部分です。いくら企画に想いがあっても、従業員と直接接するこのタイミングが一番印象に残る部分。通販で言えば注文を受ける電話受注者、宅配の配送員の役割です。反応がダイレクトに感じられるので感謝の声もその逆の声も入ってくるので一番緊張する場面だし、総務のメンバーは一番意識してる部分だと思います。また現場では小さいことから大きなことまで様々な判断が求められます。いちいち戦略担当に確認する時間はありません。現場の担当者が会社を代表してやり切る事が求められます。ここでも、ちゃんと目的を理解して現場で判断し解決する事が求められます。

現場の声を吸い上げ、上層部に届ける

ここまでで、一通りの業務は終わりそうですが、プラスでやらないと行けないのが現場の反応を戦略担当や上層部に伝えることです。どんな施策でも一番近い場所で実施し反応を見ているのは総務メンバー。そこでの感受性や報告の精度は今後の施策実施にとって重要な判断材料になります。意図通りに企画が実現したのか、実現できてないとすればどんなことが原因だったのかは、総務担当者が従業員の反応を感じて、正しく伝えて改善につなげないと戦略部署の判断は狂います。そうすることで次の施策の「目的」達成度を深めることができます。
そこで総務に求められる役割に「従業員からの声を会社の施策に反映させる」が加わります。
会社と従業員、両方の立場に立つ、そして両方がハッピーになるための行動する。そこまで出来て現場にも会社にもなくてはならない総務になれるのかなと思います。