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保護者会DX計画①～現状分析と目標設定～

伊志嶺(GPTで業務改善する人)

さて、なんの因果か、子供が通う保育園の保護者会会長になってしまいました。
極力家から出たくないのでDXします。

この記事は1年後どのくらい変わったのか見直すための、備忘録として残しておきます。
ついでに皆様の保護者会のお役に立てると嬉しいです。

では、まずは現状分析と目標設定から始めていきます。


現状分析

以下の方法で現状分析を行いました。

  • 保護者会前会長からのヒアリング

  • 過去の資料閲覧

  • 試しにオンライン保護者会を開催し、アンケートを取る

結果、以下の内容がわかりました。

保護者会の主な役割

  • いくつかのイベントの計画・実行

  • 保護者会の運営に必要な会費の徴収・管理

  • 保護者会に対する問い合わせに対応

問題点

  • 保護者会のミーティングがつねにオフラインで実施されており、保護者への負担が大きい

    • ミーティングは月に一回あるかないか程度

    • オンラインに移行したいが、PCやネット回線が確保できる家庭ばかりではない

    • 保護者や保育園職員の中にはPCやスマホを使うのが苦手な方もいる

  • 過去の資料が整理されていない

    • 各々が自分のPCで資料を作成するなどしている

    • USBメモリでデータを引き継いでいる

    • データではなく、紙で保存されている資料もある

良い点

  • 保護者会と保育園が助け合う文化が作られており、協力しやすい

  • 予算が年間数十万円ある

  • 過去のイベントの資料がある程度揃っており、反省点などを次に活かしやすい

  • すべての人がスマホを持っている

目標設定・具体策

現状分析を踏まえて、DXの目標を以下のように設定します。

  • 保護者会を極力オンラインで実行し、保護者の負担を軽減する

  • ナレッジをデータで蓄積し、再利用しやすくする

  • 保護者と保育園の交流を維持し、文化を継承する

目標を達成するために、具体策を以下のように考えました。

  • 保護者会はオフライン・オンライン同時開催する

  • 資料はすべてGoogle Workspaceで作成し、Google Driveに保存する

  • 保護者会以外の飲み会などを開催し、交流を絶やさないようにする

保護者会はオフライン・オンライン同時開催する

最初は最終的にすべてオンラインで実施しようと思っていましたが、一度オンライン保護者会を開催し、Google Formによってアンケートをとったところ以下のような結果となったため、同時開催することにしました。

保護者会の開催形式

  • オンラインが良い(青) : 23.1%

  • オフラインが良い(赤) : 15.4%

  • 併用が良い(黄色) : 61.5%

保護者会の開催形式

  • オンラインが良い理由

    • 夫婦共働きでオフラインだと片方が繁忙期だと出席できないが、オンラインだと確実に出席できる

    • オンラインの方が参加しやすい

    • 子どもの様子を見ながら参加できる

  • オフラインが良い理由

    • 顔を合わせて親睦を深めながらが本来の形だと思うから

    • 子供がいる環境でオンラインミーティングに参加することが難しい

    • ネット環境が無いため

保護者会の作業に使えるPCを所持しているか

  • 所持している(青) : 38.5%

  • 所持していない(赤) : 61.5%

保護者会の作業に使えるPCを所持しているか

総合すると、「併用してほしい」意見が最も多く、オンラインにすることで負担が増える家庭も存在するため、オンライン・オフラインの同時開催することにしました。
具体的には以下の方法で同時開催します。

  • オンライン会議にはGoogle Meetを用いる

  • オフライン会場は今まで通り保育園を用いる

    • PCとプロジェクターを用意し、オンライン会議を投影する

    • 会議用スピーカーマイクを用意し、オフライン参加者も議論へ積極的に参加できるようにする

    • 上記はオフライン参加者が会議前にセッティングする

スピーカーマイク以外の機材は保育園にあったため、私がスピーカーマイクを用意するだけで同時開催できるようになりました。

また、資料を画面に投影しながら議論できるようになったため、効率的に議論を進めることができるようになりました。

今後は保護者会費によるスピーカーマイクを購入を提案し、私が不在でも開催できるようにしていこうと思っています。

資料はすべてGoogle Workspaceで作成し、Google Driveに保存する

これまでは、必要な資料を各々が自分のPC上でエクセルなどを使用して作成しており、 印刷して共有をしていました。
結果として資料がデータで貯められず、年度末に会長がデータをUSBメモリを使って集めるなどしていたようでした。

そこで、Google WorkspaceでGoogle DocsやSpleadSheetを使って資料を作成し、Google Driveに保存することにしました。
これには以下のメリットが存在します。

  • データが自然とGoogle Driveに集まり、引き継ぎが簡単

  • Officeソフトを持っていなくても作業できる

  • PCを持っていなくてもスマホで資料の作成・確認が可能

  • Google Formを使えば、スマホでアンケートなどを取れる

また、現在は無料プランでGoogle Workspaceを利用していますが、今後有料プラン(年額11,330円)を契約し、長時間のオンラインMTGや録画・自動文字起こしを活用することも検討していきます。

保護者会以外の飲み会などを開催し、交流を絶やさないようにする

オンラインを増やしたことにより、今まであった保護者会の文化が薄れていくことが懸念されます。

これはフルリモートワークを採用した企業が出社回帰する現象からもわかるように、放置すると取り返しのつかなくなる問題です。

これを解決するため、保護者会以外の飲み会などを開催し、交流を絶やさないようにすることにしました。

これは気軽に参加可能なゆるい集まりにする予定です。
開催方式や頻度はアンケートをとりながら調整していきます。

まとめ

こういった取り組みは信頼関係を構築しながら進めなければ、独りよがりになって、浸透せずに終わってしまいます。

来年以降にも残せる仕組みにできるように、慎重に進めていこうと思います。

定期的に結果を報告していこうと思うので、興味のある方はフォローをお願いいたします。

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