スケジュール＆タスク管理法

先日、「時間の活用法とかスケジュール管理の仕方を教えてください」ということを言われまして、お話しする機会があったので、私のやり方を参考までに。私の仕事のやり方だと今のところ、これでOKということですので、万人向きでないことは先にお断りしておきます。

結局はやることリストづくりなわけですが、ここで言う「やること」とは、やりたいこと＋やるべきこと＋約束したことの合計です。
これを「スケジュール」と「タスク」に分けて考えています。

スケジュール

私の定義：時間が決まって区切られたやること。主に誰かとの約束(打合せ・会議・イベント参加・プライベートetc)
・すべての予定は等価値として取り扱う。時間をとるという約束をした以上は優劣は作らない。

ex.遊びの予定が入っているところに仕事の予定を打診された。
　　　　　　その日は埋まっている扱いで別の日を提案。
　　　　　　別日がだめで緊急性高いなら先約をリスケジュールして調整。

・スケジュールとスケジュールの間は余裕を持たせる。移動時間はもちろん、打ち合わせの延長戦(余韻の時間)、メールやメッセージの確認等に当てる。

・スケジュールのない時間は、すべて空き時間として扱い、余暇かタスク消化の時間に当てる。空き時間はたくさんとっておき、埋める努力はしない。タスクの入れ替えや、スケジュール変更、急な追加に対応できるように。

タスク

私の定義：期限まで時間があるものや期限が切られていない「やること」。
　　　　　基本的に、「これやらないと」を覚えておくのをやめた。

・今、やる気があるものはできるだけその時に消化。定例でやるもの、今やる気がないもの、あとでやるべきものはタスク扱いで、発生した時点でことの大小、仕事とプライベートに関わらずリストに追加。

ex.請求書を送る→月末　燃えるゴミ→毎週月曜日7:00　研修のプランニング→明日

・タスクリスト追加時に、着手しそうな時期や時間を考えリマインダーを設定。締切は別タスクで作っておく。

ex.研修のプランニング→明日　研修レジュメ作成→12月1日　研修レジュメ印刷締切→12月10日　(研修実施日は「スケジュール」)

・「イベントを実施」などの大きなタスク(=プロジェクト)は、別にプロジェクトとしてタスクリストをつくる。最初にタスクを追加したときにプロジェクト化していないものは、なるべく早いうちに別に分けて具体的に何をするかがイメージできるレベルまで細かくサブタスク化して分ける。サブタスクにも大体の時期を入れておく。
＊これを後回しにすると着手しても残り時間が全くないということが起こりうる

・1日の初めにこれから２～３日のタスクリストを眺めて、タスクリストの整備。今日のやることを確認。2分以内にできるものは実行。この時点でタスク追加に気づいたら追加。今日終わらせないと期限に間に合わないものや、タイミングが重要なものは優先度高。タイミングが重要なものはリマインダーで時間を設定。不要になったタスクは削除又は終了。

・スケジュールの空き時間にはタスクリストを眺めて、優先度高い順に消化。どうしても今日中に終わらせなければならないものは極力全部やる。

・人にお願いしたこと、返事待ちのものは、相手から返答を欲しい時期に「返事を聞く」タスクを追加

・1日終わったら(翌日の朝やることも…)今日できなかったことを後回しにリスケジュールする。

・リスケジュールするときには「できなかったー…」と残念には思わない。締め切りまではまだ時間あるので。残り時間が気になるものは確認。

ツール

私の場合、仕事中は大抵PCを開いているのと、スマホを持ち歩くこと、アップルウォッチを付けていることから、スケジュールは、Googleカレンダーで。タスク管理はTODOistを使ってやっています。

参考　はじめてのGTD ストレスフリーの整理術（デビッド・アレン）