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経理効率化への道 ～リモート経費精算～

株式会社Botify

はじめに

皆さん、こんにちは。株式会社Botify（ボティファイ）の角田です。
当社はリモートで経理業務を代行する会社です。
暖かくなったり寒くなったり、気温の変化が大きい日が続きますが、いかがお過ごしでしょうか。

私が以前勤めていた会社では、経費精算の際は会社に出社する必要がありました。経費の証憑とともに、紙の経費精算申請書を提出する必要があったためです。
私は外出してお客さま先で業務に従事することが多い職業であったため、「経費精算のために会社に行くのは面倒だな～」と思っていました。そのため、経費精算を溜め込んで、数カ月に1回申請するというスタイルになってしまっていました。同じようなスタイルの方、いませんか？

「出社しないと経費精算出来ない」という状況は、社員が面倒なだけでなく、会社側にもデメリットがあります。
それは、「毎月の経費をタイムリーに計上出来ない」「現状の債務(未精算の経費)を把握出来ない」といった問題です。
そのため、今回はリモートで経費精算を実施する方法をご紹介いたします。

目次

①キャッシュレスを活用する
②2020年10月の電子帳簿保存法の改正論点
③立替経費ごとの精算方法
④経費申請方法
⑤経費精算ソフトを利用する

①キャッシュレスを活用する

経費精算の際に会社に出社する必要があるのは、紙の証憑（領収書など）を提出する行為があるためです。紙の提出が必要になってしまう一番の理由は、現金支出だと証憑無しでは何を買ったか分からないためです。
キャッシュレス（交通系ICカード、クレジットカード、決済アプリ）であれば利用履歴が残ります。
「そうは言っても、税務上紙を残さないといけないのでは？」と不安があるかと思います。
2020年10月に電子帳簿保存法が改正され、紙の証憑が不要になるケースが大幅に増えました。そこで、次の章では改正論点を簡単にご紹介します。

②2020年10月の電子帳簿保存法の改正論点

今回の改正により、電子取引についてはペーパーレスで経理処理が出来るようになりました。
改正の重要な点は、「電子取引であれば、電子データの保存で十分＝つまり紙の保存が不要」という点です。しかも、税務署への申請は不要です。
いくつか要件はあるものの、請求書などを電子的に受け取っており、電子データとして保存しておけば、紙は不要になります。
そのため、ペーパーレスを実現するためには、なるべく電子取引&キャッシュレス決済することが大切となってきます。
次の章で経費の種類ごとにどのように精算すべきかまとめたので、参考にしていただければと思います。

③立替経費ごとの精算方法

社員に立替えさせずに、会社が支払った方が経理処理は楽ですが、社員が立替えざるを得ない場面というのはあると思います。
そこで、代表的な立替経費ごとに精算方法をまとめました。
会社として交通系ICカード、クレジットカード、キャッシュレス決済アプリを使用すれば、利用明細を取得出来るだけでなく、自動で引落しされるため支払処理する必要がありません。

リモート経費精算_交通費2


④経費申請方法

キャッシュレスを活用すれば、紙を使用する必要が無くなります。
では、「経費申請しなくて良いか？」というと、そうではありません。何の経費を使ったのかは、申請して承認を受ける必要があります。
しかし、申請と承認については紙で行う必要はありません。データで問題ないのです。
そのため、今の紙の申請&承認フローをデータに置き換えれば、リモートで経費申請することが可能となります。
いろいろな申請＆承認のワークフローシステムがありますが、まずは無料のGoogleスプレッドシートなどで試してみても良いかと思います。

「どのような業務フローを構築すれば良いのかアドバイスが欲しい」という方はお気軽にBotifyにご連絡ください！当社は業務改善コンサルティングを実施していますが、ご相談に乗る段階では料金は頂戴しません。

⑤経費精算ソフトを利用する

「そうは言っても、クレジットカードを発行したり、保存要件を確認したりするのが面倒くさい！」という方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そんな時は、経費精算ソフトを利用するのもオススメです。最近の経費精算ソフトはクラウド上で利用出来るものが多く、かつペーパーレス経理と相性が良いものが多いです。
費用はかかってしまいますが、便利なので市販の経費精算ソフトを利用するのも有効かと思います。

おわりに

いかがでしたでしょうか。
「なるべく電子取引にする」と言っても、なかなか難しいところがあるかと思います。ホテルや新幹線・飛行機でしたら、web上で予約&決済することは簡単ですが、飲食店だとなかなかそうはいきません。
現行の消費税法は、紙の書類が発行されない場合を除き、３万円以上の取引については基本的に紙の保管を要求しています。これに対応するためには電子帳簿保存法のスキャナ保存制度を申請する必要があります。
大規模な会社でしたらスキャナ保存制度を申請して、ペーパーレスにする方法が良いと思います。
しかし、3万円以上の交際費や会議費等が多くない会社は「3万円以上の取引については紙を保管する」というルールでも十分効率化されるのではないかと思います。


最後までお読みいただきありがとうございます。
YouTubeでBotifyのサービス内容を公開していますのでぜひご覧ください！ぜひご覧ください！
https://www.youtube.com/watch?v=dSOnsyl6npc


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