「今やる・今日やる・明日やる」の優先度で決めるタスク管理方法

今日中の今日っていつからいつまでのことだろう

優先度の話。

今日中に終わらせなければいけない今日ってなんだろうか。この時間の感覚が曖昧であればあるほど、今日中にやりたいことが終わらないということに遭遇する。

例えばなつかしき学校の宿題。

明日提出なので今日やると決めたのであれば、今日という時間を使って終わらせればいいとなる。

この時、今日の定義が曖昧だと心の中で24:00までOKとしてしまっていて、先延ばしにして気がついたらあと1時間で明日どころか寝る時間なんて経験をしたのは私だけではないはずだ。

期末テストのスケジュール調整がうまくいかなくて徹夜気味の一夜漬けや夏休みの宿題が計画通りにいかないなんてのも全部、今日何するかの落とし込みが足りない以上に、今日の定義がそもそも曖昧だと言える。

今日という時間は24時間あるが、実際に使える時間は24時間ではない。その時間にこだわらないと色々終わらないなーという経験をする。

そのまま大人になって仕事でも同じことが起きる。仕事の退勤時間が仮に18:00だとしたら、今日やらなければいけない仕事は絶対に18:00までだ。残業がちらついた時点で見積もり不足だ。それ以上に今日という時間がわかっていない。

そして、残り1分でその仕事が終われば終わりでもない。もっと前に終わる。または報告する。もしかしたら、もっと時間がかかるかもしれないを予測しての今日がある。そこまでやってはじめて「今日やる」になる。

いつまでにやるの？の依頼者の優先度の答えの用意の仕方として、今日やりますの今日が一体全体なんなのかを知る必要がある。

明日でいいことは今日やらなくてもいい

マニャーナの法則 明日できることを今日やるな

仕事を始めるようになって、毎日のようにたくさん仕事があった新卒時代のことを思い出すと、途中からToDoリストを用意して、進捗を確認して物事を進めていたように思う。誰もが通る道だ。

そんな時にこうするとうまくいくと実践していたやり方に答えを頂いたのがリンク先の書籍。当時はライフハックブームもあって、この手の本があふれていた。

この考え方を参考にしたというより、同じことを実行していたという手応えを本書で得た。本のタイトルの解釈より、そもそも、今日やらなくていいことは今日やらなくていいのだ。

めちゃくちゃ当たり前の話をしているように聞こえるが、だいたい優先度を間違えるというのは、今日じゃなくていいのに今日やると決めてしまうことだ。そして、今日でいいのに、さらに今やると決めてしまうことでもある。

「今やる」が割り込みを産んで今日終わらないになる

優先度の順番を大・中・小とすると定義は以下。

この時、今やると決めていることが一番優先度が高い。目の前のタスクに集中する。これがどれくらいの時間かかるのかはまた別の話で、1時間ごとか朝ならお昼に回すとか明日でもいいのかどうか初めはざっくりレベルでよい。

明日でダメなタスクなら今日中にやらなければいけない可能性が高い。次に「今やる」べきかどうか「今日やる」との比較になる。そのタスクが今日中で良いのであれば、他に今やるべきタスクがないか探す。

この時、今日中がいつまでかを決めるのが大事。今日中に終わらないと判断できれば、入れたくても今日やるタスクに入れることができないし、ましてや今やるタスクを作ることもできない。

そうやって、今やるべきか今日やるべきかを決めると優先度が簡単に付与できる。そして、割り込みタスクがきても、今日なのか、今なのか、また明日でもいいのかを調整できる。

割り込みがきたからといって、今やるタスクや今日やるタスクじゃないのに、明日やるタスクにしないで今やっちゃうからだんだん優先度がおかしくなる。今日の定義が決まるとこのパターンを回避することが可能だ。

それでもうまくいかないという場合は、とにかく量が多いので量を今度は減らすという話に変わる。今日やるがそもそも溢れているなら、今日絶対に終わらないがやる前から決定している。それなのに、なぜか頑張って今日やろうとしてしまうのが人間が陥る癖の一つだ。

これは、目の前のことに集中するモードになっている「今やる」に変換したことで、明日でいいのに今やるモードが続いているからだ。ふと気がついたら、肝心な今日終わらせなければいけないことが終わってないになる。

今日何しても終わらないという状態を知ることが割り込みにも対応できる術が身につく。これも結局認識の話になる。わかってないのに優先度をつけていたということに気がつけたら十分だ。

一番いい状態は今やるをずっとし続けている状態

優先度付がこれだけでもうまくいくと思う。ほかの因子はたくさんあるだろうけど、これでざっくりと優先度付与ができ、今日なのか明日にすべきなのかを考えることができるはずだ。

その上で、一番いい状態が今やるをし続けることができる状態。常に集中できている状態が望ましい。それが一番やりたいことをやり続けることができる状態だと言える。どんどんやりたいタスクが消化されることだろう。

できるだけ、その状態にいるためにこのような優先度の付与方法だけでも、それなりになんとかなるのではないだろうか。