プロジェクト管理ツールを使う本当のメリット

プロジェクト管理ツール(タスク管理ツール)のタスク管理機能を活用している企業が増えましたが、使うことでどのようなメリットがあるか理解できてますでしょうか？メリットを理解することは、プロジェクト管理ツールの使用効果を出すための近道だと思いますので使う方にはしっかり理解してもらいたいです。

タスク管理機能のメリットについてネットで調べてみると「タスクを可視化できることです！」といったいまいち何が良いのか分からない記載のサイトが多いので、ここではもっと具体的に書きたいと思います。

特に、プロジェクト管理ツールを使用せずにエクセルやEメールを使う場合と比較して何が良いのか意識して書いてみます。

プロジェクト管理ツールがタスク管理機能として以下のような機能を持っていることを想定してます。
・タスク毎にチケットを作成し、関係者で共有できる。
・タスク毎にコメント機能があり、進捗状況を記録できる。
・設定した期限が近づいたり期限を超えるとアラートがあがる。
・作成したタスクの一覧表示やレポート出力ができる。

■プロジェクト管理ツールのメリット

◇対応経緯の保管がもたらす業務効率化

Eメールの場合、当時の担当者がいなくなってしまうとメールも無くなってしまうので過去の経緯が分からなくなりますが、プロジェクト管理ツールはタスク毎にコメント機能があり、進捗状況を記録できるので、ここでやりとりすれば過去の経緯を残すことができます。これは、過去の経緯を調べる工数の削減、同じ検討をする工数の削減、類似タスクに対する対応速度アップに繋がります。

◇タスクの最新情報を簡単に取得することで業務が効率化される

Eメールの場合、様々なメールと混ざってしまい、何が最新情報か分からなくなりますが、プロジェクト管理ツールの場合は対象チケットを見れば最新情報を把握できます。

◇タスクの状態を即座に把握できる(対応スピード向上)

対応期限、優先度、担当者などの重要事項はチケット上に入力フィールドが用意され、すぐに確認できるので、過去のメールを見なくても現在の担当者、対応期限を把握することができます。メンバーチェンジが発生しても過去のメールを転送する必要がありません。

◇タスクの対応漏れ防止

期限が近いタスクのリマインド機能により、タスクの対応漏れを防止できます。

◇遅延の早期リカバリー

期限切れタスクのアラートを上げることで、迅速なリカバリー対応ができます。

◇優先タスクの対応促進

優先度を活用することで優先対応タスクの認識齟齬が起きにくくなり、優先したいタスクを完了に導けます。

◇レポート作成工数の削減

エクセルの知識が無くても作成したタスクからレポートを出力することができます。このレポートを使うことで進捗状況や負荷の偏りを発見し、対策を打つことができます。

◇モバイル対応による入力促進・状況確認

スマホ向けアプリ・UIが用意されているので、パソコンが開けない環境などではエクセルよりも使用しやすく、タイムリーな進捗更新、状況確認が可能です。

◇関連付けによるスムーズな状況把握

タスクの階層構想化や関連付けなどにより、タスクの前後関係や、平行で走っているタスクを把握することができるのでスムーズに状況を把握できます。

◇UIを使った簡単カスタマイズで管理工数削減

従来、エクセルのノウハウが高い人が関数やマクロを使って実施していたようなカスタマイズがUIを使って誰でもできるので、管理項目の追加、変更にも対応しやすいです。