ウェビナー成功に必要な準備期間は？bizhike式「逆算スケジュール」を大公開

※bizhikeはCASTER BIZ セールスマーケへ名称を変更しました

こんにちは！株式会社キャスターbizhikeチームの川添です！

11月30日に開催された才流（SAIRU）澤井さんとbizhike代表の渡さんの「ウェビナー施策全体の企画設計」の続きです！

▼前編はこちら

この記事では、ウェビナーを成功に導くための逆算スケジュールをご紹介します。次のウェビナーからすぐ活用できるヒントが満載なので、ぜひ最後まで読んでみてくださいね！

ウェビナー開催準備！逆算スケジュールとポイント

bizhike渡さんがウェビナー施策を行う際にどういった順序で何を考え、どんな行動を起こしていくか、具体的な実施の流れを解説しました！

3〜1ヶ月前　顧客理解・競合調査

才流さんと同様に、既存顧客や見込み顧客、顧客解像度の高い営業担当や事業責任者へのインタビューを経て、まずはカスタマージャーニーマップを作成します。ここで顧客の各検討フェーズにおけるゴールを定義したり、抱えている課題や対応する施策を書き出しておきます。

そして、ウェビナー企画の前には競合が行っているウェビナーを調査し、どんなテーマのウェビナーが盛況か、その差はどうして生まれるのか分析しておきます。

30日前　読後感→構成→内容の順で企画設計

ウェビナーを企画するときには、タイトルを考え始める前にまず「読後感」を設計します。読後感、つまり参加者がウェビナー参加を経てどんな姿になって欲しいかを定義することが、成果につなげるうえでとても大切です。

たとえば今回のウェビナーイベントは、「ウェビナーのテーマが決まらない」「開催してみたけどうまくいかなかった」といった姿から「自社に合うテーマの考え方がわかった」「失敗原因がわかったので次は改善できそう」と感じていただければ成功、とチームで設計していたとのこと。

読後感の設計が終わったら、ウェビナーのタイトルではなく、どういう話をすればこの読後感を引き出せるのかという全体の構成案を作成します。構成案を作成することで、最初に意図していた目的からズレにくくなります。

構成案はタイムテーブルとトピックに加えて、各タイミングでの読後感もプロットしておくと全体の流れがブラッシュアップされていきます。ここまでできたら、ようやく実際のコンテンツ作成に入ります。参加者への「引き」を意識しながらタイトル、スライド作成、集客用バナーなどを作成していきましょう。

14日前　告知・集客開始！

話す内容が固まったところで、まずは「インセンティブ設計」をします。今回で言うところの「事後アンケートに答えたらウェビナー運営マニュアル＆テンプレート差し上げます」というものです。

スピーディーに進める意味では当日の登壇資料を配布するという手もありますが、ウェビナー参加やアンケート回答のインセンティブの引きが強烈であるほど、参加者数や回答率の向上に繋がるので、しっかり設計・準備するようにしています。

そして、インセンティブ作成と並行して告知や広告の準備も進めていきます。認知を拡大するのかリード獲得かなど、目的に合わせて広告の出稿先を選択します。特にSNS広告が鉄板です。

ウェビナーを自分から検索して探すような積極性がない潜在層であっても、タイムライン上で「おっ！」と気づきを与え、アプローチできるのが魅力ですね！

ちなみに、SNS広告の場合、商材などによりけりですが、申込件数1件あたり5,000円以下をベンチマークとして考えています。

それから、広告以外でもSNSによる告知も行います。今回のウェビナー告知では登壇資料の一部をぼかした「チラ見せ画像」を投稿したところ、30名弱の直前申し込みに繋がりました。

参加される方は「このウェビナーでは、自分の聞きたいテーマが聞けるのか？」気になっています。たかが1時間、されど1時間。実際のスライドをピックアップして見せることで貴重な時間を割く価値がありそう！と思っていただくのは効果的だなと感じています。ぜひやってみてくださいね！

参加者が集まってきたら、開催前にリマインドを行いましょう。ドタキャンを減らすためにも、1週間前・1日前・1時間前の3回程度リマインドするようにします。（あくまで目安なので、3日前には送っちゃダメ、ということはありませんよ！）

7日前　事前準備・リハーサル！

さて、1週間くらい前になったら、ウェビナーに必要な役割についても固めていきます。スピーカーである「登壇者」、スライド投影や運営チャットメッセージの送信を担当する「サポーター」に加えて、bizhikeで支援させていただくウェビナーではチームメンバーが「サクラ」として参加することが多くあります。

というのも、ウェビナーの終盤で行う質疑応答パートで、参加者が様子見してしまって質問がまったく集まらない…といったことが起こりがちです。サクラが匿名で質問チャットを送ることによって、質問することの心理的なハードルを下げることができます。

質疑応答が活発だと、ウェビナーの盛り上がり感が高まるとともに、質問に答えることで登壇者や主催企業への理解が深まるといったメリットがあります。なお、サクラに何をしてもらうかは事前に決めておきましょう。

一方的に話し続けるより、寄せられた質問に答える様子を見てもらう方がより理解しやすく、伝わりやすいそう。納得です！

最後はリハーサルです。時間がなければ短時間でもいいので、必ずやっておきましょう。カメラのオン・オフや通信環境はウェビナーに慣れていてもトラブルが起こりうるので要注意です！

ウェビナーイベント当日

これまで準備してきた内容をしっかりと伝えていきましょう。ウェビナーの冒頭、途中、終盤と終わった後にアンケートのご案内をすることを忘れずに行います。

イベント終了1〜5日後　効果測定・振り返り

効果測定のためのアンケートの設問は漠然と作るのではなく、データをどのように活用するのかイメージしておくことが大切です。

必須回答を減らし、任意回答を増やすと回答率アップに繋がります。また、フリー記述ではなく選択肢を用意することで集計のしやすさ、示唆の得やすさが向上します。回答率や満足度は、ウェビナーの内容が伝わったかどうかが如実に表れるので必ずチェックしましょう。

ちなみに、今回のウェビナーでは驚異の回答率81％を叩き出したとのこと。みなさま、ご回答ありがとうございます！インセンティブの配布ツール、ぜひぜひご活用くださいね！

そして、アンケート回答も踏まえながら「KPT」のフレームワークを活用して、企画、集客、当日の進行それぞれのKeep（うまくいったこと）、Problem（改善すべきこと）、Try（次回に向けた解決策）が何だったかを振り返ります。鮮度を大切に、早めに振り返りまで終わらせましょう。

全体の進め方のまとめです。

リアルな疑問に答えます！ウェビナーQ&A

参加者のみなさまから、澤井さん、渡さんへの質問がたくさん寄せられました。ここではその一部を抜粋してご紹介します。

Q. 広いテーマのウェビナーでは商談の案内を行わない方がいいのでしょうか？

澤井さん：商談を案内するのは大丈夫ですが、ほとんど商談にはつながらないという前提を認識しておく必要はありますね。仮に60分のお役立ち情報ウェビナーで30分間サービス・商品の案内をすると視聴者は不満に思うので、50分くらい広いテーマの話をして、5分くらいでサービス紹介をして、アンケートで興味がある人だけに商談を打診するのがいいと思います。

渡さん：今日のウェビナーがまさにそうした設計になっていましたね！

Q. 潜在層にアプローチして商談に繋げるには複数のウェビナーが必須ということでしょうか？

澤井さん：サービス紹介ウェビナーだけで「継続的に」集客できるのであれば必ずしも複数のウェビナーを開催する必要はありません。ただ、実際にはそのうちリードが枯渇してしまうので、潜在層に向けたウェビナーなどの施策は必要になってくると思います。

渡さん：才流さんの場合だと、ウェビナー以外にも、ダウンロード資料、広いテーマを扱うブログ記事、サービス紹介のブログ記事というように、検討プロセスにお応じたいろんな釣り糸を垂らしているイメージなのかなと、澤井さんのお話を聞いていて思いましたね。

澤井さん：そうですね。弊社の場合は「面」を広げることを重視していますので、メディア露出やコンテンツ提供で露出を増やすことに力を入れていますね。

渡さん：ウェビナーを複数実施しないと商談に繋がらないというわけではないけれども、いろいろな施策を打っておいた方が打率は上がる、ということですね！

Q. 初めてのウェビナーは顕在層向けのものにした方がいいでしょうか？

澤井さん：保有リストが数千、数万あるようであれば顕在層向けから始めていいと思いますね。保有リストが少ない場合や、市場がまだないようなサービス、商品の場合は広めのテーマでまずはリードを集めて、顕在層になりそうな方にアプローチするのがいいかなと思います。

Q. 「ノウハウセミナーは大いに盛り上がったが受注には繋がらなかった」という場合、どんな原因がありそうでしょうか？またどう改善すればいいでしょうか？

澤井さん：ノウハウが欲しくて参加されているということなのでおそらく受注には繋がりにくいと思います。なので、次にサービス紹介ウェビナーや顧客事例ウェビナーなどもう一歩進んだウェビナーに案内するといいかもしれません。あとは、ノウハウセミナーで何度も接触することで親近感が高まるケースもあるので、盛り上がったウェビナーを年に何度か実施するという方法もあります。

渡さん：あとは、事後アンケートでサービスに興味があると回答した人がいたのに何もせずに時間をおいてしまったなど、インサイドセールスで当たり前にやらなくてはいけないことができていないケースもありそうです。フラグが立ったらスピーディーにアクションを起こす、ということがきちんとできているか見直してみてもいいかもしれませんね！

顧客理解の疑問、実績豊富なプロ集団に相談してみませんか？

顧客理解が重要であることはわかっても、本業の合間を縫って実施するのはなかなか大変ですよね…。中途半端にリソースを消費してしまう前に、頼れるプロ集団にアウトソーシングするというのも手かもしれません。

興味が湧いた方、まずはフランクにオンラインでお話しましょう！

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株式会社キャスター　CASTER BIZ セールスマーケ（旧称：bizhike）
ベンチャー・スタートアップ を中心にハンズオン型の業務支援を展開。新規事業の企画設計から、営業・マーケティング・採用に至るまで幅広く支援。お客様のチームの一員として伴走しながら、一緒に悩み、考え、喜びあう新しいサービスです！

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