プロジェクト管理ツールがバックオフィスの進捗管理にフィットしない理由とは？
こんにちは！Bizer teamの営業/カスタマーサクセス マネジャーの林崎です。
バックオフィスの仕事をしているお客様と会話する中で、よく「他部署で使っているプロジェクト管理ツールを導入したが、なかなかうまくいかない」というお声をいただきます。
プロジェクト管理ツールはとても便利なツールなのに、バックオフィスで導入するとなぜうまくいかないのでしょうか。
それは、バックオフィスの多くの業務が、プロジェクト管理ツールに向いていないからです。
そこで今回は、なぜプロジェクト管理ツールがバックオフィス業務に向かないのか、そしてどのようなツールであればうまくいくのかについてお話しいたします。職場にフィットするツールを考えるヒントにしていただけると嬉しいです。
バックオフィスでプロジェクト管理ツールがフィットしない理由
まず、プロジェクト管理ツールがフィットするケースをご紹介します。例えば「新しく自社のホームページを作成する」というプロジェクトが立ち上がったとします。この場合、まずプロジェクトの責任者が、ゴールに向けた全体のロードマップを引きます。「企画立案」「デザイン作成」「コーディング」「公開設定」といった業務に分解され、それぞれの担当者が割り振られ、スケジュールが設定されます。プロジェクト全体を俯瞰することができて、各タスクの進捗やフェーズが一目で確認できるのが、プロジェクト管理ツールです。プロジェクト全体の進捗を確認するための、ガントチャートやスケジュール管理機能が充実しているのが大きな特徴です。
一方で、バックオフィスは「入社準備」や「決算」、「採用説明会」など、プロジェクトよりも粒度が小さく、手順が定型化されて月次や年次で繰り返し発生する業務が多いという傾向があります。これらの業務は、「作業漏れを防ぎたい」「代理対応できる状態にしたい」というニーズが強いのが特徴です。プロジェクト型の業務のように、全体の進捗やフェーズ管理はあまり必要とされないため、プロジェクト管理ツールの機能を持て余してしまいます。バックオフィスでプロジェクト管理ツールがフィットしないのは、こうした業務の性質の違いによるものです。
バックオフィスにはどのようなツールが向いているのか？
では、バックオフィスにはどのようなツールが向いているのでしょうか。
それは、プロジェクトのような大きな単位ではなく、作業単位のタスクを管理できる「タスク管理ツール」です。
我々が提供しているBizer teamや、Wrike、Jootoといったタスク管理ツールは、一つひとつの業務に対して期限や担当者、作業工程を設定することができます。作業工程はサブタスクやチェックリストとして分解することができるので進捗が管理しやすく、作業に必要な情報もファイルやリンクなどで紐付けることが可能です。バックオフィスの「対応漏れを防ぎたい」「代理対応できる状態にしたい」というニーズにも応えられる機能になっているのが大きな特徴です。
ここで、「あれ？プロジェクト管理ツールも、チケットごとに担当者や期限、添付ファイルやリンクなどを設定できるが、その違いとは？」と違和感を抱いた方もいるかもしれません。ただ、実際にバックオフィスの業務をプロジェクト管理ツールで管理してみると、チケットごとの進捗しか分からないんです。「入社準備」という業務で例えると、その内訳には「パソコン手配」「携帯電話手配」「ID発行」「入館証手配」などの作業が含まれますが、どの作業まで終わっているのかが分かりません。でも、タスク管理ツールであれば、一つひとつの作業がどこまで進んでいるかがわかりやすくなります。「だったらチケットを細かくすればいいのでは」と、プロジェクト管理ツールで作業ごとにチケットを作ってしまうと、今度はチケットが多すぎて全体管理が難しくなってしまいます。業務ごとの作業工程と進捗を把握できるのが、タスク管理ツールの強みです。
「チェックリスト自体を資産化する」のがBizer teamのこだわり
もう一つ、プロジェクト型の業務と、タスク管理ツールが向いている業務には大きな違いがあります。それは「定型化・標準化したい」「ノウハウを蓄積したい」というニーズがあるかどうかです。プロジェクト型業務の場合、定期的に同じ業務が発生するケースはほとんどなく、プロジェクトごとに目的や期間、規模や内容も異なります。そのため、プロジェクト型の業務は定型化・標準化したいと考えるケースはほとんどありません。
バックオフィスのように、月次・年次で繰り返し発生する業務が多い場合、タスク管理ツールを使ってチェックリストを可視化すれば、以降 手順を振り返ることができます。さらに、Bizer teamであればそのチェックリストをテンプレートとして登録し使い回すことで、標準化を進めることが可能です。チェックリストをどんどん改善すれば効率化が図れますし、ノウハウも蓄積されるので、チェックリストそのものが資産になります。「テンプレートを活用して資産化する」という思想は、Bizer teamのこだわりであり、他のタスク管理ツールにない独自の機能でもあります。
余談ですが、Bizer株式会社では、2022年3月に「バックオフィス業務に関わる部門の実態調査」というアンケート調査を行いました。バックオフィス業務に携わる方に、「チームの課題*1」を聞いてみたところ、一番多かったのは「特定の人に業務が偏っている（50.2％）」という回答でした。また、「業務が属人化している（44.7％）」「引継ぎが大変（44.1％）」という回答も多かったです。タスク管理ツールを活用すると業務が可視化されるので、こうしたお悩みも解決することができます！
管理ツールは業務に合わせて選ぶことが大切
プロジェクト管理ツールとタスク管理ツールの違いについてご説明しましたが、やはり管理ツールは業務に合わせて選ぶことが大切です。バックオフィスだと、月次決算や請求処理などの繰り返し業務が多い経理、人事も同様に採用や研修、労務業務などは定型化されていたり、繰り返し発生したりするので、タスク管理ツールが向いています。マーケティングだとイベント・セミナーの運営やLPの更新、総務だと定期的に契約を更新したり発注したりする購買も同様です。バックオフィス以外では、営業事務の契約手続きや見積書作成なども合うでしょう。
一方で、経理でも会計システムの導入や、人事で年間計画に対する採用の進捗管理を行うといったケースでは、プロジェクト管理ツールが向いています。定型化されて手順が決まっている業務を管理したい場合や、業務の属人化や偏りに課題を感じている場合はタスク管理ツール、プロジェクトの全体の進捗管理を行いたい場合はプロジェクト管理ツールを選ぶとフィットすると思います。ぜひご検討ください！
Bizer teamでは、バックオフィスの業務管理、プロセス改善についてのご相談を受付中です。ぜひ一緒に生産性向上に取り組んでいきましょう！
*1：調査概要
「バックオフィス業務に関わる部門の実態調査」
調査時期：2022年3月8日（火）～3月9日（水）
調査対象者：マクロミルモニタ21～59歳の財務・労務・経理・人事・総務に従事する男女
有効回答数：512名
調査実施機関：株式会社マクロミル
調査レポートダウンロードはこちら
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？