仕事の振り返りメソッド「KPT」をやってみた

このnoteは、チームの生産性をあげるためのタスク管理ツール「Bizer team」を運営するBizer株式会社が提供しています。
https://bizer.jp/team

より良い仕事をしていくために必要な業務改善と効率化。
わかってはいるけれど、実際に取り組むとなるとなかなか難しくて振り返りの時間も取れない……。
そんな課題をもっている人も多いのではないでしょうか？
このnoteは、業務の振り返り方法のひとつ「KPT法」をBizerのメンバーで実際にやってみたので、その具体的な過程や得られた成果について書いていきます。

KPT法とは？

「KPT」とは、Keep（やってよかったので今後も続ける点）、Problem（問題点・課題）、Try（今後改善していくこと）の頭文字をとったものです。
最初にKとPを付箋に書き出してホワイトボードに貼り、主にPで洗い出された課題についてTを考えるというのが一般的な方法になります。
KPT法の詳細はネットにたくさん記事があるので、よかったら検索してみてください。

なぜKPT法が良いのか？

「業務改善」というと難しく考えてしまいがちですが、KPT法はどんな小さなことでも良く、課題だけでなく良かった点も洗い出すことでチーム内で気軽に実践することができます。
実際にやってみて思いましたが、プロジェクト型の大きな仕事よりも、管理部門の月次業務や、セミナー開催など、定期的に発生するひとつひとつの業務を振り返ることに適した手法だと思います。

それでは、実際の様子をお届けします

はじめてのKPTなので、いまいちよくわかっていない様子のチームメンバーたち……。主催の佐藤が一生懸命説明します。

今回はBizer社で定期的に行っている「WEBセミナー開催」の業務について、KPTで振り返りをすることで改善につなげることを目的としました。
WEBセミナー開催業務のおおまかな流れは、企画→準備→集客→開催→アンケートとなりますが、この流れの中には、実はものすごく多くのオペレーションが存在します。

上図は、タスク管理ツール「Bizer team」で可視化されたWEBセミナー開催業務の手順の一部です。このようなひとつひとつの作業手順が100以上あります。
これまでの開催実績を振り返りながら、もっと効率化できる点はないか、もっと工夫できる点はないかを模索するために、まずは5分間の時間をとって、各自の付箋で良かった点（K）と課題と感じられる点（P）を洗い出すところから始めます。

KとPを書き出してホワイトボードに貼り付ける

付箋は各人で色違いのものを用意すると、あとで貼り出した際に誰が書いたものかがわかりやすくなります。書き出す際は、「あまり難しく考えない」、「どんな小さなことでも良い」を心がけてざっくばらんに意見を出しましょう。
うまく思い浮かばないメンバーがいる場合は、主催するリーダー的な立場の人が率先して事例を出してあげると、その後はスムーズに書き出せることが多いようです。

書き出したあとは、あらかじめK／P／Tに区分したホワイトボードに説明をしながら貼り付けていきます。
普段も、WEBセミナーが完了するたびに振り返りの意見を出しているメンバーですが、KPTという形をとることで、より具体的で明確な洗い出しができました。
他の人が説明しながら貼り付けている間も、メンバーからは「なるほど」や「たしかに」という声があがり、早くも議論が始まっていたのが印象的です。

「Problem」を「Try」にする

継続すべき良い点（K）と現状の課題（P）がそれぞれ洗い出されたら、主にPの課題について、どのような挑戦ができそうか、Tの欄に付箋を移して考えていきます。各々から同じような課題が出ることがあるので、その場合は付箋をまとめてひとつの対策を考えましょう。

今回のWEBセミナーのケースでいうと、多くの作業がある中で、必然的に確認事項（Wチェック）に多くの工数が取られている点が複数の人から課題としてあげられていました。
ミスを防ぐという観点と作業効率を上げるという観点はトレードオフになる部分があり、同じような課題感を抱える業務は多いのではないでしょうか。

人それぞれの考え方もあるので、こういった機会を通じてすり合わせを行うことが大事です。
チェックに使っている時間は妥当か、チェックする項目をもっと明確にしても良いかもなど、様々な意見が出され議論が活発化しました。

最終的にホワイトボードはこのような形に。
具体的な対応が決まり、さっそくBizer team上の手順を修正して次回に活かすことができるようになりました。

まとめ

長く業務を行っているほど、作業が属人化・形骸化してしまったり、もっと工夫できることがそのままになっているなんてことがあると思います。
「このままでは良くない」と実は誰もが思っているのに、業務改善になかなか着手できない……。そんな状況は、今回のKPTのようにライトな機会を作ることで、案外すぐに状況が変わるかもしれません。

なにごとにも言えることですが、難しく考えて何もできないよりは、気軽にできることをまずは初めてみることが大事だと改めて感じました。

ちなみに、全員マスク面なので伝わりにくいと思いますが、和気あいあいとした雰囲気で改善策の議論ができるのもKPTの良いところだと思います。

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