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業務マニュアルの作り方

BizQuest

今回は業務マニュアルの作り方についてきてみたいと思います。


そもそもマニュアルとは？

マニュアルとは英語でｍanualと書きますが、語源はラテン語にありmanuale（手引書）が語源となっているそうです。
一般的にマニュアルとは業務における説明書のようなものであり、基本的には誰にでもわかるように書かれている必要があると言えます。
しかしながらマニュアル作成時はおそらく上司から「この業務のマニュアル、引き継げるように作っといて」と担当者に投げやりに言われて、作らされる（受動的に）ことが多いのではないかと思います。そんなもんだから、マニュアルを作る側も大して内容を気にせず、自分の言葉でわかる程度でいいかと投げやりに作ってしまうパターンが多いのかと思います。

マニュアルを作る目的

マニュアルを作る目的とは何でしょうか？それは”業務の標準化”につきるとおもいます。業務標準化とはだれがやっても同じようにその業務をこなせるようになることをいい、ここにマニュアル本来の価値が生まれてくるとおもいます。
マニュアルにより業務が標準化されると異動があっても、新入社員が入っても、誰かが急遽休んでも、会社の業務に支障が出ることがほとんどなくなります。逆に水準化が進んでいないと、突然社員がやめたとき、その業務だけではなく、会社の仕事全体が止まってしまう可能性すらあります。
マニュアルとは仕事における保険であり、ここにマニュアル最大のメリットがあると言えるかもしれません。

使えるマニュアルと使えないマニュアル

マニュアルにも使えるマニュアルと使えないマニュアルがあります。使えないマニュアルとは、マニュアルの作成者がわかる程度の言葉で作られたもののことで、実際に使う立場のことを考えて作られていないマニュアルのことです。
マニュアルを使用するのは基本的にその業務に初めて携わる人間であることがほとんどなので、すでにその業務に慣れてしまった人が作成したマニュアルではわかりづらくなってしまいます。
反対に使えるマニュアルとは、初めてその業務に携わる使用者の立場に立って書かれたマニュアルのことを言います。
仕事における経験者と初心者の違いはその仕事のバックグラウンドを知っているか知らないかというところが大きいように思えます。
では、具体的にどのような点に気を付けてマニュアルを作成すればよいのでしょうか？

マニュアル作成の基本

これは発表資料を作成する際にも言われることですが、
5W1Hを意識して作成するということです。
会議資料の作り方を例に考えてみたいと思います。

悪い例

  1. 会議の資料を集めます

  2. 資料を基にデータ入力をします

  3. データからグラフにします

  4. グラフができたら印刷しチェックしてもらいます

  5. チェックが完了したらメールで出席者に送付します

という具合でしょうか。簡単なマニュアルですが、初めて見る人は流れは理解できても、どうやって仕事をしたらよいか全くわからないマニュアルとなっています。このマニュアルを使えるマニュアルにするならば

良い例

  1. 経営会議に使用する資料を作成するため、稼働日の10日目までに○○さんと××さんからメールにて会議の資料に使うデータを提出してもらいます。

  2. デスクトップにある会議資料データのデータシートに先ほどのデータを入力します。

  3. データを入力したらグラフ化ボタンを押し、グラフを作成します

  4. グラフができたらA４両面で印刷し、課長にチェックしてもらいます

  5. 課長のチェックが完了したらメールで社長、○○専務、〇×常務に送付します

という具合でしょうか。5W1Hを意識するだけで先ほどよりも具体的かつ分かりやすいマニュアルになったと思います。これであればその業務を初めてする人でも仕事のバックグラウンドまである程度見えるようになります。

マニュアル作成の手順

マニュアル作成するにあたって手順を説明してみたいと思います。
まず大事なことはその業務のバックグラウンドをわかるようにすることです。何のためにその仕事をするのかわからないまま業務をこなしてしますと、知らない間にミスをおかしてしまう可能性があります。その業務の本来の意味を知っていれば防げたのに…ということはよくあることです。まずは業務の目的を説明してあげましょう。
次にその業務に携わっている人と簡単に会議をしてその業務自体を水準化してみましょう。同じ仕事でも人により手順や方法がバラバラであることがほとんどだと思います。あくまでも初めてその業務に携わる人がわかりやすい手順になるよう、会議をして標準化してみましょう。標準化してみると必要な仕事と余計な仕事が出てくると思います。余計な仕事は余裕が出てきたらすればよいので、マニュアル作成時はその業務に必要な仕事だけをピックアップしましょう。ピックアップし終えたらその業務に必要な人・もの・方法を洗い出してみてください。業務に慣れた人であればどうということはないですが、初めてその仕事に就く人にとってはとても重要な情報となります。
これで必要な情報があらかたそろったと思うのであとはフォーマットに落とし込みマニュアルを作成してみてください。

  1. 業務の目的を洗い出す

  2. 業務に携わる人と話をし、水準化する

  3. 必要な仕事、余計な仕事を選別

  4. 業務に必要な情報を整理

  5. マニュアル作成開始

以上簡単にマニュアル作成の方法について説明してみました。
手前味噌にはなりますが、マニュアル作成がお手間の方は外部委託する方法もあります。わたくどもではマニュアル作成および視覚的にわかるマニュアル動画の作成も行っていますのでお気軽にご相談ください。

https://bizquest.jimdosite.com/


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