【美大生向け】紙の書類をなくさない方法

結論

紙の書類はスキャンをして「Google Drive」にアップロード。
「探そうと思えば探せる状態」にしておく。

その後、
原本が必要な書類→保管
保管が不要な書類→処分

なぜ書類をなくさない方がいいのか

・自分の時間を失うから
→「書類を探している時間」ほど不毛な時間はありません。

・相手に手間をかけるから
→書類をなくすと「本来しなくてよい仕事」を相手に発生させる

・相手の信用を失うから
→個人情報や機密情報を扱う仕事も多いので「ものをよくなくす人」と仕事をするのはリスク

考え方

・紙で取っておくと紛失するリスクがある
・紙で取っておくと保管する場所を取ってしまう
・紙でいるものは紙で取っておき、データだけあればいいものはスキャンして紙は処分する
・パソコンの本体やUSBに保管すると機器が壊れるとデータが消失するのでクラウドに保管する
・クラウドに保管するとスマホ、PC、タブレットのどこからでもアクセスできる
・クラウドにあるデータは検索できる

クラウドのイメージ図

Google driveでの保管方法

【step1.】
Google Driveのアプリをインストール（スマホの場合）。
その後、フォルダを作成

（例）
①学校関係、②仕事関係、③家庭関係、・・・

①学校関係
(1) 1年次書類、(2)2年次書類、(3)3年次書類、(4)4年次書類、(5)奨学金関係、(6)教育実習関係、(7)卒業制作（卒業論文）関係、・・・

【step2.】
書類をスキャンして該当するフォルダの中にアップロード

参考：iPhone や iPad で書類をスキャンする方法
https://support.apple.com/ja-jp/HT210336


【step3.】
アップロードした書類のデータにタイトルをつける。

(例)
3年次 教育実習 ○○学校提出用 経歴書

→複数のキーワードをtitleに入れておく後から検索しやすい

筆者の感想

一人暮らしをするときの賃貸契約書や資格の合格証明書（英検など）など、日頃から書類をGoodle driveに入れるクセをつけるといざ必要となったときにすぐ探せて便利です。

作品を制作することはたくさんの時間やエネルギーを使うと思うので、効率化できるところはどんどん効率化していってもらえればと思います。

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