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社会人1年目向け！議事録書き方を学ぼう
はじめに
みなさん、こんにちは！かっちーです！
本日は社会人一年目の方に向けて、議事録の書き方を学べる良書を紹介し、その内容の考察をしていきたいと思います。
宜しくお願いいたします。
議事録は「決定事項と検討事項の見える化」である
議事録作成にあたって、大切なことは会議の発言記録をそのまま記録することではなく、決定事項と検討事項の見える化をすることです。
議事録の作成をする際には、読んだ人の頭の中に会議の内容がスッと入ってくるような簡潔な文章に仕上げるように心掛けましょう。
まず心得１として、「議事録ですべきことは、会議の発言録としての記録ではなく、決定事項と検討事項の見える化」というのを挙げさせて頂きました。p.50
議事録は時系列ではなく、テーマに沿ってまとめよう
議事録を書いていると発言順や発言した人別にまとめがちです。
しかし、効率よくスマートな議事録を作成するためには、「議事録は時系列ではなく、テーマに沿ってまとめる」ことが大切です。
何故なら議論は展開していくうちに覆されたりすることが多々あり、最終的な結論や重要な決定事項は終盤に出てくることが多いからです。
心得２「議事録は会議の、時系列に沿ってまとめるのではなく、テーマに沿ってまとめるべし」です。心得１の決定事項途検討事項の層別を意識していると自然と出てくるはずですが、あえて言語化しました。p.96
また、会議前にはアジェンダを事前に送付しておくことで、より有意義で時間効率の良い議事録作成が可能になります。
会議前にアジェンダをおくっておくことで、各部門に責任パートの推進をお願いしておくのですが、推進スケジュールによって各部門の締め切りなども見えます。これによって今日の打ち合わせで「ここは決定事項にしなければならない」「ここは検討事項になるだろう」「ここは検討事項にしかならないけど議論必要」途予測立てや、位置づけの明確化をすることができます。p.86
議事録は作成スピードが命！
議事録作成はもちろん質も重要ですが、何よりスピードが命です。
何故なら議事録の作成の仕事自体は付加価値の高い仕事では無く、サポートにすぎないからです。
心得3は「議事録は、時間をかけて書くものでは無い、期限を決めてすぐにやりきるべし」ということです。p.125
チームメンバーや上司との連携が必要不可欠な仕事であるので、必ず事前に上司へ確認メールを送付しておきましょう。
上司への承認が必要な場合は予め、議事録確認用の予定を入れておくこともおススメです。p.137
【おまけ】議事録作成のスピードを上げるコツ
最後に議事録作成のスピードを上げるコツについて筆者が簡潔に著作の中に言及して下さっており、勉強になったので以下に引用させて頂きます。
・決算発表前から議事録に日時、出席者を記入しておく。
・質問するであろう新聞社と記者、回答するであろう役員経理部長の名前をあらかじめ記入しておき、キーボードを打つのではなくコピペで入力できるようにしておく
・関係の良い記者にはあらかじめどのように質問しようと考えているか予め電話で確認しておく
・経済環境や決算内容からこんな質問が来るだろうと予想する。
・想定QAから回答案の中から選別をしておいて、別ファイルのメモ帳に予め書いておく。p.157
参考文献
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