ChatGPTの業務活用ストーリー：Excel業務の強い味方！
このブログでは、私が日常でを生成AI（主にChatGPT）を使った事例を紹介していきます。
最先端の情報よりも、基本的な使い方が主になります。「今さらChatGPTを触るのは遅いかも…」と思っている人にぜひ読んでいただきたいです。一緒に日常で活用していきましょう。
今回も、業務で使う場面をイメージしてもらうために、ストーリーを作成しています。Excel業務で生成AIを使える場面をいろいろ考えてみました。
登場人物
一華: 明るく頼れる総務部のベテラン。AIに詳しく、周囲の相談によく乗る。Excelも得意。
桜: 一華の後輩。真面目で几帳面だが、AIには疎い。Excelは多少触れる。
0.導入：ExcelでもChatGPTが使える？
一華: 桜ちゃん、今日はExcel×生成AIについて話しましょう。
桜: はい！ 私もデータ入力や集計、グラフ作成など、Excelの作業が多くて時間がかかるんです。特に関数の使い方で悩むことが多くて…。
一華: そうだね。いろいろなツールも増えたけど、まだまだ業務でExcelを使う場面は多いもの。Excelのお困りごとをChatGPTで解決できるようになると、業務効率化がぐんと進むと思うよ！
桜: でも、以前Excelで困ったときにChatGPTを使ったんですけど、何だかピンとこなかったんですよね…。Pythonのコードが出てきたり、Excelと指定しても使える関数が出なかったり…。
一華: ExcelについてChatGPTを使う時のコツがあるからね。一緒に確認していきましょう。
1.Excel×生成AIのポイント：目指せホールインワン！
桜: ChatGPTを使う時のコツって、前回教えてくれた「1回で完璧を目指さず、会話を重ねて６～７割の精度を目指す」ってやつですか？
一華: いいえ、Excelで使う時は、1回で完璧を目指しましょう。ホールインワンよ！
桜: （前回言ってたことと違う…？）詳しく教えてください！
2.Excel×生成AIのポイント：Excelの関数作成はシンプルなタスク
一華: 前回、企画書を生成AIで作ったときは、「対象者」「目的」「内容」「形式」と多岐にわたる項目を入力したよね。
桜: はい。
一華: さらに、それぞれの項目に入れる内容も、入れようと思えばいくらでも入力できるよね。それは、「企画書作成」という一見シンプルなタスクが、実は小さなタスクが積み重なっているものだからなの。
桜: 小さなタスクの積み重ね？
一華: そう、「企画書作成」というタスクの中には、「文章の方向性を決める」「企画書の構成を考える」「各ページの文章内容を考える」…と複数のタスクが含まれている、ということね。
桜: タスクが細分化できる、ということですね。
一華: プロンプトにそれらのタスク全てに指示を入れられれば、精度は安定するかもしれないけど、全部入れるのは大変だし、せっかく生成AIを使うのだからある程度は生成AIに任せたいよね。だから、こちらが指示していない部分は使用する生成AIの能力次第で、実際にはまだまだ運要素も強いんじゃないかな。
桜: Excelは違うんですか？
一華: Excel内の情報で完結できるからとてもシンプルだよ。どんな結果が欲しいか（output）、そして必要なセル情報は何か（input）、を明確にできれば大丈夫。
桜: Excelは複雑なイメージでしたが、そんなにシンプルにできるものですか？具体的に教えてください！
一華: OK。具体的な関数をChatGPTに聞いて確かめてみましょう。
3.VLOOKUP（XLOOKUP）関数を作ってみよう
一華: 桜ちゃんはVLOOKUP関数使える？最近だと、XLOOKUP関数を使う人も増えたみたい。
桜: あー、使うんですけど、いつも関数の書き方を忘れて調べちゃうんですよね…。でも調べても、関数のどこにどのセルの情報を入れればいいか、いつもわからなくなるんですよ。
一華: ChatGPTをうまく使えば、使いたい条件にピッタリの関数を作ってくれるよ。実際にやってみるね。例えば、こんなサンプルを作ってみます。
桜: はい。
一華: F2に検索のキーとなる情報を入れて、G3に対応する情報が出てきたら嬉しいよね。だから、ここではG3に入れる関数をChatGPTに作ってもらいましょう。
桜: ChatGPTにどんな情報を伝えればいいんでしょうか？
4.関数を聞くときのポイント
一華: 「何をしたい関数か」と、「関係するセル情報」で十分かな。プログラミングのコードが出てこないように「Excel」ということも書いておこう。
桜: これで十分なんですね！
一華: 実際のChatGPTの回答を見てみましょう。
桜: プロンプトにVLOOKUP関数と記載しなくても、VLOOKUP関数で考えてくれるんですね。回答に記載されている「=VLOOKUP(F3, A2:D6, 4, FALSE)」を使えばいいんですか？
一華: プロンプトに関数名を入れなくても、ChatGPTが指示に応じて適切な関数を判断して回答してくれるよ。もちろん、最初からプロンプトに「VLOOKUP関数」を指定しても大丈夫。じゃあ、ExcelのG3に出てきた関数を入れてみるね。
一華: そして、F3に従業員IDの1～4のどれかを入れると、対応する給与が表示されるの。
桜: おおー。確かに一発で関数が作れましたね。・・・ちなみに、ChatGPTの回答には「セルのF4に関数を入れてください」と書いてありますけど、関数を入力する場所はG3でいいんですよね？
一華: 関数をどこに入力するかは、今回の関数に関係ないから大丈夫。でも自分が混乱するようだったら、最初のプロンプトに「関数入力を入力するセル G3」と書けば、説明文も現状に合わせたものになるね。Excelに自信が無ければ、関係するセル情報は全部入れちゃいましょう。そんなに量がたくさんあるわけじゃないし。別シートのセルを参照したい時は「シート名」、別ファイルの時は「ファイル名」や「ファイルのパス」も入れるようにしてね。
桜: 了解です！
5.表をそのまま貼り付けて聞く
一華: 全部のセル情報をテキストで書く以外に、表を貼り付ける方法もあるよ。
一華: こちらも回答結果は、「=VLOOKUP(F3, A2:D6, 4, FALSE)」が出ます。表が崩れているように見えるけど、これでもちゃんと伝わるの。
桜: この場合、テキストで入力するセル情報が少なくてもいいんですね。Excel情報をそのまま貼り付ければいいのはラクチンかも！
一華: 最近では、無料版でもGPT-4oで画像アップロードができるから、画像をそのまま貼り付けるのもいいかもしれないね。今回は、画像貼り付けでやってみたら、「F3」で出て欲しい部分が「F2」だったから、ChatGPTに追加で修正してもらうか、手で修正が必要かも。画像読み取りの精度向上に期待かな。
6.別の関数に置き換えてもらう
一華: 今回は想定通りの関数が出てきたけど、「やっぱり別の関数がいい」ということがあるよね。そういう場合も言葉で依頼をすれば置き換えてくれるよ。XLOOKUP関数に置き換えてみましょう。
桜: 簡単な指示で置き換えてくれるんですね！
7.関数の使い方を聞いてみる
桜: 他にExcel業務で使える場面はありますか？
一華: そうね。Excel業務を引き継いだりしたときに、前の担当者が使っている関数がわからないこととかない？
桜: あります！人が作ったExcelってパズルみたいで難解です…。
一華: そんな時に「Excelの○○関数について教えて」とか「どんな場面で使いますか」と聞けば詳しく教えてくれるよ。関数名がわかっていればGoogle検索でももちろん調べられるけど、より自分の状況に合った回答がもらえるよ。
桜: なるほど！ありがとうございます！
8.Excel×生成AIいろいろ
一華: 他にどんな場面に使えるか、ChatGPTに聞いてみたよ。実際に聞くときは、今まで伝えた方法を参考にして、セル情報など必要な情報を追加してね。
質問：
Excel業務で生成AIを活用するときにどんな場面があるか、10個例を挙げてください。例えば関数の使い方を聞く、グラフを作成する方法を知る、ピボットテーブルの使い方を聞く、などです。
回答：
Excel業務で生成AIを活用する場面として、以下の10個の例が考えられます：
1．関数の使い方を質問する：
例：「VLOOKUP関数の使い方を教えてください。」
2．グラフの作成方法を尋ねる：
例：「売上データを使って折れ線グラフを作成する方法を教えてください。」
3．ピボットテーブルの使い方を質問する：
例：「ピボットテーブルを使ってデータを集計する方法を教えてください。」
4．データのクリーニング方法を尋ねる：
例：「重複データを削除する方法を教えてください。」
5．条件付き書式の設定方法を質問する：
例：「特定の条件に基づいてセルを色分けする方法を教えてください。」
6．マクロの作成方法を尋ねる：
例：「特定のタスクを自動化するためのマクロを作成する方法を教えてください。」
7．複雑なデータ分析の方法を質問する：
例：「回帰分析を実行する方法を教えてください。」
8．Excelのショートカットキーを尋ねる：
例：「作業効率を上げるためのExcelショートカットキーを教えてください。」
9．外部データのインポート方法を質問する：
例：「CSVファイルをExcelにインポートする方法を教えてください。」
10．Excelの最新機能や更新について尋ねる：
例：「最近のExcelのアップデートで追加された新機能について教えてください。」
これらの場面では、生成AIを活用して迅速かつ効率的に問題解決が可能です。
桜: こんなにいろいろな場面で使えるんですね。
9.エラーが出た時のトラブルシューティング
桜: 今回は問題なさそうですが、関数を入れてもうまく動かないときはどうしたらいいですか？
一華: エラーの状況をそのまま伝えればOK！例えば、「VLOOKUP関数を使って従業員の名前を検索したいのですが、#N/Aのエラーが出ます。どのように修正すれば良いですか？」とかかな。具体的なエラー内容を伝えることが大事。
桜: 人に対して相談するときと変わらないですね！
一華: そう、必要な情報が無いと、適切な答が出せないのは人もAIも一緒だね。
10.まとめ
一華: Excel×生成AIで話したことをまとめるね。
＜Excel×生成AIまとめ＞
①Excel関数の作成は、1回で完璧を目指す！
→ エラーが出たら追加で聞く
②プロンプトには「何をしたい関数か」（Output）と「関係するセル情報」（Input）をしっかり入れる（場合に応じて、「シート名」「ファイル名」も入れる）
→ Excelの表をそのまま貼り付けてもOK
③グラフ作成、ピボットテーブルなど他の処理にも応用できる
→ 使う場面をChatGPTに聞くと幅が広がる
④基本的には人に伝わるように聞くことが大事
桜: ありがとうございます。Excelは1回で完璧な答を目指す、と言っていた意味がよくわかりました。シンプルなタスクで、必要な情報が限られているからしっかり具体的に入れましょう、ということだったんですね。
一華: そのとおり。しっかり理解してくれてよかった。
桜: 一華さん、今日は本当に勉強になりました。早速ChatGPTを使ってExcelの関数について質問してみます！
一華: うん、がんばって！何か困ったことがあったら、いつでも聞いてね。
今回はExce業務で活用する場面をまとめてみました。自分の状況にあった関数を一発で出してくれたり、知らなかった関数を教えてもらったり、と私自身、Excel業務で生成AIを使うことで業務の効率がぐんと上がりました。少しコツを押さえれば、応用がきくと思いますので、ぜひ試してみてください。
参考になれば嬉しいです！
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