展示準備の前に…出展者向けウェビナー参加→飛行機予約変更騒動

前回は、渡航準備としてパスポート・ビザの話を書きました。

前回までは週1更新をやれていたのですが、11月末から全然余裕がなく…久しぶりの更新となりました。

11月末〜12月頭は何をやってたのか？

私たちはB2BブースとB2Cブースの両方に申し込みましたが（過去記事参照）、B2Bブースはビジネスマッチングの機能があるため別途事前に準備するものがいくつかあり、そちらを進めていました。
12月頭には15秒のPR動画の締切があり、今回の展示に合わせてアップデートを進めており、現状出せる最善の動画を提出するための調整を進めていました。
下の動画は去年の動画集です（どうやら1団体30秒だった様子）。

（あとはエンジニアとディレクターが交互に風邪を引いてしまいました…）

12月頭：出展者向けの初回ウェビナー

11月までの主催者との連絡手段は、Discordかメールのみでした（返信は割と早く、数時間程度で返ってくることが多い・親切）が、12月初旬に、初の出展者全体に向けたオンライン会議（ウェビナー）がありました。
（動画提出の締切日と同日で、結構ヒリヒリしました）

やり取りは基本的にすべて英語で、ウェビナーも中国語の時間帯と英語の時間帯とに分けて開催されました（片方に出ればOK・事前に参加申し込みが必要）。参加者含めて皆フレンドリーで、英語も聞き取りやすく、またアーカイブ動画とウェビナーで使用された資料は後ほど配られました。

出展者向けの情報なので詳細は省きますが、このウェビナーで初めて詳細を知らされた情報として、

• 設営・撤収可能な日時について

• レンタル什器/機材・有線ネットワーク・印刷などの業者紹介

• 入場バッジの管理について

• 公式のSNSアカウント・ハッシュタグ

• ホテルの割引情報

などがありました。

今回はタイトルの通り、飛行機の予約変更の話・追加予約が必要になったホテルの話に触れたいと思います。

うわ、設営時間足りないじゃん…

元々私たちは、前日の夕方ごろに現地に到着する便を取っていました。
予約したのは9月末で、その時点ではほとんど何も決まっておらず、ネットで過去イベントの詳細なスケジュールに触れている方も見つけられず、しかし予約が遅いと飛行機代が上がったり、予約が取れなくなったりする危険があるため、予約の変更が可能なランクで飛行機を予約しました。

さてウェビナーで発表された設営時間！

• 23日（前々日）：会場自体の設営中なので行ってもやれることがない

  • 出入りに必要な出展者バッジは受け取れる（〜夕方）

• 24日（前日）：午後から設営できる、夕方には会場クローズ（！）

  • 出展者バッジも受け取れる（〜夕方）

• 25日（当日）：開場前の1時間だけ！

私たちが会場に着く頃には会場は閉まっており、出入りに必要なバッジすら受け取れないという事実が判明…
というわけでフライトを見直すことになりました。
（幸い撤収の方は余裕があり、変更の必要はありませんでした。）

24日の午前中から動きたい→23日には着いていたい！
→調べたら第一候補の便は高い…
→もう時間余ったら観光するくらいの気持ちで取ろう…

という流れで、元々予約していたチャイナ エアラインの中で23日の妥当な便に変更しました（数人合わせて差額数万円の追加支払い）。
ちなみに、チャイナ エアラインの予約変更は本来オンラインで可能なのですが、前回予約をした時に座席指定（オプション料金）をしてしまったため、オンラインでは不可能となり、サポートにお電話することになりました…。
そもそも予約変更が発生する前提で予約しない方が余計なコストがかからないのでいいと思うのですが、仮押さえ感覚で予約する場合、座席指定はしない方が良いかもしれません（フライト時間短いですし）。

あと予約の際に搭乗者全員の姓名（ローマ字）入力を行いますが、1人だけうっかり、氏名を逆で入力してしまい、そちらは無料で修正いただけました。
大抵の国際便ってファーストネーム（名）、ラストネーム（姓）の順でローマ字入力があると思うのですが、チャイナ エアラインは入力フォームが姓名の順で並んでおり…予約の際はご注意ください。

フライトを変更する、ということはホテルも

ホテルは、ウェビナーで主催者から割引のご案内を頂きましたが、事前にBooking.comで予約していた金額の方が安く済みそうだったため、予約自体のキャンセルは発生しませんでした。
（ちなみに割引のご案内は会場周辺のホテルが5つほど提示され、数％程度割り引かれるケースと数千台湾ドル/泊が割引かれるケースとがありました。ただ、割引が適用されるのが開催前日からだったりするため、そこまでの旨味はないかもしれません。）

しかし元々24日から宿泊予約していたため、追加で台湾に1泊する必要がありました。幸い、元々取っていたホテルにまだ空室があったため、元よりやや割高な部屋にはなってしまいましたが、無事予約が取れました。

教訓：余裕を持って移動しよう

というわけで、台北ゲームショウに参加する方はイベント開始前々日、遅くとも前日午前には現地入りできるスケジュールでの予約をお勧めします！
12月に改めて飛行機の予約画面を見てみて、1番利便性が高い時間は残席が減っていたり、9月のうちに予約をしたこと自体は悪くなかったと思います。（ホテルも同様）
ただ予約変更での差額は正直痛手でしたので、余裕を持ったスケジュールを立てていれば…と反省しました。

ちなみに今回は羽田から出発しますが、飛行機の搭乗時刻の兼ね合いで羽田でも一泊することにしました。そもそも9月の時点でベストな飛行機を取れていたらこちらの予約も発生しなかった、もしくはもっと安かったかもしれません。

本記事が次に台北ゲームショウに参加する方に役立てば幸いです（切実）！

次回予告

次回はついに展示準備編として、展示エリアの話を書いていきます。
どうぞお楽しみに！