＃今日の学び　No.22「パワポプレゼン資料＃中編」

どうもでっす！今日は起きたにはお昼の12時でしたAnbyです！
昨日の記事について…実は途中までちゃんと考えて書いていたのですが、学生プロジェクトの仕事が急に入ってきたので急遽終わらせなくちゃいけなくってあのような文章になってしまいました。すみません。自分でも最後終わり方雑くない？思ったのですが、仕方ありませんでした。今回の記事でしっかり書こうと思うのでご安心くださいませ。

今回は「パワポプレゼン資料＃中編」ということで話を進めさせてもらいたいと思います！資料作成全体に関して共通して意識していることを書こうと思っています。一応前回の記事の続きなので前回の記事をまだご覧になっていない方は下に貼っておくのでご一読くださいね！では、参りましょう！

１．資料作成全体で意識していること

皆さんはPowerPointを使って資料作成した経験がありますか？
経験があるならば、作成しているときに意識していることはありますか？

ここでは私が意識していることをご紹介したいと思います。というわけで、まずは作成するスライド全体に関して共通して意識していることを列挙します。

①　いきなり作り始めない
②　シンプルなデザインにする
③　各ページに要約されたタイトルをつける
④　フッターはつける
⑤　大事なところは太字の赤
⑥　できるだけグラフや図を使う
⑦　説明は箇条書き
⑧　用意されたテーマはできるだけ使用しない

次節からそれぞれについて解説していきます。

２．いきなり資料作成に取り掛かると逆に非効率？

まずは「①　いきなり作り始めない」から参りましょう。私は、これに関してスライドのみならず、何かしらを「作り出す」上で重要なことだと思っています。

皆さんは発表の資料あるいは提出物の資料など、所謂下書きをいうものをせずにぶっつけ本番で書いていませんか？単にめんどくさいというのもあるでしょう。あるいは急がなくちゃいけないんだから、下書きなんてしている場合じゃないなど理由はあるでしょうね。

まぁ、後者に関してはスケジュール管理がしっかりしていなかったのでは？と思ったりもしますが…とはいえ、確かに一旦下書きをやってから本番を始めるとなると、二度手間で非効率的だと感じるでしょう。

ですが、ここでちょっと立ち止まって考えてみてください。大切なのは資料の中身そのもののはずです。創造性のあるものなど、何かしらの魅力が盛り込まれた資料でなければ、読者に対して失礼に当たるというものです。皆さんも、「結局何が言いたいの？」と言いたくなるような文章、資料だと理解しにくい、あるいは理解しようと思えないのではありませんか？どんなに早く仕上がったとしても中身が伴っていなければそれは無駄になり得るのです。もし資料発表の聴者からあれやこれやと突っ込まれたら作った本人も自己効力感が低下するでしょうし、自信がなくなって普段の仕事に支障をきたすかもしれません。

少し長くなりましたが、要するにしっかりした内容のあるものを生産したいのならまずは考えをよく練ることからしないといけないということです。

では、どうすると効率的に仕上げることができるのか、ということですが、ずばり「アウトラインを作成する」ことです！まず、何を伝えたいのか明確にし、それをどうやって伝えたらよいのか、受け手が分かりやすいような説明をどう盛り込めばよいのか...等々考えだせば情報が整理され、頭の中でどう作るかが想像できるようになります。その段階で資料作成に取り掛かると、事前にどのようなスライドを作ればよいのか分かっているのでかなりスムーズに作業を進めることができる、という寸法です。

私の場合は、一旦ノートに書き起こしていますよ。これを頭の中でやってのける人もいるでしょう。そっちの方がさらに効率的なのは間違いないのでそうなりたいです…

３．シンプルに！

Simple is best.という言葉があるように、シンプルなものが好まれます。これは発表資料に関しても同じことがいえるのです。これは「②　シンプルなデザインにする」にあたるものです。

私の場合、文字のフォントは全て統一しています。そして各ページに要約したタイトルを付しています。これは先に挙げた「③　各ページに要約したタイトルをつける」にもあたります。また、文章は箇条書きにして余分な文字は書きません(これは「⑦　説明は箇条書き」に相当しますね)。さらには文字やグラフ、図の色は同系統を使用しています。様々な色が混在していると目がチカチカしますよね。また重要な所を強調したいときは太字かつ赤字にしています(これは「⑤　大事なところは太字の赤」ですね)。そして、スライドのテーマは基本的に使用していません(これは「⑧　用意されたテーマはできるだけ使用しない」)。逆に見にくくなっている気がします。かっこよくは見えますが、見た目のかっこよさの必要性は低いと思います。

４．フッターは絶対必要？

フッターに関しては絶対に必要とまではいきませんが、正式な発表ならば明示する必要があると思います。なぜならその資料がいつ作成されたのか、あるいはいつ発表されたものなのか明らかにする必要があるからです。

フッターには、通常3つの要素があります。日時、発表のタイトル(あるいは所属名称)、ページ番号です。フッターを使用する場合、どれが欠けてもいけません。

５．最後に

まずはここまでお読みいただいたことに感謝します！ありがとうございます！！今回は中編ということで、パワポ資料作成の際に意識していることで全体に共通していえることを紹介しました。

次回は、各スライドの項目それぞれについて深堀していこうと思います。明日もよろしくお願いしますね！

ではまた！

第23号