私が実践しているタスク管理法
「マインドワンダリング」って異能力バトル漫画に能力名として出てきそうですね、どうも私です。
マルチタスクで仕事をするのがどうしても苦手なタチなのですが、社会人をやっていると、どうしても同時並行で複数の仕事をやらないといけないのが辛いところです。
社会人をXX年ほどやってきましたが、結局マルチタスクが苦手であることは根本的に克服できるわけでもなく、経験を積むことでマルチタスクの能力が飛躍的に向上するわけでもない（何なら加齢とともに低下するまである）ので、だましだましでも付き合っていく必要がありました。
同じような悩みを持っている方がいて、その方に少しでも私がやっていることが参考になればと思い、今回筆を執ってみました。
自分のやっていることを整理する過程で、自分にとっても再発見があるよい機会となりましたし、この記事をインターネットに載っけておくことで、もし誰かのお仕事のヒントになれば幸いです。
前提条件
今回の記事は以下のような前提を持って書いています。
特別なソフトウェアは使わず、紙とペンを道具として使用する（もちろんデジタルが好きな方はそちらでOK）
複数のノウハウ本を読んで、良さそうなところを拝借している（なので「これっていわゆる〇〇だよね」みたいな感じが多い）
タスク管理の流れ
ざっくりまとめると、以下のような流れで管理をしています。
台紙に縦軸と横軸を描く
今持っているタスクを可能な限り付箋紙に書き出して台紙に仮置きする
縦軸と横軸の組合せ（マトリクス）を意識しながら、付箋紙の位置を微調整する
実行するタスクの順番を付箋紙に追記する
感情のないマシーンとなりタスクを順番に実行する
定期的に1に立ち戻って再構築する
では、各ステップの具体的な流れを紹介していきます。
タスク管理の具体例
1. 台紙に縦軸と横軸を描く
上図のような形で、台紙いっぱいに2次元的な領域を作ります。
軸の張り方は諸説あると思うのですが、横軸が緊急度（＝時間軸）なのが味噌かなと個人的に思っています。
縦軸は重要度という実は曖昧な表現を使っているので、玉虫色の解釈が可能となっています。事前に「自分にとっては何が重要度なのか」ということを大まかに考えておくと良いと思います。
2. 今持っているタスクを可能な限り付箋紙に書き出して台紙に仮置きする
程よいサイズの付箋紙に、頭の中、手帳の中、そしてメールボックスの中などに入っているタスクをすべて書き出していきます。
コツとしては、一発で正確な位置取りにできなくてもいい（あとで調整する）ので、とにかくタスクを絞り出すことに集中して一時的にシングルタスクの状態にもっていくことかなと思います。
また、図中にベタ書きしちゃってますが、付箋の色はとりあえず1色ではじめると良いかなと思います。必要な持ち物が増えますし、タスク管理のルールも複雑になります（私も結局黄色の付箋しか使ってないです・・・）。
3. 縦軸と横軸の組合せ（マトリクス）を意識しながら、付箋紙の位置を微調整する
付箋を出し尽くしたら、上図の領域を意識しながら、各付箋の位置を微調整します。
基本的に領域Aに入ったものが最優先となるイメージです。
領域Bに関しては急ぎではないのですが、将来的に余裕を作って消化していく必要があります。また、領域Bを消化して自分自身が成長することで、将来的に他の領域のタスクを効率的に消化できるようになる側面がありそうです。
領域Cに入ったものに関しては、「本当に今、自分がやるべきことなのか？」を自問自答しても良いかと思います。その答えとしては「（怒られてもいいので）やらない」「効率化する」「他人に任せる」などの選択肢があると思います。
領域Dに関しては現状後回しになるのですが、時間の経過とともに付箋の位置がどんどん右側にシフトして領域Cに入ってくる可能性もありますので、自分が今持っているタスクを（領域Dとわかっていても）愚直に見える化するのが吉でしょう。
位置の微調整は、のめり込みすぎると泥沼なので、制限時間を設けるなどしてサクッと終わらせるのがよいと思います。6項で述べますが、基本的にこの付箋紙は定期的に見直しをかけるので、なにか不都合があっても後々改善されていく公算が大きいためです。
4. 実行するタスクの順番を付箋紙に追記する
付箋の位置の調整が終わったら、各付箋に実行順序を追記します。
基本的に領域Aの中で右上にあるものから若番を振ることになるかと思います。
その次は領域Bと領域Cの中から自身の裁量で採番を行います。
最終的に領域Dのタスクだけが残ると思いますので、領域Dの右上の付箋から採番して完了となります。
5. 感情のないマシーンとなりタスクを順番に実行する
1～4の手順を踏むことで、自分が今持っているタスクが実行順序と共に見える化されました。複数の仕事を同時並行している中でも、実行順序が決まることでシングルタスク的に消化していくことができるようになります。
あとは感情のないマシーンとなって、ひとつのタスクに向き合っている最中には順位の低いほかのタスクのことは一切考えず、順番通りにゴリゴリと終わらせていきます。
この辺は好みですが、私はタスクが完了すると付箋紙を剥がして、あえて「グシャッ」と手で握りつぶしてゴミ箱にポイしています。
6. 定期的に1に立ち戻って再構築する
タスク一覧は一度作って終わりではありません。やっている仕事が終わったかと思えば、また別の新しい仕事が入ってきたり、刻一刻と状況変化をしていきます。なので随時見直しをかけていきます。
見直しをかけるトリガーはいろんなやり方があると思いますが、「例えば毎朝仕事を始めた直後の5分間」とか「毎週月曜日の始業後15分」とか、タイミングを決めて定期的に時間を確保して見直しをかけるのは一つの手だと思います。私はどちらかというとこっちです。
他にも、「1つプロジェクトが終わったら」とか「新規案件を受注したら」とか特別なタイミングで見直しを行うのも一手かなと思います。
おすすめの文房具
自分がタスク管理によく使っている道具を紹介しておきます。
オキナのプロジェクトペーパーは書き心地が本当に良いですし、方眼があることで付箋の位置を調整するときに、方眼が補助線として目安になるので地味に便利です。
人間が肺呼吸をするのと同じレベルの自然さで私はエナージェルを使っているわけですが、たまにサインペンも使います。サインペンと言えばぺんてるですが、ゼブラのクリッカートがノック式で便利なのでこちらもよく使っています。クリッカートはカラバリの展開が豊富なのが良いですね。
付箋はいろんなものがあると思いますが、貼ったものが剥がれるのがストレス極まりないので、単価は高めですが3Mのポストイット強粘着タイプを使っています。
おわりに
今回紹介しているものは方法論なので、ぶっちゃけデジタルの道具（PowerPointとかExcelとかMiroとか）でも同じことはできると思います。
が、個人的な事情として、出先では小さなノートPCの画面だけで仕事をすることが殆どなのでタスク管理の一覧を出すためにPC上で画面をイチイチ切り替えるのが地味に億劫だっだり、あとはPCで何かの画面（例えばOutlookのメールボックス）を見ながら付箋の位置を調整したかったりとか、紙とペンで管理するメリットの価値が大きかったのでそちらを採用しています。
文中でも少し触れていますが、それぞれの仕事のスタイルに合った道具を選ぶことがキモかなと思います。
この記事が少しでも誰かのお役に立てれば幸いです。