返信が早い人ほど信頼できる

どうも、AKiRAです。

本日はコミュニケーションネタでいきます。

昨今はテレワークが一気に普及し対面でのコミュニケーションに比べテキストベースでのコミュニケーションが大幅に増えました。

今日、久しぶりに都内の大型書店へ足を運んだのですが、テレワーク関係の書籍だけで一大コーナーができており時代の急速な変化を改めて感じました。

こうしたなか、常にZoomやMeetで繋ぎっぱなしにすることもあるかもしれませんが、何かしらのチャットツールやメールを利用して仕事に取り組むことが一般的でしょう。

チャットやメールで気をつけなければならないことは多々ありますが、私は返信の早さが特に大切であると考えています。

なぜ返信が早いことが大切なのか。考えてみましょう。

返信が早い ＝ こちらに意識を向けてくれている

例えば対面でのコミュニケーションを考えてみてください。

自分が「今日はとても暑いですね」と眼前の人に言ったとして、１分後に「そうですね、明日も暑いみたいですよ」となったらどう思いますか？

普通はそんなことはないのですが、この人は私の話を聞いているのか？と疑問を感じるでしょう。
※あくまで例です

同様に例えばチャットやメールにおいて返信が遅いと、こちらに対して興味をもってくれてないのではないか？と感じるわけです。

コミュニケーションの基本はお互いにやりとりをすることにあります。

そのやりとりがおぼつかないようではコミュニケーションは成り立ちません。

メールやチャットそれぞれの最適な返信までの時間というのは正解はないかもしれませんが、早ければ早いほどよいです。

返信が早いほど、この人は私に対して意識してくれている、という前向きな気持が生まれます。

コミュニケーションは「お互い」にやりとりをすることです。

互いを意識すれば良いコミュニケーションができます。

良いコミュニケーションは良い信頼関係を醸成します。

返信が早い ＝ タスクが進行する

仕事でもプライベートでも連絡をするということは、何かしら相手のリアクションを求めている場合がほとんどです。

そしてよくあるのは「確認」だったり「報告」だったりだと思います。

例えば「来週納品のイラスト素材って今どこまで進んでいる？」と聞かれて、その来週になって返信してしまうのはもはやギャグの領域です。（実際そういう人はいますが…）

もっとひどいときはそもそも返信がないこともあります。

しかし「来週納品のイラスト素材って今どこまで進んでいる？」と聞かれて、30後に「現在は仕上げ前まで完了で、仕上げ工程は50％の進捗です」と返信されたらどうでしょうか？

分からないことが分かり、質問が1つ消えて答えが1つ生まれて、物事が進行します。

返信が早いとタスクが進行します。

逆に返信が遅いとタスクも遅れます。

私もよく経験するのですが、返信が遅いとそれに紐づくタスクが全部止まってしまいます。

勿論、ただざして待つわけでもないのですが、ずっとボールが宙に浮いた状態というのは精神衛生的にもあまりよくはありません。

返信が遅いと周りにも迷惑がかかります。

返信が早いと周りはハッピーになります。

返信が早いとタスクが進行するので「この人ならすぐに業務が進む」となり信頼されやすくなります。

返信が早い人は信頼されるし仕事ができる

今更ですが返信が早い人はどんな人でしょうか？

そもそも返信をするためには何が必要でしょうか？

返信をするためには、こちらが受け取った情報に合致する情報を引き出す必要があります。

そのためには日頃から自分が主担当の業務は勿論、常に自分が関わる業務にアンテナを貼り続けることが肝要です。

情報の引き出しが多く、かつ直ぐにそれを引き出せることが、返信が早くできる大きな要因となっています。

またジャッジするまでのスピードの早さも大事です。

あーでもないこーでもないと悩み悩んで返信が遅れると相手はもしかしたら大きなビジネスチャンスを逃してしまうかもしれません。

つまり意思決定が早いとあとはそれをテキストにするだけです。

情報を即座に引き出せる、ジャッジが早い、これって仕事ができる人の特徴ではないでしょうか。

返信が早いとこちらに意識を向けてくれている、タスク処理が滞らないという２点で信頼を与えて、情報がすぐに出てくる、意思決定が早いという２点で仕事ができる。

返信が早い人は信頼されますし、加えて仕事ができます。

仕事ができるようになるためには様々な要因が絡んできますが、返信を早くするだけなら今すぐにでもできるかと思います。

もしすぐに十分な内容を盛り込んだ返信ができなくても、見ましたよ！という意味をこめてとりあえず返信しましょう。

その際はいつ頃までに具体的な情報を伝えられるかを添えるのがベターでしょう。

・・・

ちなみに私は忙しかったという理由で返信が遅い人を全く信頼しません。

それは今まで書いてきたとおりで、特にタスクの達成に支障をきたすからです。

特に役職持ちの人で返信が遅い人は本当にダメです。

できる人ほど返信が早い、これは真実でしょう。

今回は以上です。よろしくお願いします。