社内の対面イベントを自力でオンライン配信してみた
こんにちは、渡辺です。
ケンブリッジ・テクノロジー・パートナーズというコンサルティング会社で人事の仕事をしています。
社員感謝パーティが3年ぶりの対面開催
先日、ケンブリッジの社員感謝パーティ（EAD; Employee Appreciation Day）が開催されました。
2020年、2021年はオンライン開催でしたが、今年は3年ぶりの対面開催！
赤坂にある「マリーグラン赤坂」で催されました。
会場には約140人の社員・内定者が集まりました。
「食事なし・アルコールなし」の制約を設けたものの、ケンブリッジ社員が一堂に会する機会を再びつくれて、感慨もひとしおでした。
社内向けオンライン配信にチャレンジ
一方で、家庭の都合で対面参加が叶わない社員も一定数います。
約30人の社員が自宅からオンライン参加。
今回、私はこのイベントをZoomで社内オンライン配信する役割を担いました。
普通の機材や運営でオンライン配信をすると、
・現地の音声がオンライン側に聞き取りづらい
・会場後方に設置された固定カメラの映像のため、現地で何が進行しているのかわかりづらい
→結果的に、オンライン置いてけぼり
という状態になりがち。
これだと「オンライン参加者も含めた一体感」を醸成しづらいんですよね。
今回のオンライン配信で実現したのは、
・PCの映像、3台のカメラ（ステージ・司会・会場全景）をボタンひとつで切り替えながら配信する
・スライド＋プレゼンターの顔を1画面に同時に映す
・オンライン参加者の声を会場に流す
→オンライン参加者が「今、現地で何が起きてんの？」となって疎外感を感じることのない状態
です。
そのためには、普段のZoom会議以上の機材が必要になります。
【写真に写っている機材】
・一番左のPC…動画やスライドを再生するPC
・左から2番目のPC…Zoomのホストとして配信するPC
・中央の黒い機材…AVミキサー。すべての音と映像をここに集約する
・右手のiPad…自分もZoomに入り、オンライン側の音・映像をモニタリングする用
機材の全体構成図は以下のとおりです。
今回の構成の中核を担ったのは、Rolandのミキサー「VR-4HD」です。
購入の背中を押してくれた会社の皆さん、ありがとうございました。
オンライン参加の社員の評判も上々
イベント終了後に社内でアンケートをとりましたが、オンライン参加者の評判も上々でした。
Zoom参加でも会場の雰囲気を結構感じられました。（ので、対面参加できなかったのがより悔やまれた）
会場の様子がモニターに映し出されたり、Zoom参加のメンバーからのコメントがあったり、よく考えられた一体感のある内容でした。
「リモート参加だと定点カメラからの眺めをボケっと見るだけなのかな、、、」と思っていたらいろいろアングル変えてくれるし、欲しいときに欲しい映像に切り替わるし、サブ画面まであるし、とても見やすかったです。テレビの中継を見ているようでした。
配信業者さんに頼まずに自力でやる意義
当日こそ円滑に進行できたものの、ここに至るまでが大変でした。
オフィスで機材を接続し、操作方法を習得するまでに個人リハーサルを4～5回実施しています。
幹事メンバーと一緒に進行を確認するのも2回。
本番2日前に会場入りし、実際に会場の設備と繋いでみたところ、プロジェクターが映らない‥！急遽、プロジェクターも持参することになりました。
ここまで書くと、「なんで専門の配信業者さんに頼まずに自力でやるの？」と思われるかもしれません。
今回、1回限りのイベント配信が目的だったら、配信業者さんに発注でもよいでしょう。
しかし、イベントを単発で配信するだけでなく、今後のハイブリッドワーク全般への活用をねらっています。
例えば、
・マーケティングイベントのオンライン配信
・学生向けインターンシップのハイブリッド開催
・社員同士やクライアントとのハイブリッド会議
といった、日常の業務にハイブリッドを持ち込んでいきたい。
そのためには、「あ、明日の会議はハイブリッドでやるか」という柔軟さが欲しい。
おのずと、自力でサクッと運営できるノウハウや機材が必要になります。
今回は、その前哨戦という位置づけでした。
イベント配信と異なり、ハイブリッド会議では対面⇔オンラインの双方向性が一層強くなります。
・オンライン側参加者がプレゼンするのを、対面参加者が聞く
・対面参加者の質問に対して、オンライン参加者が回答する
といった状態を円滑に実現するのが次の夢です。
そのための機材選定、参加者の振舞いも含めて、いろいろ検討したいことがたくさんあります！
ハイブリッド研究に進展があったら、またnoteに書きます。
あー、楽しかった。
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？