「わかりやすく」伝えるには？

こんばんは。あやなです。

今日は久しぶりに
業務引き継ぎをすることになり、
自分の頭の中を整理しながら
業務内容を伝えて、気づいたら夕方になっていました。

私は、なぜだか自分よりもベテランの方に
業務を引き継ぐ経験が多く、
今回も大先輩に業務を教える形でした。

今日はその中での
気づきを書いていきます。

業務整理のポイント

私が業務を引き継ぐ際に意識していることは、
担当業務のグループ分けを行なって、
分類していくことです。

大分類と小分類の項目を記載した表を作り、
1行に1つの業務を書いていくイメージ。

もちろん、日々対応する業務を細々したものが多く、
なかなかシンプルにまとめるのは
難しいことかもしれません。

ですが、関係するメンバーが同じものや、
対応方法が同じものなどを集約しながら、
業務を整理していくと
初めて業務を担当する方にとって、
全体像をイメージしながら、
具体的な項目もわかるようになるのです。

また、表を作る場合には、
1枚にすることを心がけると
より伝わりやすくなります。

ついつい、詳細に書きたくなってしまうものですが、
全体像を伝えるという目的に沿って、
表を作り、別のページに詳細を書いていくようにすると
後々、業務内容の詳細にアクセスしやすくなるでしょう。

伝える時のポイント

業務整理をした後には、
引き継ぎ相手に資料を渡しながら、
説明していくことになりますよね。

新しい場所で仕事をスタートさせる時、
なかなか業務ルールが把握できなかったり、
スタッフ同士、あるいは取引先との
暗黙のルールのようなものがあると
戸惑ってしまうかと思います。

私も転職経験が何度かあるので、
後から指摘されて「先に言ってくださいよ」と
思ってしまうことが出てきたり、
慣れるまでに時間がかかったりと、
苦労しました。

業務を引き継ぐ立場になった時、
・なるべく後出しの情報がないか？
・業務で関わる人との関係性は？
・今のスタイルになった理由は？

この3つは特に意識して伝えるようにしています。

そして、伝える際には相手の頭の使い方のクセを
理解しながら説明するのも大事です。

先に概要や全体像を話して、
徐々に具体的な話にした方が
理解できる人。

具体例を挙げて話し、
最後に整理してまとめる方が
頭に入りやすい人。

人によってそれぞれ得意な方があると思うので、
簡単な会話の中から、
どちらのタイプなのかを探っていくのが
おすすめです。

「教える」＝「成長」

ここまで、業務整理と伝え方の話をしてきましたが、
何かを「教えること」は成長に繋がると
私は考えています。

準備をしっかりして、
1つずつ丁寧に進めていくことを意識。

そうすることで、
新たな発見が必ずあるように思います。

初見の人に説明した際、
組織はどのように見えるか？
業務は効率的に見えるか？
改善ポイントは見えてこないか？
別の選択肢があるのか？

そういった率直なコメントを
キャッチできると、
成長に繋がりやすいと思います。

業務引き継ぎをしていて感じるのは、
仕組みを作る大事さ。

会社組織として、誰が担当しても
ある程度以上のことができるように整えると、
よりそこからのレベルアップが叶うように思います。

今日、いろいろなことを教えて、伝えてだったので、
エネルギー消費が激しい1日でした。

一緒に働く方が、やりがいを持って
さらに色々なチャレンジをしてくれたらいいなと
願うばかりです。

それではまた！