七つの会議？(78/365)
みなさんはよく会議をしますか？会議が好きですか？
といきなり聞かれても困りますよね。なぜなら「会議」とひとくちに行っても言っても目的や形態によっていろいろな種類があるからです。
おおむね5種類くらいに分類されることが多いようです。
この記事では、
①アイデア出しの会議
②スケジュールを決める会議
③報告や連絡をする会議
④教育(コーチング)をする会議
⑤意思決定をする会議
と分類してます。
一方こちらの記事では、
①コーチング会議
②アイデア出し会議（ブレーンストーミング）
③問題解決のための会議
④問題発見のための会議
⑤意思決定のための会議
⑥スケジューリング会議
となってますね。
試しに対応をみてみると、
①＝②
②＝⑥
③
④＝①
⑤＝⑤
③
④
となりました。当たり前ですが、完全には一致しませんね。でもなんとなく納得はできます。絶対的な分類があるわけでもないしこだわるポイントでもないですが、分類の考え方をマトリクスに表してみました。
会議の目的は、組織、参加者、案件によって様々です。無理に分類する必要はありません。ただ、上記のマトリクスでどの象限に属するのかというおおまかなイメージは事前に参加者と共有するとよいと思います。
参加者の目的理解がまちまちでは、そもそも会議開催の意味は全くありません。時間の無駄です。
「それでは本件は引き続き検討する方向で」
「あれ、今日は予算とスケジュールを決定する会議だったのでは？」
「そんなことを言った覚えはない」
「あの次があるんで抜けていいすか」
「とりあえず議事録を回してくれ」
「では散会とします」
文章にすると、間抜けですが、これに近い会話が日常化してませんか？会議に参加しただけで何か仕事した気になるのも困ったもんです。
コロナ禍で会議の形もかわりました。リモート接続がほぼデフォルトになったことで、必要な会議に参加する敷居が下がりました。午前東京本社、午後大阪支社みたいな動きをする必要がなくなりました。
ただ、だからといってむやみやたらに会議を開催するのもどうなかと思います。現代はさまざまなツールがあるわけですから。
継続的な議論はチャットで
必要ならリモート会議を開催
重要案件、アイデア出しは対面会議を開催
というように柔軟に運用してはどうでしょう。会議＝参加者数ｘ時間の投資ですから、必要なものに限るべきですし、目的を明確にして効果を最大化するのがよいでしょう。
雑談の重要性はもちろんあります。一昔前は、重要案件は「タバコ部屋」で決まると言われたものです。だからといって、アジェンダのない定例会議を開催することにあまり意味を感じません。
同じグループのメンバであれば、お互い気心も知れているのですから、チャットルームで十分です。
おじさんたち、リモートか対面かということではなく、コミュニケーションの本質に目を向けましょう。自戒を込めて。
ところで、この記事の題名はなぜ「七つの会議」なのでしょうか？
実は、この映画が面白かったので拝借しました(笑)
ちなみに七つの会議は原作によると、
①定例会議
②環境会議
③計数会議
④連絡会議
⑤営業会議
⑥役員会議
⑦御前会議
せっかくですので先ほどのマトリクスにプロットしてみましょう。
よくわかりませんね。面白くなさそうな会議ばかりということはわかりました(笑)
せっかくなら実のある会議をしたいですね。
今日も最後までお読みいただきありがとうございました。
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