【オフィス移転】社内システム担当の対応、利用ツールまとめ【リモートワーク】
こんにちは。
アウンコンサルティング株式会社 システム担当の遠藤 と申します！
今回は、固定のオフィスを無くし、フレキシブルオフィスへ移転した際に、社内のシステム担当として、リモートワークを行いながら、どんなツールを使用・導入したか等について、記載していきます！
この記事を通じて、これからオフィス移転やリモートワークを検討されている方等にも参考になればと思います！
また、従業員の生産性向上やコスト削減に向けた環境づくり・業務改善に日々取り組む事で、先進的な働き方を実現し続けているアウンコンサルティングにも興味を持っていただけたら幸いです！
まず、そもそもフレキシブルオフィスって何？
フレキシブルオフィスとは、コワーキングスペース、サテライトオフィス、シェアオフィス、レンタルオフィス、サービスオフィス等、柔軟な契約スタイルを持つワークプレイスの総称です。
移転の理由
今回はフレキシブルオフィスの「ビジネスエアポート」に拠点を置く選択がされました。
アウンコンサルティングでは、コロナ禍の2020年より前からリモートワークを実施しており、オフィスの定義は「作業の場」から「議論の場」へ進化していくものと考えています。
時代に合ったオフィスの規模と機能を検討し、場所を固定しない「フレキシブルオフィス」の方が、アウンコンサルティングの規模や働き方にマッチし、より柔軟なワークスタイルを実現出来ると考えられています。
移転に至った経緯と今後について、代表のインタビューにもより詳しく書かれていますので、是非ご覧ください！
今回の移転での対応事項
今回の移転では、大まかに以下の内容を大体4か月くらいで対応しています。
この中から3点をピックアップして紹介したいと思います。
固定電話機の解約
サーバーの一時的な移設
郵便物管理のクラウド化
その他対応
旧オフィスの解約申請
インターネットの解約
複合機の解約
登記申請
オフィスの書類整理
備品の買取&破棄
荷物の移動
郵便物の転送 など。
◆固定電話機をなくしました（fondesk）
ビジネスエアポートに電話線を引く場合、専有スペースを借りなければならなりません。但し、専有スペースは借りない想定でしたので、この機会に固定電話機を無くせないか検討しました。
アウンコンサルティングでは、コロナ禍の2020年より前から既にリモートワークを実施していたということもあり、着電については電話代行サービスのfondesk を活用して着電の内容をMicrosoft Teamsのチャットへ転送してもらっていました。
※社内での詳しい活用方法について、以下の記事でまとめております。
また、今回は区外への移転のため電話番号が変更になるという事もあり、この機会に0570から始まる受信専用のナビダイヤルの電話番号へ変更する事にしました。
理由としては、fondeskでは着電の一次取次を代行していただける一方、すべての着電が折り返しの対応となります。海外向けSEOや広告等といった弊社事業へのお問い合わせを、営業担当へ直接つなぎたいという思いから、ナビダイヤルの音声ガイダンスを導入する事によって、各社員に貸与している携帯電話へ直接つないだり、それ以外をfondeskへ転送するという着電の切り分けを可能にしました。
こちらから発信する場合についても、貸与している携帯電話から掛けてもらうようにし、固定電話機の設置は行わないこととしました。
◆社内のサーバーは一時的にデータセンターへ移動しました（Microsoft Entra ID）
アウンコンサルティングではオンプレの認証サーバーを社内に配置していたのですが、ビジネスエアポートの専有スペースは借りないので、データセンターを一時的に契約してそちらに設置する事にしました。
また、この認証サーバーもクラウド化を予定しており Microsoft Entra ID（旧称：Azure Active Directory）への移行を進めています。そのため、後々データセンターも解約予定です。
◆郵便物の管理をクラウド化しました（トドケール）
これまでアウンコンサルティングに届いた郵便物等は、総務の担当者が出社して、ポストを確認、スキャン、担当者への連絡、原本の保管or破棄…等のリアル対応をしていましたが、今回アウンコンサルティングでは「トドケール」というクラウド郵便サービスを導入する事で、郵便物に関するリアル対応が不要になりました。
具体的には、郵便物が届いたらトドケールの担当者にて受取後、各担当者宛に直接メールが届き、PDF化や保管・破棄等の依頼がボタン一つで出来てしまうという仕組みです！
今後はメールではなくTeamsへ通知する運用も検討しており、現在はトドケールの担当者様に柔軟にご対応いただきながら調整を進めています！
フルリモートの中でどうやって実現したか。
◆タスク管理（Bizer team）
正直、やることが多いので、今回はチームで作業分担や進捗の共有を行う為に、「Bizer team」が活躍しました！タスク管理が出来、チームの生産性向上に非常に役立つツールです！
こちらについては、以前アウンコンサルティングの経理チームが月次決算112時間削減を実現した事で、活用事例を取上げていただいたことがあります！
今回も、タスク毎に担当者や期限を設定して、何をいつまでに対応しなければならないのか、何の対応が残っているか、等が日々確認しやすく、生産的且つ抜けや漏れ無く対応出来ました！
特に各所への解約の通知期限等は違約金の発生等にも関わってくるので注意しないといけないですね！
ちなみにツールのイメージはこんな感じです。
誰が何をやっているのか、何が残っているか、一目瞭然ですね！
（黒い線は人物名なので伏せてます）
◆コミュニケーション（Microsoft Teams、ovice）
チャットツールは Microsoft Teams を利用していますが、併せてデジタルワークプレイスとして「ovice」というバーチャルオフィスツールを活用しています！
移転に伴うファイルのやり取りや記録に残すメッセージはTeamsで、その他のやり取りは全てoviceで行う事で、それぞれ離れた場所からでも、まるで同じ場所で働いているかのような円滑なコミュニケーションを取りながら進める事が出来ています。
ちなみにこんな感じでアバター同士を近づけて会話しています。
oviceの利用に関する詳細は、以下の記事にもまとめています。
是非あわせてご覧ください！
アウンコンサルティングでのビジネスエアポート運用方法
◆押印はどうしてる？（DocuSign）
基本的にはDocuSignという電子押印のツールを利用していますが、どうしてもリアルな押印が必要な場合は、毎週金曜日までに押印して欲しい書類を準備頂き、翌週月曜日に役職者にて一週間分をまとめて押印や署名後、PDF・発送の対応をしています。
◆印刷はどうしてる？
ビジネスエアポートに設置の複合機を利用頂くようにしています。
印刷には別途料金が発生するので、ビジネスエアポート内に専用のSuicaを設置し、社員はそれを利用して支払い頂く運用にしています。
その後、定期的に領収書とSuicaの残高を確認して計上しています。
まとめ
この機会にオフィスの在り方を今一度見直し、従業員の生産性やワークライフバランスを向上させ、企業としてもコスト削減にもつながるフレキシブルオフィスの導入を、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか！
さいごに
そんなアウンコンサルティングの環境で自身のスキルを上げながら生産的に仕事がしてみたい！という方も、大歓迎です！
また、そんな環境だからこそ、プロ意識をより強くもって業務に取り組む弊社のサービスにも、少しでもご興味を持っていただけたら幸いです。
是非、以下より採用サイトやコーポレートサイトもあわせてご覧ください！
・採用HP
・コーポレートサイト
最後までお読みいただき、ありがとうございました！
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