テレワーク時代だからこそ活用したいビジネスチャットでクイックレスポンス

オフィスの場合、周りには先輩や同僚が側にいたため、気軽に色々な質問ができました。ちょっとした確認から、込み入った相談まで、周りを見渡せば、すぐ適切な人が見つかり、質問することができました。しかしながら、テレワーク主体の仕事環境では、周りが見えないため、ちょっとしたことの確認するにもビジネスチャットやオンラインミーティングを利用しなければいけません。

避けられないテレワーク化が強制的に業務改革を迫る

テレワークもしくは、リモートワークは、新しいワークスタイルとして、数年前より、広がりを見せてきました。これは、クラウドが普及することにより、どこからでも情報にアクセスでき、業務ができるようになったことが大きな要因です。どこからでも情報にアクセスができ、業務ができるのであれば、オフィスにいる必要がなくなり、場所に縛られない働き方を求める人が多くなってきました。

そんな中、COVID-19の感染が広がり、事業継続の観点から、より多くの企業がテレワークの実施に踏み切りました。オフィスで感染が広がってしまうと、誰もオフィスに行けなくなってしまい、業務が止まってしまいますので、できる限り、オフィスにいる人間を減らし、感染確率を減らすことが重要になりました。

コロナ禍におけるテレワーク実施は、事業継続を優先するためのケースが多く、十分な準備ができないまま、急激な業務フローの変更を余儀なくされた企業も多いかと思います。しかしながら、今後は、テレワークが働き方の一つの選択肢として存在する世界になりますので、そういったビジネストレンドにマッチした企業に変革しなければ生き残ることが難しい時代になろうとしています。

企業は、優秀な人材を採用できなければ、生きていけません。そして、今後そういった優秀な人材は、テレワーク等、柔軟な働き方の選択肢がある企業を優先的に選択しますので、テレワーク時代にマッチした労働環境を提供できない企業は淘汰されていくことが予想されます。

ビジネスチャットのスタンプ機能で迅速レスポンス

テレワークでは、オフィスのように近くに先輩や同僚がいるような状態ではありませんので、気軽に声をかけるということができません。そんな中、手軽に使えるテキスト型コミュニケーションツールとして、ビジネスチャットの利用が急激に増えてきています。電子メールと違い、受信や送信で待たされることなく、リアルタイムでのメッセージのやりとりができ、より会話に近いコミュニケーションが取れることも普及の大きな一因かと思います。もちろん、多くのビジネスチャットツールには、音声でのコミュニケーション機能も有しているので、音声通話機能を内線的に利用するということもできます。このため、現在、社内コミュニケーションワークスタイルが電子メールと内線から、ビジネスチャット主体へと急速に変わりつつあります。

オフィスでは気軽に上司、先輩や同僚など聞けていた簡単な質問も、テレワークでは、ビジネスチャット等を利用しなければ、確認することができないため、手間のかからないビジネスチャットは、迅速なコミュニケーションの実施という意味でも有用です。

通常、業務は全て一人で完結することは少なく、チームワークによって成り立っていることが多いと思います。チームワークとして業務を実施する場合、メンバー間における業務状況の確認や、業務内容に関する質問等、どうしても細かい多数のコミュニケーションを実施しなければなりません。もしそこに、返信が遅いメンバーがいた場合、そこで、すべてのコミュニケーションが止まってしまい、業務の進行が遅れるといった状況にもなりかねません。だからといって、常時オンラインミーティング状態にしておくのも現実的な解とはいえません。

そんな中で、役に立つのは、ビジネスチャットのスタンプ機能です。ビジネスチャットには、メッセージに対し、「👍」「👌」「🤔」「😓」といった絵文字のスタンプをつけることが可能です。例えば、「この内容で進めたいと思いますが、問題ありますか？」といった会話の際に、「問題ありません、進めてください。」と返信しても良いですが、「👍」とワンクリックで回答した方が、一瞬で返信が終わります。1回の会話の場合であれば、文字でちゃんと返信しても良いと思いますが、こう言ったやりとりが、1日の中で多数発生する場合、念押しをしたい等、特別な理由がない限りは、「👍」と返信した方が、数倍処理効率が上がります。

顔が見えづらいテレワークの状況下では、迅速なレスポンスによって、メッセージが届いたことを即認識できる方が、丁寧かもしれないが遅い返信よりも心理的な負担が少ないと感じます。返信が即できないような場合でも「🧐」といった、確認中のようなレスポンスすることで、メッセージは届いていますということを伝えることができます。情報が双方向にやりとりされることがコミュニケーションですので、送信されたメッセージに対して、即なんらかの返信をするというのは、円滑なコミュニケーションの実施の観点からも重要だと感じます。

業務における意思疎通と意思決定のスピードを意識する

ビジネスにおいて生産性を向上させるためには、業務における意思疎通と意思決定のスピードをできるだけ早くすることが大切です。やるべきことが即決されることで、実施する総量が増え、結果的に生産性が向上します。

オフィスであっても、すぐ近くに上司がいるからといって、すべての業務内容をいちいち報告し、確認しなくてはいけない状況の場合、意思疎通にかかる時間や意思決定までの時間が長くなってしまうので、結果的に生産性が落ちてしまいます。

逆に、テレワーク下であっても、オフィスにいるようなスピードで意思疎通が実施され、意思決定がなされた場合、生産性が落ちることはありません。ビジネスチャットは、テレワーク時代においても、コミュニケーションによる生産性の低下を防ぐソリューションとして、とても有効なツールであると考えます。