『チャットだと冷たくみえる問題』の解決法

私たち在宅事務はクライアントやスタッフなどのとのやりとりは
ほとんどがチャット。

オンラインアシスタント講座を受講してくださる方たちも
はじめはビジネスでチャットを使ったことがない受講生が多く、
使い方に迷うことがあるため
講座内でチャットワークで会話する練習もしています。

ビジネスチャットでは儀礼的すぎるのも、くだけすぎるのもNG

ビジネスチャットでは、
「メールのような儀礼的な文言は不要」と言われています。

儀礼的な文言を入れることで
テキストの分量が多くなり見にくくなります。

とはいえ、文字だけで気持ちが伝わりにくいチャットでは
「くだけすぎるのもNG」
です。

ビジネスチャットでは「おつかれさまです」は不要といわれています。

ただ、お相手が挨拶をするタイプの方であれば
その日一番初めの発言では
「お世話になっております」「おつかれさまです」
「おはようございます」「こんにちは」
など、一言挨拶を入れると気持ちがいいです。

挨拶、言葉遣いなど相手に合わせることが大事です。

また、言葉遣いは
「です・ます調」の丁寧語を使うと
気持ちよくコミュニケーションがとれます。

チャットだと冷たくみえる問題

チャットコミュニケーションでよくある問題の1つは、
｢チャットだと冷たく見える問題｣です。

文字だけでは、送り主の表情が見えないですし、
メールとは違って口語に近い使い方をするので、
伝える内容によっては相手が｢冷たい｣と感じてしまうんですよね。

１回だけのやりとりでは気にしないのですが、
例えば、文章量が少ないときや、
｢了解です｣の一言だけで返信が続いた時には
｢もしかして怒ってる？ 気分を害したのかな｣とか。

送っている本人は、
そんなことまったく思っていないとしても、
文字情報だけでは相手の感情を察するのが難しいので
冷たく見えてしまうことがあります。

クライアントや目上の方の言葉遣いに合わせますが
冷たく見えないように使っている技は

・1文に１つ絵文字を使う。
・「様」ではなく、「さま」「さん」と呼ぶ
・｢ー｣｢〜｣｢！｣を使う。
・一言付け加える

例えば、スタッフさんへの返事は
「了解です」より
「了解ですー」
「了解です！」
をの方が、快く了解したように思いませんか？

上司への返事は
「承知いたしました」
でも問題ないのですが、

「◯◯の件、承知いたしました」
「承知いたしました。ご連絡ありがとうございます」

と一言加えると丁寧になります。

どちらも
「了解です」「承知いたしました」
に、プラスαの書き方を織り交ぜて使って
返事一つにもバリエーションがあると
温かみのある文字コミュニケーションができます。

とはいえ、ドライな言い方でも冷たく感じない相手もいます。

それは関係性が築かれていたり
「この人は、言い方は冷たいけど、実際はいい人」
と知っているから。

普段のコミニュケーションで
お互いを知ることも大切ですね。

オンライン秘書アシスタントサービスOffice ATSUMI