事務職ってこんなに種類があるの？

みなさんこんにちは！AthleteAgentです！

今回のテーマは「事務職」です！

事務職と聞いて、皆さんはどのような印象をお持ちでしょうか？

多くの方が「書類作成」や「データ入力」といったオフィスワークを思い浮かべるかもしれません。
しかし、事務職はそれだけではありません。企業の運営を支える重要な役割を担い、幅広い業務に携わる職種でもあります。

また、「事務職って補助的な仕事？それとも総合職に含まれるの？」と、どのような役割を持つのか疑問に感じる方もいるでしょう。

この記事では、事務職が実際にどのような仕事を行っているのかなどについて紹介していきたいと思います。

◇事務職とは？

事務職は、書類の作成・処理、ファイリング、データ入力、電話や来客対応など、多岐にわたる業務を担当する重要な職種です。

一般事務、営業事務、経理事務、総務事務、人事事務、法務事務、貿易事務、学校事務、医療事務といったさまざまな分野で活躍し、それぞれの業務に応じた専門知識やスキルが求められます。
最後には、事務職の中でも特に似ている一般事務と営業事務の違いを記載しています。

一方で、「単純作業の繰り返しで楽そう」「定時に帰れる」「パソコンに向かって黙々と作業すればいい」といった固定観念は、事務職の実態を正確に反映していません。
事務職には、正確さや効率性が要求されるだけでなく、他者とのコミュニケーション力や、業務内容によっては高度な専門知識や法的知識が必要な場合もあります。

さらに、組織の一員として、業務の進行を円滑にし、他部署との連携を図ることも重要です。
事務職への転職や就職を考える際には、その職種の多様性と求められるスキルをしっかりと理解し、自身のキャリアプランと照らし合わせることが不可欠です。

◇事務職の仕事内容とは？

事務職の仕事内容を一言で表すなら、「他の社員のサポート」が最も適切でしょう。
営業職のように直接的に会社の業績に貢献することは少ないかもしれませんが、事務職は他の社員がスムーズに業務を進められるように支援することで、組織全体の効率を高め、その価値を発揮します。

では、事務職の具体的な仕事内容とはどのようなものなのかを紹介します。
業務内容は会社の規模や業種、配属先の部署によって異なりますが、ここでは事務職全般に共通する主要な業務について説明します。

まず、「書類の作成・処理」は、事務職の最も代表的な業務の一つです。
会社の運営には多岐にわたる書類が必要であり、例えば営業関連では見積書や請求書、納品書、法務関連では契約書や覚書、経理関連では経費精算や決算書類、人事・総務関連では給与明細や社会保険の書類が含まれます。
書類を適切に作成し、処理することが事務職の重要な役割です。

次に、「書類のファイリング・整理」も事務職の重要な業務です。
作成した書類は後で確認できるよう、きちんと整理し、保管する必要があり、紙の書類であれば、種類や日付ごとに分類してバインダーにまとめ、所定の場所に保管します。

電子ファイルの場合は、適切にフォルダを作成し、誰もが必要な書類にすぐアクセスできるようにするなど、正確かつ効率的な書類管理は、会社全体の業務を円滑に進める基盤となるのです。

「データ入力」も事務職が担当する重要な業務の一つです。
パソコンを使って、売上や在庫、顧客情報、社員の勤怠データなどを正確に入力します。
データの入力・管理は、会社の運営において非常に重要であり、ミスが許されない責任のある業務です。

さらに、事務職は「電話や来客対応」も行います。
外出や会議が多い営業職や企画職に代わり、電話応対や来客対応を担当し、情報を適切に伝達することで、会社全体のコミュニケーションが円滑に行われるようにします。
特に会社の代表番号にかかってくる電話は事務職が対応し、迅速に担当部署へ振り分けることが求められます。

また、「郵便物の発送・仕分け」も事務職の業務の一環です。
会社が取り扱う重要書類や契約書、請求書の郵送管理を担当し、これらの書類が確実に、そして期限内に届けられるようサポートします。
さらに、備品の発注・管理や、会議やイベントの運営サポートも事務職の重要な業務です。

事務職の仕事は、業務を通じて、組織全体の運営を支える重要な役割を担っています。

他の社員を支援するだけでなく、会社全体の運営を円滑に進めるための基盤を構築する役割を果たしており、その存在は組織の成功に欠かせないものです。

◇事務職に必要なスキルは？

事務職で働くために必要なスキルや能力を理解しておくことは非常に重要です。
ここでは、事務職で成功するための重要なスキルを3つご紹介します。

1. コミュニケーションスキル
事務職において、最も重視されるスキルは「コミュニケーションスキル」です。
社内外の多くの人と連絡を取り合う機会が多く、営業事務のように顧客との対応も含まれるため、ビジネスマナーを守り、相手の意図を的確に理解し、自分の要件を正確に伝える能力が必要不可欠です。

また、他の社員からのサポート依頼が頻繁に発生することもあります。
その際、仕事が増えることに対して前向きに取り組む姿勢が求められ、職場内での円滑なコミュニケーションや、気遣い・思いやりといった広い意味でのコミュニケーションスキルも重要です。

2. パソコン・Officeソフトのスキル
事務職のほとんどの業務はパソコンで行われるため、「Windows」パソコンの基本操作や「Excel」「Word」の利用は必須スキルであり、ソフトを使いこなし、効率的に書類を作成する能力が求められます。

会社によっては専用のソフトを使用する場合があり、新しいシステムに対する柔軟な対応力も必要です。
新しいツールやシステムに対する適応力を高めるためには、基礎的なパソコンスキルが欠かせません。

3. 作業の正確さ・スピード
事務職では、「書類の作成・処理」「データ入力」「書類の整理」といった業務が主な役割です。
会社の業務内容を正確に記録・伝達することが目的です。そのため、ミスなく業務を遂行する「正確さ」は極めて重要です。

また、多くの書類には締め切りが設定されており、期限内に迅速に対応するためのスケジュール管理能力も必要です。正確さとスピードを両立させることで、事務職としての評価を高めることができます。

◇一般事務と営業事務の違いは？

ここでは、事務職の種類の中で特に間違えやすい一般事務と営業事務の違いを紹介します。

営業事務は、一般事務に似ている職種ですが、その役割は営業担当者のサポートに特化しており、いくつかの重要な違いがあります。
一般事務が会社全体の事務作業を幅広くカバーする一方で、営業事務は営業活動に密接に関連した業務に集中します。
例えば、営業事務は営業資料の作成や顧客からの問い合わせ対応、受注・発注の管理、在庫確認など、営業プロセスを円滑に進めるための事務作業を担います。

営業事務には、単なる事務作業だけでなく、取り扱う商品やサービスに関する深い知識が求められることが多いです。
営業担当者が顧客に対して的確な情報を提供できるようにサポートし、時には技術的な質問に応じることもあります。
また、業務の中で迅速かつ正確な対応が求められるため、優れたコミュニケーション能力や問題解決能力も必要です。

営業事務は一般事務よりも専門的な知識やスキルを活かし、営業チームの成果を後押しする重要なポジションです。
企業の成長に直接貢献する役割を担っており、そのためには、業界に関する知識の向上や営業担当者との緊密な連携が求められます。

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