「良い振り返り」をするためのファシリテーション

2023年2月28日 23:29

こんにちは、SUZURIで開発ディレクターをしているきなこです。
皆さん、プロジェクトがひと段落したあとに振り返りしてますか？

最近、いくつかリリースが終わったり、イベントなどがひと段落したので、携わったメンバーの皆さんと振り返り会を実施しています。
そこで自身が実施した中で「この振り返り会、よかったな〜！」と思えた会のファシリテーションで気をつけたことをまとめました。

「良い振り返りしたい！」という方の参考になりますように🌱

✅ そもそも「良い振り返り」とは

私の考える良い振り返りとは以下のような状態になる会です。

それでは、良い振り返り会にしていくためにはどんなことをしたら良いのでしょうか？

まずは振り返りの目的を決めるところから始めます。
例えば、次のプロジェクトに生かす材料探し、今回の施策のKPIへの影響度を振り返る、など。

すると、適切な振り返りの手法や参加メンバーも決まってくるはずです。
今回の記事では、振り返りによく使われるKPT法を使う前提で説明していきます。

KPT法とは、下記の3つを中心に振り返る手法のことを意味します。
Keep：良かった点を続ける
Problem：問題点・課題点を見つける
Try：問題点・改善点に挑戦する

振り返りの目的と手法、参加メンバーが決まったら以下の準備をします。

また、振り返り会の日時が決まったら、メンバーに「いつ振り返り会をするよ！」と告知しておくと振り返りやすいです👍

特に、プロジェクト終了から日付が経っていると忘れていることが多いので、事前に思い出すためにも告知しておくと良いです！
（そもそも、忘れる前にやるのが良さそう）

準備ができたら早速、振り返り会に臨みましょう！

まずは会の目的を共有し、何のために振り返るのかをすり合わせます。
例えば「次回のリリースにも生かしたい！」ということが目的だったら振り返り＋次回の施策をもっと良くできるTRYが出てきやすくなるはずです。

次にKPTを出すのですが、1番最初に意見を出すのはハードルが若干高いです。そこで、Notionなどで事前に用意する場合はファシリテーターがいくつかカードを書き起こしておくと書くハードルが低くなってオススメです👍
（可能であれば参加者に事前に書いてもらう、とかもアリです）

また、KPTを出す時は10分間時間を取り、時間になったら振り返るような進め方をすると、全体の1時間で意見が出る&それをまとめて次のアクションを出すという理想的な時間配分がしやすいです。

なお、意見がたくさん出る最高な会だと時間がオーバーしがちなので、ProblemとTRYをセットで振り返るなどの進行方法をオススメします。

TRYやプロジェクトの結果から、次のアクションを決めましょう。

「次に実施するときは、これを実践しよう」「次回も続けよう」「次はこの目標を達成できるようにしよう」など、振り返りのゴールとして次のアクションを決められると振り返りの意義があるのかなと思います。

あまり意見が出てなかったら、一旦プロジェクトの進行について話しながら振り返るタイムを取って、5分くらい書く時間を作ると意見が出てくるかと思います。（いつキックオフして、ここでこんなことあったねーとか）

また、参加者に向けて振り返り会の目的をあらためて共有する・すり合わせると「どんな意見を出せば良いのか」がわかりやすくなって意見が出るきっかけとなるかもしれません。

どうしてもスケジュールが合わない…そんな時は非同期の振り返りというのもあります（が出来れば同期して振り返るのをオススメします）

事前にNotion等でたたきを作っておきましょう。
また、自身の振り返り内容を可視化しておくことも大切です。

非同期だとなんとなく振り返りをせずにのんびり過ごしてしまいがちなので「いつまでに振り返りを記載しよう！」という期限を決めておくと良いです。

振り返りをするときに気を付けていることを紹介しましたが、他にも話しやすい雰囲気作りやアイスブレイクなど、良い振り返り会を作る細かな工夫は沢山ありそうです。

私も試行錯誤しまくっているので「こんな振り返り方・ファシリテーションはどう！？」みたいな最高なアドバイスあったらコメントなどで教えてもらえると嬉しいです。

最後まで読んでくださり、ありがとうございました。
このnoteを読んだ方が最高の振り返り会を実施できますように。

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