Gmailで作業効率アップ！ (Google認定教育者Level2 試験勉強日記５)

　それこそ何年も使っているGmail、すっかり「使えている」気でいました。それなのに、改めて勉強してみると便利な機能がたくさんあることを知り驚いています。

　毎日使うものだからこそ、ちょっとしたくふうの積み重ねが大きな効果を生みそうです。

　今回取り組んだのは、GoogleのTeacher Centerの上級トレーニング、ユニット３です。

保護者へのお便りの定型文を作る

　学校では時々、クラス担任が保護者に向けて、行事や時間割などの連絡を連絡アプリで配信しています。

　連絡アプリ自体はGmailとは別のツールを使っています。ですが配信する文章は、事前に管理職の先生にGmailで送って確認してもらっているのです。

　そこで定型文（テンプレート）をGmailに作っておいて作業を効率化して、かつちょっとしたミスで迷惑をかけるなどのトラブルも防げるのではと考えました。

定型文（テンプレート）を作る

　下記サイトを見て、テンプレートを作ってみました。これはいい！

参考にしたサイト

Gmailで定型文を追加・編集する。

さらにショートカットで効率化したい

　テンプレートを作ったら、それを適用するまでの操作に何度もクリックするのさえ煩わしいと感じてしまいました。そこでショートカットを使ってみます。

　テンプレートの適用を直接制御するショートカットはないようでした。代わりになりそうな操作を探してみると、

「作成(c)」のショートカット
→「Tabキー」で「その他のオプション」まで移動
→矢印キーやエンターキーで目的のテンプレートを選択

といったことはマウスを使わずにできそうです。その時の作業環境次第で使い勝手の良い方法を選ぶことになるのでしょうね。

参考にしたサイト

Gmail のキーボード ショートカット - パソコン - Gmail ヘルプ

当たり前を見直す

　これまであまりに当たり前に使っていることでも、改善の余地はあるんですね。試験勉強を通してまだまだ新しい気付きを得ていきたいと思います。