Notionを活用したお客様管理データベース

昨年末頃にNotionという素晴らしいツールと出会い、本当に感動した。迷わず有料の個人Proバージョンを購入し、日々利用している。その感動を共有したいと思い、この記事を書き始めた。なお、Notionの基本操作に関する説明ではなく、単純に私が利用している一つのユースケースです。また、お客様管理といっても主にBtoBビジネス向けの管理方法かも知れないです。

上の図が完成したイメージです。私が実際に使っているのはお客様データが入っているので、共有できませんが、笑。

まず、NotionのDatabaseの中でTable（Full Page）を作成する。上の図で分かるように下記のような項目を管理している。もちろん、項目は自由に追加できる。

・会社名（Name）：デフォルト項目でお客様の専用ページへリンク
・タイプ（Type）：Select Fieldを利用
・地域（Region）：Select Fieldを利用
・リードソース（Source）：Select Fieldを利用
・ステータス（Status）：Select Fieldを利用
・最終連絡日（LastContact）：Date  Fieldを利用

これで一覧でお客様一覧が確認できて、デフォルトの機能であるFilterや検索などを利用して絞り込むことが可能になる。更に、下記のようにBoard Viewを利用してテーブルとは別の形で一覧を見ることができる。

ここまではただのお客様一覧だが、これは普通のCRMツールに全部あるでしょ？と思われるかも知れないが、私が一番好きなのはお客様それぞれの情報を一つのページに納めることができることです。テキストでも画像でもリンクでも動画でも特定のお客様のあらゆる情報を全て一つのページで一元管理できる。では、お客様ページをみてみよう。

個人的な趣味だが、私はページアイコンをお客様のロゴにしている。また、ページカバーはお客様のスローガンなどが含まれている画像をスクリーンショットを撮って利用している。ページを見るたびに一人で盛り上がっている。笑。

お客様ページの中心内容は議事録や中期計画や組織図などである。お客様が多ければ多くなる程それぞれの状況が頭の中では覚えられなくなっている。急に言われても何だっけ？と思う時がよくあるので、打ち合わせ前に一度このようなまとめたページを読んでも良いかも知れない。なお、議事録はそれぞれ更に一つのページずつ管理している。

議事録は単純に人それぞれのスタイルだと思う。もちろん、決定事項と次のアクションが一番重要ですね。でも、会議の抜粋もたまに振り返る時に役に立つ場合がある。なので、些細なことでも書いておくこともよくある。

まとめると、お客様一覧を作成して、それぞれに一つのページをアサインする。そのページに該当お客様の重要な情報を分かりやすく要約しておいて、いつでもすぐ確認できるようにする。更に、議事録はそれぞれもう一階層のページで管理することですごく綺麗に整理されてる気がする。もう一度完成図を載せておく〜　では、全部読んだ方には役に立った情報であれば幸いです。