自分の経験を全て書いておけばミスとストレスを減らせる【仕事であったことを検索できるようにメモする意味】

2023年3月25日 14:11

私が仕事をする時にしている工夫で一番役に立っているのは、
【自分専用のお助けメモ】を作ること！

特にパソコンを常に触れられる仕事をするかたにおすすめです。

ちょっとしたミスが多かったり
調べ物に時間がかかってしまったり

また、失敗やわからないことが発生するのが心配な人は
ぜひ真似してやってみてください^^

内容の説明前に、私が普段どんな業務をしているかをざっと説明します。
読み飛ばしてもOKです。

日中は機械の設計・開発業務を担当する会社へ勤務しています。
兼業としてWEB制作（HPの制作、文章の制作、動画の編集）をしています。

日中の業務でどういう仕事を担当するかといえば

などなど。やることは多岐に渡るし常にマルチタスク状態です。

考えることがたくさんある時は、とにかくメモしていつでも調べられるようにする！これが一番大切だと私は思っています。

イメージはこんな感じ。

実際のものは会社のPCかつ守秘義務があるのでお見せできませんが、
大体こんな感じで全て書き出しています。

書く際に外せないコツは以下の2点

描き始めたのは5年前。
項目は1200行くらいになりました。
当時仕事が忙しすぎる&やることが多すぎて
精神的にまいっていた時にミスが重なることがありました。

設計のミスは場合によっては何百万円と損失が出ます。
なんとかしたいと思いました。

どうすればミスが減らせるか？
どうすれば少しでも負担を減らしながら仕事に当たれるか？
頭がこんがらがるのを減らせるか？と考えた時に効果がありそうと
思って取り組み始めたのが、全てメモしてアウトプットすること。
それを調べられるようにすること。

それまでもミスした内容は繰り返さないようにメモをしたり
業務を覚えるために資料にまとめたり
先輩や上司から習ったことはまとめていましたが、
PC上で一括検索がかけられる形にはなっていませんでした。
資料やノートはバラバラの場所にあります。

調べられるように、必要な時にすぐ検索できるようにしたことで
よかったことがたくさんあります。

このメモを作るようになってからは、

調べ物にかかる時間が短くなりました。
問い合わせの際に回答がスムーズになりました。

難しい内容の問い合わせや怖い営業さんやサービスマン（機械設計の業界にはまだまだ職人気質の方も多いです）
からの急ぎの要求にも落ち着いて対処できるようになりました。
一度でも対応した内容はメモしていますし、全く同じ内容でなくても調べたり対応手段を考えるとっかかりになるからです。

同僚から頼られるようになりました。
メモをとっていることは知っているので、
わからないことがあると聞かれることも増えました。

仕事のミスも減りました。
特に過去失敗したことは繰り返すことが減りました。

書く内容は自分がわからなかったこと・困ったこと・感じたこと
特に苦労したこと・嫌だったことは絶対書きます。

また基本は【自分専用のメモ】と割り切って作ることが大切です。
自分しか見ないのだから書き方にルールはないし、
内容に縛りも遠慮もいらないし、
後で修正するのも自由だし。

そう考えればスムーズにアウトプットできましたし、
内容に変なフィルターがかかることもなくなり
役に立つ情報や自分の経験を残せるようになりました。

もちろん必要であれば同僚に内容を教えることもありますし、
会社のPCにあるデータなので見ようと思えば誰でも見られるわけで
上司の悪口なんかは思っても書いてはダメですがw

それでも理不尽に感じたことやそれにどうやって対処したのか
また思い返してみたらこう対処すればよかったなどのメモは
残していますね。

一行からでもいいです。
もし仕事がうまくいかない、ミスが多い、心配ごとが多い人は真似してみてください。
情報をアウトプットするだけで解決できる仕事の困りごともあります。
アウトプットすることで自分の気持ちの整理がつくこともあります。

この記事が、誰かの仕事の助けになるといいなと思っています。
ここまでお読みいただきありがとうございました！

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