ビジネスフォンを活用した業務効率改善

今回はビジネスフォンを活用した業務効率改善についてです。
ビジネスフォンは主に事務所の電話機能として使われますがうまく使えば業務効率を改善できることもあります。
ビジネスフォンの活用の幅が少しでも広がってみなさんが少しでも楽になれば幸いです！

複数拠点で内線回し

複数拠点がある場合、拠点間の電話どうしてますでしょうか。
いちいち、電話に出て、「この電話番号はこちらではないので〇〇の番号へ電話してください」と伝えるか電話を切ったり保留にしたりして繋いでいることもあるのではないでしょうか。
実は、別拠点であってもVPN環境でビジネスフォン同士のネットワークを同じにすれば内線のようにボタン一つで繋ぐことができます。

外でも内線回し

事務所にかかってきた電話を内線で回すことよくあると思いますが、その人が事務所内にいなかった時はどうしていますでしょうか。
おそらく、一度電話を切るか保留にして外の人に電話を繋ぐようにしてもらうなんてことをしている方も多いと思います。

それを内戦のようにボタン一つで繋ぐことができれば便利ではないでしょうか。
ボタン一つでできれば圧倒的に外線への繋ぎも楽になり業務効率が上がります。

この仕組みをやるには、内戦の電話と外で使っているスマートフォンをVPNという仕組みでつなぐことできます。
VPNの仕組みを使うことで外にいても事務所のネットワーク状況と変わらないので電話を繋ぐことができるのです。

このVPNという仕組みはルーター間で行うことが通常なのでVPN機能に対応しているルーターがあるのであれば設定でできると思いますが、VPN機能がないルーターの場合は新たに導入する必要があると思うので、自社のルーターが対応しているのかどうかは説明書や販売店、メーカーに問い合わせて確認してみるといいかもしれません。

IVR機能で問合せ内容を予め分ける

これまでは、VPN環境を活用した内線機能をフルに活用した方法でしたがこれにさらにプラスして、そもそも電話に出る前に予め問合せ内容が振り分けられてその問合せ内容に対応する事務所や人に最初からつなぐことができれば内線をつなぐ手間も省けて便利です。

これを可能にするのがIVR機能というものです。
銀行とかに電話すると、「〇〇の御用の方は〇番を押してください」みたいに流れることあると思いますが、あれです。
あの自動設定で予め分けつつ、例えばお金に関することであればA拠点の〇〇場所の電話、会社情報の問い合わせであればB拠点の〇〇部署の電話のように分けることができます。
このIVR機能はビジネスフォンについてることが多いです。

設定は必要ですが自分たちでやる場合特に追加料金等はかからないと思うので自社のビジネスフォンがこれに対応できるのかどうか確認してみてください。
もしわからない場合は購入した販売店やメーカーに問い合わせてみるのもいいと思います。

まとめ

今回はビジネスフォンの活用で業務効率を少しでも改善するやり方についてでした。

電話を受け取るということは変わらないですが「電話の受け取り方」を変えるとかなり便利になります。
この受け取り方はいまのビジネスフォン等でできる場合、できない場合あるので確認が必要です。
いまのものでできるのであれば活用しない手はないですのでぜひやってみてください。

最後まで見てくださいましてありがとうございます！

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