複業採用の教科書〜Day1編〜
こんにちは。株式会社Another works代表の大林です。累計1,000社、100自治体、60,000名以上にご登録いただいている総合型複業マッチングプラットフォーム「複業クラウド」を運営しています。
今回は、「複業クラウド」リリース4周年を記念し、複業採用ノウハウをnoteで無料大公開します！企業様からよくいただくご質問を基に全10回に分けてリアルを書きましたので、お見逃しなく！
①採用基準編
②求人作成編
③書類選考編
④求人公開型編
⑤スカウト型編
⑥面接編
⑦単価交渉編
⑧Day1編 ←本noteはココ
⑨トラブル編
⑩複業転職編
第8回 Day1編
前回までは、候補者の方と出会い、採用するまでの過程で抑えておくべきポイントをご紹介してきました。今回からはいよいよ、採用した複業人材と業務をスタートしていきます。
第8回では、業務をスムーズに進める上で重要なDay1、初日のポイントをご紹介していきます！Day1では、複業人材へいきなり業務を依頼するのではなく、複業人材とやり取りするメイン担当者と複業人材が顔を合わせるキックオフミーティング等を実施し、コミュニケーションをとりましょう。
これから紹介する5つのDay1 TODOがそのままキックオフのアジェンダとなりますので、参考になれば嬉しいです！
☑Day1 TODO①自己紹介
まず始めに、改めてお互いに自己紹介をしましょう。会社概要や事業概要はもちろん、担当者個人のプロフィールなどもお話するとよいでしょう。また、複業人材の方にも改めて自己紹介をいただき、ラフにコミュニケーションをとっていきます。
ここでは、休日の過ごし方や趣味などプライベートな話をするのもポイントです。
複業では、本業以外の時間に稼働するため、休日の時間を使って業務をするケースも多々あります。プライベートな話をできる関係性を築いていれば、「今週は家族と旅行に行くので土日稼働できませんが、連絡は取れるので緊急連絡はしてもらって大丈夫です」「1カ月後の○○日に趣味の活動が入ったためリスケジュールさせてください」のように、複業人材側からスケジュール連携をしてもらいやすくなり、最適に業務依頼や業務量の調整をすることができます。
☑Day1 TODO②1カ月後の目標を確認
次に、目標の確認です。複業で業務を依頼する上で、期待していることや1カ月後の理想状態を共有し、共通認識を持つようにしましょう。
「1カ月後にXXがXX件増えている状態」のような定量的な理想状態はもちろん、「プロジェクトにおいて大切にしている考え」や「達成したときの世界観」などの定性的な部分も伝えることでよりよいアウトプットを期待できます。
理想状態を予め摺り合わせておくことで、期待するアウトプットが出なかった場合にフィードバックしやすくなる点でもメリットがあります。つい言いづらくなってしまう部分も共通の理想認識があることで正しく伝えることができるのです。
☑Day1 TODO③稼働時間の確認
次に、稼働時間の確認です。3つの項目を中心に稼働時間を確認した上で、業務の依頼スケジュールを整理します。
3つの確認項目
1.稼働時間( X曜日 XX:XX)
2.テキストの返信可能時間
3.本業の繁忙期
特に確認すべきは、【3.本業の繁忙期】です。例えば、「月末最終3営業日は本業が忙しい」「X週目～X週目は長期出張があります」など複業業務に割ける時間が少なくなるタイミングを事前に確認しましょう。
これらを予め確認しておくことで、月内で依頼業務量を調整することができ、最適なコミュニケーションをとることができます。また、複業人材からの「急に忙しくなってしまって対応できません」「期日に間に合いませんでした」などのトラブルを未然に防ぐことができます。
次に、3つの確認項目を基に、業務の依頼スケジュールを摺り合わせていきます。
業務の依頼スケジュール
1.依頼日（毎週X曜日XX:XX）
2.締切日（依頼からXX日後）
依頼日を決めておくことで複業人材も「依頼が来るタイミング」が分かっていれば、時間確保ができます。
また、締め切り日も「依頼からXX日後」という形で目安を確認することで、企業側もスケジュールを立てやすいでしょう。「急ぎです」「時間があるときで大丈夫です」などの曖昧な締め切りや業務依頼は、人によって温度差があり、業務の遅延やトラブルに繋がります。しっかり事前に摺合せておきましょう。
☑Day1 TODO④定例ミーティングの日程調整
稼働時間の確認ができたら、定例ミーティングの日程調整をします。おすすめの頻度は「週1回1時間」、「平日8:00-20:00」の時間帯、オンラインでの実施です。＊業務によっては不要なケースもありますので、案件ごと必要に応じて設定してみてください。
おすすめの定例ミーティング日時
頻度：週1回
時間：1時間
時間帯：平日8:00-20:00
方法：オンライン
定例ミーティングがあることで、業務進捗や不明点、次回業務の内容を摺り合わせる意識付けとなり、プロジェクトの進行漏れや遅れを防ぐことができます。
複業人材との定例ミーティングのポイントは、たとえノーアジェンダでも実施することです。社内メンバーであれば常に顔をあわせているためスキップしても問題ないケースでも、複業人材とのミーティングを頻繁にスキップしてしまうと、癖がついてしまい、疎遠になることでの解約や辞退に繋がってしまいます。アジェンダがあるようにプロジェクトを進捗させることが前提重要ですが、顔を合わせること自体にも価値があります。
☑Day1 TODO⑤コミュニケーションツールの確認
最後に、業務依頼や資料共有をする際のコミュニケーションツールを確認しましょう。（セキュリティ上難しいケースを除き）スピード感をもってやり取りできるよう、メール以外のチャットコミュニケーションツールを活用することをおすすめしています。
複業人材の方が慣れていないコミュニケーションツールを使用する場合は、設定やアカウント登録を丁寧にサポートしましょう。
他にも、電話でやり取りするのを好むのか、緊急時以外はテキストコミュニケーションがよいのか、個人によってタイプが分かれてきますので、事前に確認しておくとよいでしょう。（電話のみでやり取りをするケースでは、業務依頼の際にトラブルが発生しやすいため、【トラブル編】で解説します）
また、忘れてはいけないのが、緊急連絡先の確認です。緊急性の高いトラブルが発生した際の連絡先も併せて確認しておきましょう。
ここまで複業人材とのDay1で実施する5つのことについて解説してきました。『複業採用の教科書』もいよいよクライマックスです！次回は、複業人材とのやり取りで発生しやすいトラブルを4つにまとめていきますので、是非チェックお願いします！
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