後輩指導では『スケジュール管理力』×『見通し力』を養う
こんにちは。ami.です。
私が経験から学んだ後輩指導のポイントの3回目です。
1回目
2回目
今回は『スケジュール管理力』と『見通し力』についてです。
「スケジュールぐらい一人で立てられるだろう」と思われる方もいらっしゃるかと思いますが、これが意外と重要なんです。
というのも、
例えば「Aの資料を○日までに作成してほしい」と指示した際に、
期日までミチミチに作業をしてしまうと
・イレギュラーな案件が入ったときに対応ができない
・本人の急な体調不良等で期日に間に合わない
・得意先（または上司）から急に期日を前倒しされて間に合わない
といったことが起きてしまうからです。
とりかかる業務は１つだけではなく、複数の案件を同時にこなす必要が多くの場合あります。
うまく業務をスケジュール管理できないと、１つ１つが中途半端な完成度になってしまったり、期日に間に合わなかったりといった問題につながってしまいます。
そのため、スケジュール管理が重要になってくるわけです。
それでは必要な指導について、順を追って説明します。
①業務の優先順位をつける
業務内容の重要度、業務ボリューム、緊急度を踏まえて優先順位をつけます。
この際に『重要度』については、本人の重要度ではなく、『会社としての重要度』で考える意識を持ってもらいます。
『やりたい仕事』ではなく、『会社として重要度の高い業務』を優先させるということです。
得意先の優先具合、緊急度合など
会社としての方針があると思うので、必ず部署内で重要度を確認し合います。
②業務にどれぐらい時間がかかるかを書き出す
やみくもに業務に取り掛かっては、スケジュール通りに進まないことが多いにあります。
自分でどれぐらいこの業務に時間がかかるのかを書き出してみることが最初は大切です。
これが『作業の見通し力』です。
例えば企画書を作る際にはおおよその骨子を作成し、このページには〇時間、ここのパートには□日といったように細かくスケジュールを立てておくとさらに良いでしょう。
細かくスケジュールを立てておくことによって、進捗状況も追いやすくなります。
また人によって作業にかかる時間は異なります。指導する側は、指導者の時間感覚でスケジュールを立てさせないように気をつけることが重要です。
「これぐらいの時間でできるだろう」は危険です。
③予備日も考慮しカレンダーに落とし込む
時には前述したように、得意先（時には上司）から前倒しして資料の提出を求められることもありますし、急な体調不良やイレギュラーな業務対応が入ることもあります。
そして他者に依頼するようなことがあると、より自分ではコントロール出来なくなってしまいます。
そのためには、『予備日』を設けたスケジュール管理が必要になってきます。
『予備日』はあくまでも『予備日』なので、何もなければほかの業務にあたることができますし、自身が挑戦してみたい！と思う業務へ時間をあてることもできます。
作業がスケジュール通りにいくとは限らない
社会人になるとより思うのですが、スケジュール通りに業務が進まないことは大いにあります。
なので、『②業務にどれぐらい時間がかかるかを書き出す』のときに立てた細かいスケジュール通りにいかなくても仕方がないことが多々あります。
そのときにどのようにリスク回避をするかも考えておくと良いと思います。
予備日にその作業を充てるのか、割り切るのか、他者にヘルプを頼むのか…。
（時には割り切るための目標管理は後日。）
ただ『他者にヘルプを頼む』際には、余裕をもって依頼する必要があります。そのためにも予備日をもうけた余裕のあるスケジュール調整が必要になります。
円滑に・かつ無駄な残業削減のためにも『スケジュール管理』と『見通し力』は、早いうちから指導していくべき内容だと私は思います。
以上！
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