【幹事の極意】会社の飲み会を開催するための6つのステップ
こんにちは！
株式会社マイベストでバックエンドエンジニアをしています、井上周(@isaka1022)と申します。
年度替わりで歓送迎会やお花見などの季節イベントが多くなるこのシーズンですが、年次が上がったり、環境が変わることでいろいろな「幹事」の仕事を任される人も多いのでしょうか？
今回はそんな方々に向けて、僕の幹事経験で得た知見を共有することで役に立つことができればと思いnoteを書くことにしました。
0. はじめに
僕はマイベストのプロダクト開発部に1人目エンジニアとして配属されました。
若手として中大きな（？）役割として、飲み会の幹事があります。
部署での今後の動きやチームを決める「オフサイトMTG」の懇親会、新入社員が入る際の歓迎会、そして夏の納会や忘年会新年会など、気づけばたくさんの飲み会の幹事を行ってきました。
もちろん、幹事はいろいろと大変なこともありますが、僕が研修で読んだ田端信太郎さんの『これからの社会人の教科書』の内容も頭にあり、率先して引き受けるように心がけてきました。
37 幹事を経験することで得られるもの
きちんと幹事をまっとうすることができれば、みんなから感謝とリスペクト
を得ることができます。そしてなにより得られるのは「影響力」です。
飲み会が盛り上がっているときのグルーヴ感というのは、権力関係の中では決して得られないものなのです。
とはいえ幹事を最初にやるときはわからないことも多いのと思うので、僕もまだまだ未熟ではありますが、これまでの幹事経験の知見を共有できればと思います。
1. 会の目的の確認
幹事を任されたときに、まず考えるのは会の目的です。
なかなか普段会わないメンバーが一同に会す懇親の場、新しく目標が決まったチームの決起会、新しく入ってきた社員の方が周りと馴染むのを手助けする、など飲み会によって異なった目的や役割があると思います。
会の目的をまず最初に決めて、そこから逆算して後の準備を始めていきます。
もしも目的があいまいだったり、いくつかある場合は自分なりで目的を定義するとよいと思います。例えば「全員が楽しめる会にする」「一人も取り残さない会にする」などです。
すごい大成功を求めて当初の目的からそれた形になるよりも、多少は地味でも目的にしっかり沿った会を開催するほうが大事だと思っています。
2. 参加者の調整
目的が決まったら、次に抑えるのは参加者です。皆さん忙しいなかで時間を参加してもらうので、日程はなるべく早めに抑えましょう。
お店や会場などはその後からでもなんとかなることも多いですが、「声をかけるべ気人にかけ忘れていた」「連絡が漏れていた参加すべき人の日程が抑えられていなかった」などは致命的で取り返しがつかないので、注意してください。
今の時代、日程調整の方法は調整さんでも、Googleカレンダーでも、Slackのスタンプでも便利なツールはたくさんあります。
3. 予算調整
参加者が集まったら、予算周りを整理します。
会社の補助や制度を使う場合にはその条件を確認し、使わないで参加者から徴収する場合には、先にだいたいの1人あたりの予算を決めて、総額を出しておきます。
4. お店選び
ここまで来て、お店を探し始めます。
いかに良いお店を予約できるかが幹事の腕の見せどころでもあります。
お店を予約する
お店選びに僕が重視したのは主にお酒、食事、立地、雰囲気の3点です。
参加者がアクセスしやすいか
立地についても、集まりにくい場所だと移動する必要があり、幹事としても、参加者も考えることや手間が増えるので、なるべくアクセスが良いところを選ぶのが無難です。
食事・お酒の内容で決める
まずは参加者の方にアレルギーやお酒が飲める/飲めない、好き嫌いの有無を確認しましょう。
これで、ノンアルコールドリンクがあるかどうか、NGな食べ物かどうかといった観点がお店を除外する条件として入ってきます。
エリアが決まったら、メンバーに合わせてお店を決めていきます。
落ち着いた人が多ければ静かな雰囲気のお店にしますし、若いメンバーが多ければ大衆系などにします。
日本酒などの和食を好む人が多いか、ワインなどの洋食を好む人が多いかでも別れるかと思います。
このあたりの好みなどは先輩の経験者に聞くか、もしも初めての幹事の場合はアンケートや直接希望を取ってしまうのが楽です。
ご飯の美味しさにも気を配ります。自分が美味しいと思うお店でも、メンバーによっては、グルメな方がいたり、いいお店に通い慣れている場合もあるので、食べログの評点や口コミも確認します。
お店の雰囲気やレイアウトは適切か
また、目的に応じてお店のレイアウトを考えることも意外と重要です。
チームごとに話したほうがよければチーム数分のテーブルがあるか、または全員で同じテーブルで話したほうが良いか、貸し切りのほうがよいかを検討します。
ちなみに、1つの話題を共有できるのは6人までらしいという話をどこかで聞いたことがあり、1つテーブルは最大6名くらいになるとよさそうです。
ちなみに会社だとSlackを使ってやりとりが行われているため、お店が以前に使われたことがあるか、他部署がどのようなお店に行っているのか社内Slack検索をかけるということもやっていました。
ある程度お店が絞れてきたら、あとは独断で決めてしまっても良いですが、いくつか候補を出して投票にするケースもあります。
方向性が違うお店を候補として出して、参加者の方々に選んでもらうようにすることで、次回のために人気があった第2候補はブックマークしておいたり、投票結果を見て人の好みを把握して次の会の参考にしていました。
社内開催という手
弊社だと会社内に飲食ができる場所もあるので、社内で開催することもやっていました。
予算を抑えられる
デリバリーやお酒の配達をお願いすると、お店に比べてかなり安くいいお酒を飲むことができます
時間に融通が聞く
予約時間に縛られることがなく柔軟に開催できます。また、途中参加や途中退室、乾杯だけ顔出します、みたいな人たちでも参加してもらいやすいです。
人数の過不足に柔軟に調整ができる
お店だとキャンセルの連絡や厳密な人数把握が必要ですが、社内であれば自分たちで手配するので、ざっくりと把握しておけば厳密に把握する必要がありません。
大人数でも、立食形式でいろんな人と話せる
立食形式で場所を取ろうとするとなかなか大変ですが、社内で立食にすればむしろ机や椅子の準備が不要になり、開催が楽です。
動きながらいろいろな人と話すことができます。
大変なこと
一方で、食べ物と飲み物、カトラリーやおつまみなどの追加の手配が必要になるので、準備の負担が増えます。
同期社員や後輩などにヘルプを頼み、一人ですべてやろうとしないのがおすすめします。僕の場合はチェックリストを作って共有・分担していました。
また、注文するフード・ドリンクの量も見極めるのが難しいです。
余ったり足りなくなってもしょうがないので、一人あたりの量から逆算して見積もります。少し予算には余裕を持たせておいて、もしも足りなくなったらUber Eatsやコンビニ等で追加で注文できるようにしておくと安心でしたし、当日柔軟に対応できました。
5. プラスアルファで何ができそうか考える
せっかく人が集まるのであれば、追加でできそうなことがないかも考えます。
例えば誕生日が近い人はいないか、お祝い事はないか、といったことなどです。幹事の最初は僕もここまで気が回すことができませんでしたが、一度指摘されてから意識するようにしました
6. 当日慌てないように事前準備をする
当日は、必ずイレギュラーが起きます。
例えば誰かの体調不良や、時間に間に合わない、お店の予約時間を間違えていた、などなどです。
幹事であれば、どんなことにも慌てないのが大事です。その日のことを一番知っている幹事が慌ててしまうと、もしも他の人が助けようと思っても何もすることができません。
だいたいの問題はなんとかなります。ピンチのときほど、堂々とふてぶてしくいてください。
冷静に、起きている問題や、変更できること、できないこと、リスクなどを考えて、最善な方法を取りましょう。
当日のイレギュラーに対応できるようにするためにも、事前に準備ができることはなるべく終えて置くのが大事です。例えば、飲み物の買い出しやお金周りなどがあります。
特にお金は当日や社内で代理で建て替えをする場合に小銭がないと、意外と準備するのが大変なので銀行などでの小銭の用意や、事前にわかっている金額分についてはぴったり用意しておきましょう。
項目ごとに現金を用意して封筒にまとめておく
おつりが必要な場合には500円玉などを予め用意しておく
回収したかどうかがわかるようにチェックリストやメモを残す
また、お店から領収書を忘れないでもらうようにしましょう。代理で支払いをお願いする場合にもその旨をリマインドしておきます。
最後に
ここまで書くと幹事はとても大変でやることも多いと思います。その割にあまり感謝されることも少ない裏方の役割だと思っている人も多いのではないでしょうか。
しかし、見てくれる人は幹事としての仕事ぶりを見ていますし、ちゃんと感謝も伝えてくれます。
もちろんそういった見返りを求めて幹事をするのもいいですが、僕は幹事をすることで、会を成功させて参加者が満足してもらえたときに、役に立った貢献感ややりがいを得ることができるのが何よりの幹事の醍醐味だと思います。
参加者が解散するまで気が抜けない幹事ですが、任された義務感からではなく、みんなに楽しんでもらいつつも自分が楽しむような気持ちでやるのがおすすめです。
会社の予算も使いながら、自分が思うように参加者の人を喜ばせる裁量も多い役割だと思うので、上手に自分のモチベーションもコントロールして、幹事を楽しむ心を忘れないように、参加者が満足してくれる会を開催してくれうればいいなと思います！
僕もまだまだ幹事力を伸ばせていけたらいいなと思うので、もしもみなさんが幹事するときに気をつけていることや、こうしたらよかった、などあればコメントなどいただけると嬉しいです！
追記
こちらも参考になりました。
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