【Microsoft 365 Virtual Marathon】Microsoft Teamsを組織で効率的に活用するためのポイント

こんにちは。aliceです。

先日行われた【Microsoft 365 Virtual Marathon】の「Microsoft Teamsを組織で効率的に活用するためのポイント」セッションに参加しました。

Teamsは時間が経つ（２～３年経つと）と社内で展開するようになるが、その時間を短縮するには

・Teamsの導入目的を明確にする（ユーザーに響くもの）

・キーマンを育成

・導入目的に応じたTipsやマニュアルを作る

このポイントをおさえることで、展開にかかる時間を大幅に削減できるという内容でした。

Teamsをはやく社内で展開したい私にとっては、とても参考になるセッションでした。また、セキュリティ関係は苦手なため勉強になりました。

時間が経ってきたので、備忘録的に書いてみたいと思います。（YouTubeアップしてほしいなぁ💦）

Microsoft 365 Virtual Marathon

Microsoft 365 Virtual Marathon

スライド

Microsoft 365 Virtual Marathon - Japanese Sessions - 資料一覧 - connpass

ツイートまとめ

【Microsoft 365 Virtual Marathon】Microsoft Teamsを組織で効率的に活用するためのポイント

Teamsは何もしなくても使うようになる

Teamsは何もしなくても２～３年経つと使うようになるよ。でもその時間を大幅に削減する方法がある。

チャンピオンプログラム

社内でTeamsを展開していくにはチャンピオンプログラム（キーマンを育成する）を導入する。まず誰かをキーマンにして、その人が他の人に教えていくというように広げていく。

なぜTeamsを導入したのか？

なぜTeamsを導入したのか考えることが大事！（Microsoft365を導入したら勝手に付いてきたというのもあるけど…）目的を明確する。

・導入したらこんないいことがある（ポジティブ）

・導入したら今までやっていたこんな仕事がなくなる（ネガティブ）

という発想から考えてみる。

導入目的に応じたTips・マニュアルを作ろう

導入目的を考えたら、目的に応じたマニュアル・Tipsを作成する。MicrosoftにもTipsやマニュアルがあるけど、数が多いので誰も見ない。Teamsにはできることがたくさんあるので、必要に応じたTipsを３つくらい作るのがおススメ。ユーザーに響くTipsを作る。

まずは現状を洗い出してみる

このような仕事を普段どのくらいやっているか確認する。

どこの企業も電子メールを使う機会が多いのでこの辺りをアプローチしてみるのも良い。（この表わかりやすかった！）

電子メールよりSharePointを使う

添付ファイルを暗号化するとセキュリティチェックができないので、リスクが高まる。電子メールよりSharePointなどを利用しよう。

ゲストアクセス

ゲストアクセスについては、なんとなく怖いからNGという場合が多いが、メリットある。（外部ユーザーを自社テナントに入れる場合、データなどがすべて自社内に残るなど）ただし、デメリットもあるので検討が必要。

まとめ

・Teamsの導入、展開の目的を考える

・目的次第でユーザー、トレーナー等のモチベーションが変わる

・数名の努力で全ユーザーへの浸透、活用までの期間が大幅に削減できる

以上、備忘録でした。

これから社内にあったマニュアルを作っていきたいと思います。