イベントを甘くみて、痛い目にあった話/今だから言える実例を添えて。
「まさかこんなことになるとは…。」
イベント主催するようになって5年が経ちますが
何回もイベント中に立ち尽くしてきました。
初めて自主イベントを主催する後輩の話を聞きながら
この失敗は私の財産なのでは！と思い、まとめておきます。
運営メンバー全員で参加者が喜んでくれるのを目指し何ヶ月も準備し。
迎えたイベント当日。
まさかのトラブルで台無しになってしまうのを何度か経験してきました。
イベントの主催者たちが
気持ちよく開催できるお手伝いになると嬉しいです。
※このnoteの内容はあくまであくびの体験談をもとにしたものです。イベントの内容・規模によってイレギュラー対応は異なります。いち参考にしていただけると助かります。
※イベントのイレギュラー対応について、不足箇所がありましたら教えていただけますと幸いです。
※自然災害や事件性のある事例については触れておりません。
たくさん痛い目にあったなあ。
はじめまして。こんにちは。あくびといいます。
大学2年から社会人を経て、フリーランスまで5年間さまざまな形でイベントを主催してきました。
飲食系・音楽フェス・交流会・運動/野外系・体験ワークショップ・カンファレンス。我ながらほぼの形態のイベントに関わってきたのではないでしょうか
イベント中に10万円入った袋を無くしたり
運営メンバーに怪我させてしまい、イベント中に病院ごとになったり
会場とトラブルが生まれてしまったり
半年準備したイベントが、開催1週間前に中止になったり
「想定不足」によるトラブルを数々経験してきました
1つずつ思い出すたびに関係各所に申し訳ない気持ちになります。。。。
そんな私でしたが、フリーランスになってすぐ
ICHI FESという野外音楽フェスの現場ディレクターを担当し
数百人規模・野外&地方開催・出展者出演者20組以上・マルシェ&飲食併設のイベントで、トラブルほぼ0を実現。
ここまでの失敗をゴリっと対策することができました。
そんな私が、オフラインイベントで起こりやすい「なんてこった」な痛い目にあいやすいポイントを3つご紹介します。
【なんてこった①】お金の話
トラブルになって悲しい気持ちになるのがお金…。
先ほども言ったように、飲食系イベントを開催した際、
参加費などで用意していた10万円を紛失してしまいました。
原因は間違いなく「管理不足」です。
【あくび流のお金トラブル対策】
・主催の以外に会計担当を設置
・金庫を用意し、現金管理
・イレギュラー対応の明記 (割引・両替など)
・金庫も含め現金は1箇所に集め、会計担当が肌身離さず持っておく
・領収書の準備&書き方の共有
▼おすすめの金庫▼
番外編：「領収書ってどうやって書けばいいですか」
お金まわりでよく起こるのは領収書問題です。
私のイベントでは領収書を毎回用意しているのですが
書き方を共有できていないことが多いです。
レジ担当・会計担当には領収書の書き方まで認識をそろえておきましょう。
最低限、会場内に書き方をわかっている人が1人いれば良いので、トラブルまではなりにくいですが、来客者の満足度を担保できます。
インボイスに対応するのか・但し書きはどうするのかなども認識をそろえておきましょう。
▼おすすめの領収書▼ (百均で十分です)
▼領収書の書き方▼
【なんてこった②】健康&怪我の話
大学3年で開催した運動会で
参加者に怪我をさせてしまったことがあります。
これも確実に「想定不足」
それからは「イレギュラー対応MTG」を設定しています。
【あくび流の健康&怪我トラブル対策】
・対応策・緊急時の体制の作成
・運営メンバーへの共有用、組織図作り
・医療知識のあるスタッフの設置
・救急セットの用意
番外編：イベント保険について
万が一に備え、イベント保険にも入るようにしております。
イベント保険はいろいろありますが、
怪我の保証だけでなく会場での器物破損に対応しているものまであります。
イレギュラーを想定する上で、オペレーションや運営では想定できない怪我が起こりうる内容・規模のイベントを主催する場合、もしもに備えて入るのもおすすめです。
数百円から入れるものもあるので、イベントを主催することがある方は一度調べてみるのをおすすめします。
▼イベント保険/レクリエーション保険について▼
私はこの辺りのサイトを参考にイベント保険を選んでおります。
【なんてこった③】会場との連携の話
たまに起こる問題が会場との連携不足です。
イベントを主催する際、場所を借りることも多いのではないでしょうか。
私も運動場・体育館・レストラン・レンタルオフィス・キャンプ場・公園などさまざまな場所をお借りしてきました。
会場によって特別な制約があることが多いです。
・ここは触らないでほしい
・開場施錠連絡は〇〇時にしてほしい
・使用不可な掲示方法
・NGコンテンツ
など
主催は知ってたけど、当日来るメンバーへ連絡が行き届いておらず
トラブル対応の際に制約を破ってしまったというケースも聞きます
イベント開催前に当日スタッフ含め
全メンバーへの連絡を習慣付けましょう。
忘れてしまいがちなのが「ご担当者さんの紹介」です。
NG行動は伝えたものの、ご担当者さんが誰か伝えておらず
来客者として対応してしまった
主催が席を離した際の対応が遅くなった
など
トラブルまではいかないものの
会場さんとの連携不足が生まれやすくなります。
番外編：会場さんとの連携不足
イベント主催がはは連絡したものの、会場側で連絡抜けもれが起こるケースもあります。
例：プロジェクターをお願いしたものの用意されていない
例：レンタル時間に認識の違いが生まれる
など
会場側で連絡の抜け漏れがないよう
すり合わせた内容は全て文字で残し
ファイルを共有するだけで会場内の連絡が完了できる
会場内で抜け漏れが生まれないような工夫もおすすめです。
最後まで、参加者と運営の笑顔を守るために
イベントを開催し続けてきたから知っています。
トラブル想定・対応はどうしても後回しになってしまう。
開催が迫ると、どうしてもコンテンツに力を入れたくなる。
ですが、何ヶ月も準備したイベントがイレギュラーによって台無しになってしまった私だから、言います。
主催者・トラブル対応責任者の1番の仕事は
「無事にイベントを終了させること」
コンテンツ担当者、広報担当者、現場指揮メンバーなど
専属の役割がいてくれる体制を整え
イレギュラー対応まで想定できてこそ
来場者・運営メンバーが安心して過ごせる空間になります。
どうか、1つでも多くのイレギュラーが大きなトラブルになるのを防げますように。皆さんのイベントが素敵なものになるますように。
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P.S. あくびはイベントの壁打ちも受け付けております
営業みたいになってしまいますが、、、
イベントのサポート(当日スポットでのトラブル対応)や事前のイレギュラー想定のお手伝いも行っております。
お力になれることがありましたら、X(@akubi_12ss) or Instagram(@akubi_12ss)のDM
またはメール(akubi.12ss@gmail.com)にてご相談お受けしております。
お気軽にご相談ください。
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