小売業の課題解決の旅
こんにちは、あっけです。
小売業で時短勤務をしながら相変わらず時間に追われる日々を送っています。
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解決したいこと
私はここ3か月間、業務改善に繋げるためにデジタルの勉強をしてきました。
今の業務でみんな困っていることは何だろう、根本の問題はなんだろう、、と考え、実際にツール開発に繋げてみるという試みです。
共に業務を行っているバイヤーと、一緒に考えました。
メール、エクセル、競合店情報、天気情報など、多岐にわたります、、、
詳しくはこちら↓
それをもう少し踏み込んで考えてみると、業務改善→属人化を防ぐ、ということに気づいたんです。
それも解決したい！と私の取り組みは始まりました。
手間のかかる手動発注
業務の中で特に改善したいと感じたのが、「手動発注の業務を効率化したい」という課題です。この課題は作業的な側面だけでなく、営業数値にも大きな影響を与える重要なものです。
発注とは
発注は商品を店舗に納品するための業務で、自動発注と手動発注の2つの方法があります。自動発注は定数を元に自動的に発注されますが、手動発注は店舗や商品ごとに異なる特性を考慮して発注する必要があり、時間と手間がかかります。さらに、手作業によるミスや経験による個人差もあります。
私はバイヤー経験があり、在庫管理者として現場の状況をわかっているつもりです。
その私がやるしかない！と思い、「発注支援ツールの開発」に取り組みました。
【解決したい問題】
1 時間がかかる
2 内容の精度
3 個人差がある
手動発注をツール化する
まず発注支援ツールをつくるために、流れの把握です。
売上・在庫データを社内のシステムから取得
→発注書作成のためにピボット加工
→店舗・商品ごとに発注数決定
→発注書を作成
今回作る発注支援ツールでは、このデータ取得から発注書作成までを
自動化しようと思います。
特に発注書の作成が重要で、それが手動で行われていた背景には、売上や在庫状況から発注数を判断する、またその判断方法には複数のパターン（例えば売上比率で判断か、売上+在庫比率で判断か、など）があり、算出方法が複雑なためです。
このように複雑な判断をコード化することに、重要な意義があります。
完成までの道のり
目指すフロー
データ取得からデータ抽出、発注書の作成をPADとVBAで完成させます。
PADのフローは学んだことや、YouTubeなどを活用して解決策を見つけました。すんなり進んで順調！と思っていましたが、、、
マクロ作成
マクロの作成で大きな壁に当たりました。
全くマクロを作ったことのない私が、最初取組んだのはＡＩからコードを
教えてもらうことでした。データの転記などのマクロは出来たのですが、先ほどのような発注書作成のための複雑な数値の算出になるのどうしてもうまくＡＩに意図が伝わりません。何度も何度もプロンプトを書き直したり、エラーの解消をＡＩと共に考えたり。1つのマクロを作るのに6・7時間はChatGPTと対話を繰り返していたと思います、、、。
神、現る
どうしても解決に至らなく、自社内でマクロに詳しいＹさん、通称「神」に思い切って相談してみることにしました。
本当は相談を躊躇していたんです。自分のためにならないんじゃないかと、、。でもここで解決できなかったら結局は部内の業務改善にならない。そのためには人を頼って進めていくしかないと思い、相談してみることにしました。
神だけあってコードの問題点をすぐ見つけ、またコードの書き方やエラーが出た時の対処方法のポイントも教えてくれました。
そのあとも分からないことは何度も聞き、、やっと課題だった発注書作成のマクロが完成しました。
本当に本当に感謝です！
（何か好きな食べ物はありますか？ってきいたら「御礼は結構です」とあっさり断られました💦めげずにこれからもVBA続けてお世話になります笑）
部内フィードバッグ
一旦マクロが完成し、部内の方に使用してもらいました。
想定される利用者が多いので複数の方からフィードバックを受け、シートの追加や数値の表示方法など細かいところを修正しました。
そして上司の方に見てもらった時です。
「発注数算出の計算式を見直した方がいいんじゃない？」
というコメント。
ガーーーン(;'∀') アンナニ、クロウシテツクッタ、コードナノニ、、、
とはいっても、実は自分としても気にはなっている箇所でした。
結果、算出のパターンを追加するという方法でコードを追加しました。
（もちろんコード追加は簡単ではありません！）
完成品！
そして完成したのがこちらです！！！
マクロって素晴らしい✨ pic.twitter.com/cx6toKL3jF
— あっけ (@Akke_rube) February 2, 2024
まわりの反応
みなさん使用に向けてとっても前向きな意見をくれました。
「何時間もかかる時があるからすごく助かる！」
「こんなこと出来るって思いもしなかった」
「仕組みがよくわかりません、、」
そうです、すぐにでも使いたい人もいれば、よくわからない、自分でやらないと気がすまない、という方もいるのが現実です。
使用を無理強いはしませんが、出来ることをアピールしていくことは必要そうです。
発注支援ツールの効果
【解決したい問題】
1 時間がかかる → 30分が10秒に
2 内容の精度 → 自動計算で算出
3 個人差がある → 誰でも使える
解決したいことは解消できていると思っています。
あとは実際運用してみてです。
きっと何かしらの改良点はあるはずなのでバージョンアップをするつもりでいます。その時その時のベストを更新していくつもりで！
最後に
子育て中で時短勤務ながら短期集中でデジタルの勉強とツール開発を行ってきました。
全然ついていけないことは多々あったし、子供のことで取り組める時間は限られるし、、、
もがき続けてきた3か月でしたが、何とか乗り切ることが出来ました。
一番身に付いたことは人を巻き込むことだと感じています。
デジタル勉強したのに？ですが、結局は人なんだと思います。
私は元々はあまり人に頼らない、自分自身で解決したい人でした。
人に頼るのが迷惑かなとも思ってしまうんです。
それが今回、難題にぶつかった時に人に頼って解決し、人からフィードバッグもらうことで1人の時より良いものを作ることを身をもって体感したのです。
もうひとつはアウトプットすること。
アウトプットしてこそ、反応がある。フィードバックがある。よりよいものにする可能性が高まる。
恥ずかしさに勝るリターンがあり、また学んだ分だけアウトプットするものがあると感じるようになりました。
本当に本当に濃厚な3か月間でした。
でもこれを終わりにせず、通過点にしようと思います。
これからもデジタルを通じた活動を続けていきます。
また今回知りあった仲間の方たちとの繋がりも大事にしていきたい。
本当にお世話になりました、またこれからもよろしくお願いします！！！
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