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タスク管理でわかる！Lark「ボタン・自動化機能」の使い方

縁　秋人

こんにちは、秋人です。

本業はシステムエンジニアからDX推進担当になり10年。
副業でNotionの構築・教育、ITコンサルやDX化の
ご相談・壁打ちなどお手伝いをさせていただいております。

心優しい「いいね！」をいつもありがとうございます✨

さて皆さん、超便利ツールの「Lark」はご存知でしょうか！？
「名前は聞いたことある」
「Notionと似てるツールなんでしょう？」
私の周りではこんな声が多いです。

今回は、
Lark好きによる「Lark Advent Calendar 2023」の7日目の記事となります！

フリーランスのライター兼ディレクターの
しろ（X：@siro3460）さんに企画していただきました👏
ありがとうございます！！！！！

私からは
「Lark(Base)のボタン・自動化の使い方」をご紹介します。

検索してすぐわかるような
Lark・Base自体の基本的な操作は飛ばして
ポイントを絞ってご紹介いたします。

参考になった！いいね！と思ったら
ぜひX等SNSで拡散お願いします🙌
ハッシュタグは「#LarkAdventCalendar2023」です！



簡単にLarkの「Base」ご紹介

公式ページも素敵です！

Larkには「Base」という便利なデータベース機能があります！
公式にもある通り、共通のデータベースを
色んな見せ方（ビュー）をすることができます。

この「Base」にある、「ボタン・自動化」の使い方をお伝えできればと思っています。

「Base」については、
しろさん（X：@siro3460）が最高に読み易く・わかりやすく
まとめているので、下の記事をご確認ください。


「Base」&「ボタン・自動化機能」の夢物語

ざっくりとどんなことができるか・できそうかの夢物語をさせてください。
夢物語というのは、私自身がつくっていないからです🙏
時短への妄想を共有したいと思います。

時短の欲望は溢れるばかり

【個人向け】

  • 案件管理＋タスク管理で稼働報告書を自動発行

  • 体重管理＋習慣管理でダッシュボードを自分へ自動送付

  • 定期購入リストでレコード追加＋購入リンクを自分へ自動送付


【チーム向け】

  • 売上管理＋経費管理で月次報告書を自動共有

  • 新規タスクの内容・分類から自動で担当割り当てとアナウンス

  • 管理者向けに、日々のメンバー稼働状況をまとめて自動共有

  • チーム参入者へ「参加のお礼」と「マニュアル等のお知らせ」を自動送付


色んな情報を組み合せることで
無限に夢が広がりますね！！！

皆さんも一度制約を全て解き放って
「こんなこともできるかも？」
「あんなこともできるかも？」
と考えてワクワクしましょう💡


具体的な事例については、自動化のスペシャリスト
モーリーさん（X：@Notion_freak）が記事にしてくれると思いますので
心待ちにしてください🎉
（私もすごく楽しみです！！！）


「ボタン・自動化機能」のすごいところ

ボタンLove！

まず、ボタン機能で何が良いかって、
単純に「押せること」ですよね！
緩衝材の透明プチプチ最高です！！！
（調べたら、正式名称は「気泡緩衝材」らしいです。）

「出てるものは押したくなる！」
「ダメと言われたら余計に押したい！！！」

という冗談はさておき、
「単純化」できるのは本当に素晴らしいです。

自分で使うにはもちろんのこと、
チームなどで他の方に使ってもらうときにも本領発揮します。

具体的には、

「レコード追加して、
　ステータスを未着手に変更して、
　開始日に始めの時間を入れて、
　担当者を自分でセットして……」
とお願いするよりも、

「レコード追加して、
　［Start］ボタンを押してね。」
とお願いする方が簡単で間違いがないですよね！


これを実現するのが、
「ボタン・自動化機能」です！！✨

Baseでは、テーブル1行ずつに、
「ボタン」を仕込むことができます！
さらにボタンを押したときの処理を
「自動化」で登録することができてしまうんです！

ボタンは好きな色が選べます！

※参考※
Notionにもボタン機能はありますが、テーブル自体にはつくれません。
テーブルの中のページに埋め込むか、
テーブルの外につくることになります。

Notionのアップデートに期待しています！


「ボタン・自動化機能」の実装例：タスク管理

それでは「ボタン」・「自動化」を
「個人のタスク管理・計測」を例につくってみたいと思います。

※Larkのタスク機能ではなく、
    Base機能を利用したタスク管理であることを
　ご承知おきください。

ただタスクを開始・終了して計測するだけじゃありませんよ？
ちゃんとタスクを中断・再開したときに、
時間を加算してくれる仕組みまで実装してみました！


１．タスク管理のデータベースを用意する

まずは簡単にタスクを登録できるBaseをつくりましょう。

用意するフィールド（項目）は以下の通りです。
「フィールドの種類：名称（説明）」で表記します。

  • テキスト：タスク（タスク名）

  • 単一選択：進捗（タスクの進捗状況・ステータス）

  • ボタン：開始（開始ボタン）

  • ボタン：終了（終了ボタン）

  • 日付：開始日（開始日時）

  • 日付：終了日（終了日時）

  • 数式：時間（タスクにかかった時間）

完成イメージ

ボタンはタイトルとテキストと色を先に登録。
開始日・終了日は時刻まで出るように設定しておきます。

色々な設定ができます！その分悩みやすいポイント


２．ボタンを押したときの処理を登録する（自動化）

ここがキモとなる部分です！
ボタンを押したときに、
どんな処理をしたいか登録していきましょう。

開始の項目の▼から「フィールドを編集」を選択して

「操作を選択」から「レコードを編集」を選びましょう！

深くてわかりにくい💦

「ワークフローを編集」と出てきますので
この画面でボタンを押したときの処理を登録していきます。

左が実行条件、右が処理

今回は開始・終了ボタンで時間をセットしたいと思います。

左側の「次の条件を満たすと」は、
「開始ボタンをクリックしたとき」と一致しているのでこのまま進めます。

右側の「次の操作を実行」に手を加えていきましょう。
「開始日に押した時間をセット」したいと思います。

「レコードを選択」から「ステップ１のレコード」
「レコード内容を設定」から「開始日」と値の設定を行います。
ステップがちょっと複雑なので下の通りに選んでいってください。

効率化のためにポチポチ選択

最後に忘れがちな、左上の名前をクリックして
「開始時間登録」と編集して完了です。
同様に終了ボタンにも処理を登録します。

開始処理のイメージ
終了処理のイメージ
登録するとボタンに色が付きます！


３．ボタンを押してみる！

「Start」ボタンを押してみましょう！
グルグルと動いている感じがありますね！
開始日に時刻まで表示されたら成功です。

処理の実行中はグルグルしていてわかりやすい

「End」ボタンも押してみましょう。
思った通りに動いてくれると感動しますよね✨

終了時間もちゃんとセットしてくれました


プチまとめ：ボタン・自動化機能の特徴

Larkの「ボタン・自動化機能」で特徴的な点がいくつかあったと思います。
一度簡単にまとめてみましょう。

  • テーブルのフィールドとして持つことができる

  • テーブルのボタンを押したときに、押したボタンのレコードを理解して
    更新をすることができる

  • 実行条件をいくつも設定することができる

  • 実行条件を満たしたときの処理もいくつも設定することができる

  • 自動化で設定できない項目もある（応用する時にご注意を）

これで終わりにしたいところですが、
まだ使っていない項目がありましたね。
時間を計算させてみましょう！

４．ボタンで設定された時間から、かかった時間を計算

開始日と終了日から時間を計算してみましょう。
時間の項目の▼から「フィールドを編集」を選択して
書式「整数」にして「数式エディター」を選択します。

MINUTE関数を使うと、終了から開始を引いた「時間（分）」を
計算してくれます。
ただし、1時間を超えても、分しか表示してくれません💦

これでもできそうなのですが…

例：20:55 - 19:46　→　求める結果「01:09なので、69（分）」
　　　　　→　MINUTE関数の結果「01:09なので、9（分）」

さてどうするか、、、
Excel等でもよくある【先人の知恵】をお借りします。

「終了日－開始日」を普通に計算させると、
小数点の入った数字になってしまいます。

0.04791…….  コレジャナイ感

ここに「24をかけて60をかけると」
あら不思議！
さっき求めていた　69（分）が出るじゃありませんか！！！
※気になる方はネットで検索してくださいね💻

先人様々です！！！


これで
タスクを始めるときに「Start」ボタン
タスクが終わった時に「End」ボタンを押すことで
自動的にタスクの時間を計算してくれるようになりました🎵

一度つくれば楽ちん♪


タスク管理のバージョンアップ

先ほどの「プチまとめ」とLarkの他の機能を組み合わせると、
様々なバージョンアップをすることができます。

  • 「Start」「End」ボタンで進捗を自動的に「進行中」「完了」

  • 「進行中」のときは目立つように「🔴REC」を表示

  • 1度完了させたタスクで改めて「Start」ボタンを押すと、
    進捗が「進行中」に戻り、「End」ボタンを押すと、
    今までの「時間（分）」と合計して表示

  • 「累積時間」をクライアント毎に月別で集計

  • ダッシュボードに表示


バージョンアップ版は御要望が多かったら投稿します！




まとめ

最後までご覧いただきありがとうございました💐

ご紹介したように、
Larkの「ボタン・自動化機能」はできることが無限に広がります！

設定方法や組み方の検討・調整は必要ですが
上手く動かせるようになるとかなりの効率化に貢献してくれます！
Larkに情報をまとめることで更なる発展も見込めるのが最高ですね！！


Lark好きによる「Lark Advent Calendar 2023」
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ハッシュタグは「#LarkAdventCalendar2023」です！

次は、SHOGOさんの
「自称web3.AIオタクがLark使ってコミュニティマーケティング！」です。
12月12日（火）に公開予定ですのでお楽しみに！


以上、秋人からお届けしました！
本当にありがとうございました✨

https://twitter.com/akito11_phx


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