会議の目的

2020.09.11 あおい

インターンを初めて１週間！今日も元気にやっています、あおいです☺️💕

今週の火曜日に、初めて須田さんの企業訪問に同行させていただきました。
そこで、早速議事録を担当しました！ちゃんと議事録を任せられるのはこれが初めてです！
あきさんもオンラインで一緒に議事録をとってくださっていたので、そこまで緊張せずに臨めました😊

今回も大きく分けて２つの学びがあったので共有させていただきます〜！

内と外との会議

行きの車の中で、須田さんに会議の種類によって内容も違うことを教えてもらいました。

内輪（会社内）の会議

→会議をする時点で、ある程度決めたいことの方向性は決まっている、具体的なことを決めることが多い
（＝議事録にまとめやすい）

外部の人との会議

→そもそものこれからの方向性を決めるものであったり、企業が抱えている問題は何かのヒアリングをしたりすることの方が多いため、議論、話し合いが散乱しやすい（＝議事録にまとめにくい）

だからこそ、話し合っている間にアウトプットを意識しながら話を聞くことが大事なんだ、と。

今回は外部の方との話し合いなので、後者に分類されます。
「そうなんだー、アウトプット意識しながらかー、なるほど。」
その時は納得したように思えていたんですが、全然自分の中に落とし込めてなかったんですね。
その結果、後から見返した時に、そこまで前と変わらない、よくわからない議事録になってしまいました。
一緒に議事録をとっていたあきさんのものと比べてみると、、わかりやすさは一目瞭然。まだまだだな〜と思い知らされました。

アウトプットを意識するってどういうこと？？

前の投稿の議事録とは何か？っていうところにも関連してくるところだとは思うのですが、
議事録を見るということは、共有して欲しい/思い出したい必要な情報がそこに載っているから、ってことですよね。
なので、議事録をとる人が、それ（＝必要な情報）を理解していないと、結局読み手に知って欲しい情報は伝わらないし、結局なんの会議だったんだ？ってことになりかねます。

私は、まだまだ、耳から聞こえてきた情報をただ打ち込んでいるだけで、本当に必要な情報を意識しながら聞けていなかった、話の構造がちゃんと理解できていなかった、ということです。
前と同じことを言うようですが、情報の取捨選択をする上で意識しなければいけないこと、これがやっぱりわかっていなかったんだと思います。何が重要なのか、が、話を聞いているだけではわからなかったんです。

それはなぜか。

今回の訪問は何が目的なのか、をちゃんと理解して頭に入れた上で話し合いを
聞いていなかったからだと思います。
今回の訪問の目的は株式会社シンタさんのSNSの採用をどうこれからフォローしていくか、ということ。
その前提には、採用の応募者数を増やしたい、という相手の会社のニーズがあります。
じゃあこれからその戦略を立てるために、まずシンタさんがどんな会社で、どんなことを目指していて、具体的にどう言った仕事をしているのか、ってことを聞かなきゃいけないし、
あきた総研としてはどういうことをサポートできて、その中で何がシンタさんに刺さったのか、どの部分の提案がニーズとマッチしたのか、っていうことを知る必要がありますよね。
話の構造を理解する、というのは、まず目的がはっきりしていて、それに何が必要なのか、っていうのがわかっていないとできないことなんだなあと思いました。

目的が分かれば、それにはどんな情報が必要なのかも必然的にわかってくる

須田さんはそれがわかっていて、ちゃんとこの訪問の目的を行きの車の中でも教えてくださっていたのに、ちゃんとそれを大事な情報として私が理解し切れていなかったなあと感じました。

でも！！これがわかったのも一つの学びだと信じています😊

ちょっとまだ抽象的すぎる学びかもしれませんが、次の議事録での情報の取捨選択の指針、「会議の目的」がまず見つかったのは私としては大きな一歩だと思います！
次は話の構造を理解して書けるように、この会議の目的は何か？ということを意識していきたいと思います！

次の議事録でのミッションが決まりました〜頑張ります👊👊

今日も最後まで読んでくださってありがとうございました！！