「議事録をとる」とは？

2020.09.09 あおい

こんにちは〜〜あおいです🙌

いよいよ美郷町合宿の最終日です！
3日目のあきた総研のワークは、この三日間で何を学んだのかの振り返りでした。
それぞれが反省を話している間に、各自でパソコンを開いてメモを取り出す様子をみて、須田さんが一言。

「みんなメモするんじゃなくて誰かが議事録取ればいいんじゃない？」

そこで、Google docs を使ってみんなで議事録を書いて共有してみました。

私は様々なことにおいて整理をすることが苦手です。
部屋の整理整頓や、やるべき優先順位の整理、あとは情報の整理。
（noteの記事を書くのにも、結構時間をかけてしまっていて、本来なら3日目のワーク時間の中で書いて投稿するはずでした💦）

なので、議事録ってすごい苦手なんです。

うまく情報を自分で噛み砕くことができなくて、自分で考えて言い換えるとその人の意図とは違う表現になってしまったり、言い換える言葉を考えているうちに大事な情報を取りこぼしてしまうのではないか、という不安から、耳から入った言葉を要約とかせず、ついそのまま打ち込んでしまいます。

でもこれって議事録とは呼べないですよね。正確性の面だったら録音の方がいいです。笑　ただ、録音だと情報を得るまでに実際の会議と同じ時間を必要としてしまいます。これでは効率がすごく悪いです。

議事録ってなんのため？

そもそも議事録はなんのために存在しているのでしょうか？？
私なりの結論は、”そこでどんな話し合いがなされていたのか、どういう背景でこの結論になったのかを思い出す/共有するため”　です。
それも全ての情報を載せるのではなく、参加者にも参加していない人にもわかりやすいようなメモとして残しておくことが大事で、情報の取捨選択が重要になってきます。

では、最低限必要な情報はどうやって選べば良いのでしょうか。正直ここがわかっていないから議事録をとるのが苦手なのだと思います。

須田さん、同じくインターン生のりょうかさんといつも議事録をとってくださっているあきさんからたくさん意見をいただいたので、ここで共有させてもらいます！

明らかにしておくといいこと
・５W１H
・決定事項（結論）とネクストステップ（次、これからどうするか）
・発言者

書く上で意識すると良いこと
・記号をうまく使い分ける
　（文字は単語だけでも意味が通じる）
・発言者の立場や主義を認識しておく
　（賛成と反対、どちらの立場をとっているかによって言葉の意味合いも変わってくるため）
・意見を持論・一般論・仮説に区別する
　（企画などがうまくいかなかった時にどこが間違っていたのか後で遡れるように）

今までは議事録かけない、、苦手だな、、で終わって思考停止していましたが、

「議事録ってなんのためにあるの？」　「議事録を書く上で大切なことって何？」

と聞かれたことによって、どうして自分は議事録が苦手なのか、何が問題だったのか、が少し見えたような気がします！ただ、アドバイスされたことを実際に実践！となるとまだまだ具体的なイメージがつかなかったり、実際にどう書いていけばいいのかわからないっていう部分もあります。

これからあきた総研の業務の中で議事録を少しずつ練習させていただけることになったので、教えてもらったことを意識しながら少しずつでも見やすい議事録を書けるようになりたいと思います！その進捗、成長もこのnoteで報告できたらなと思います！！頑張ります💪💪

今日も最後まで読んでくださりありがとうございました🙇‍♀️