#045_テレワーク期間こそ業務報告をしっかりしよう

今回のコロナでテレワークでの仕事はかなり市民権を得たように感じます。

自分の働いている部署ではテレワークと会社勤務が１週間ずつ交代になっており、このやり方は今後もしばらく続きそうです。

僕はちょうど転職のタイミングとコロナの時期が重なってしまったこともあり、４月の入社月からゴールデンウィーク明けくらいまでほとんどが在宅勤務となっていました。

テレワーク時は業務報告書を書いているのですが、テレワークにおいて業務報告書って大切だと思いました。

今日は「テレワークこそ業務報告をしっかりするべき」というテーマで書いていきます。

特に転職したばかりなどお互いの関係性が築けていないときはより大事になると思っています。

01. 業務報告で不安を解消する

マネジメントする側の目線で言えば、姿が見えなくて不安になることがあります。

営業であれば数字で確認できるが、本部業務のように数字で結果が見えにくい部分は業務内容の把握が難しくなります。

オフィスで仕事をしている様子が見えていれば、それぞれの業務状況を把握しやすくなりますが、テレワークで姿が見えないと状況把握が難しくなります。

すでに何年も一緒に働いていて信頼関係があれば別ですが、最初のうちは業務報告をしっかりすることで自分の業務内容を伝えることが大切です。

また、作った資料はアップして共有しておく事も忘れずに。
めんどくさいかもしれませんが、最初こそこまめに報告をしていく事で「こういう仕事をしていくんだな」ということを周りの人に伝えることができます。

02. 業務報告は定量的にわかりやすく

業務報告書を書くときはできるだけ定量的に書くほうがいいです。
・現在取り組んでいる作業
・期限
・進捗状況
などを書いていくと思うのですが、進捗状況については「進捗率30%」とか「全8行程中５行程」など、定量的に書くとわかりやすいです。

定量的に書くことで確認する側も期限と進捗状況を確認して、順調に進んでいるのかフォローが必要なのか把握できます。

また、今週やること、今日やったこと、明日やる事を書いておきましょう。

自分の業務量を伝えることができますし、さらに1週間の予定も伝えることができます。ここを明確にしておくことで余計な確認作業を省くことができます。

お互いの状況を理解するためにも業務報告書は「やること」、「進捗状況」を定量的に伝えるようにしましょう。

03. 管理はいいが監視はしない方がいい

ここでは、テレワークでマネジメントする側のことを書いていきます。
以前、テレワーク中のPCを監視するシステムがあるとニュースで見ました。

システム上でPCのデスクトップ上に、「着席」「退席」というボタンがあり、業務の開始／終了時や休憩時にそれぞれクリックするだけで、自動で勤務時間を管理するものだそうです。さらに社員が「着席」ボタンを押して仕事をしている間、PCの画面がランダムに撮影されて上司に送信される仕組みもあるとのこと。

・・・正直、「こういうやり方は好きではない」と思いました。

状況を把握して、業務進捗を管理することは大事だけど、社員を監視することは信頼関係が根本にないし、そんな環境で仕事するのは楽しくないです。

仕事はお互いの信頼関係がベースにないと成立しません。

監視システムまで入れないとスタッフが働いているか不安なようであれば、そもそもの信頼関係構築に問題がある気がします。

04. まとめ

いかがでしたでしょうか。

テレワークって作業内容や進捗状況が見えないと不安になります。
不安な気持ちから余計に連絡したり、確認作業が発生してしまいます。

業務報告書をしっかりと書くだけで、自分の業務内容や進捗状況を伝えることができ、結果として余計な連絡を省くことができます。

業務報告書ってめんどくさく感じがちですが、業務報告書のような日々の業務を丁寧にしていくことで周りの信頼構築に繋がります。

今週は僕もテレワークなので毎日丁寧に業務報告を書いています。


最後まで読んでいただき、ありがとうございます。