議事録を作っていてつくづく思うのが、意外とみんな聞かれた質問に対して、ちゃんと回答していないこと

こんにちは、じゅくしんです。

私は２０２３年度のマンション役員に選ばれたこともあり、今日は期末なので朝から昼までマンションの管理組合の総会に出席していました。

総会では基本的に議事録作成係を行っていたのですが、総会で質疑応答の議事録を入力していたときに、ふと気が付いたこと。それは何かというと、

「質問に対して回答者が意外と回答していない」

ということでした。

というのも、議事録を作成していると、できるだけシンプルに短くまとめたいので、質問に対しての回答のみをそれぞれの会話の中からすくい出して、文章にまとめたいのですが、回答者が質問に対してものすごく沢山発言してしているのに、本来の質問に答えていないことがあったりして、戸惑います。

特に会議とかで議論が白熱すると、色々な方向に話題が飛んだり、途中で話をさえぎって色々な人が会話に参加したり、アレコレとそれぞれの事情や感情、状況説明や過去のいきさつを一気に話したりするので、話が混みあって結局何を話していたかも、終着点もわからず、一歩引いて議事録を作成している方とすると、うーん何を話しているんだろうという感じになります。

今回はマンション理事会での場面でしたが、意外と会社で会議の議事録を作成しているときも同じような感情になったりするので、こういうのって結構あるあるなのかなぁと考えますが、いかがでしょうか。

それとも、もうちょっと言語能力が高い人はそこを上手くまとめて文章化することができるのでしょうか。

まあ、単純に文章化できないからこそ、面と向かって議論し合うというのが大切なのかなとも思うのですが、平凡な能力の人間が議事録を作成するのって意外と苦労するよね、というお話でした。