弊デザインチームの属人化を避ける方法 ~チームワークで抗う~

Findy Incでデザインマネージャーをしていますムカイ( @osk_kamui )です。

この世の中には、わるい属人化というものが存在しており、我々にひっそりと忍び寄り、気づいたらそこに影を落としているものです。

今回はそのわるい属人化を避けるため、Findyデザインチームがチームワークをどう活用しているのかについて書いていきたいと思います。

Findyのデザインチーム

Findyは「挑戦するエンジニアのプラットフォームをつくる。」をビジョンとし、その上でデザインチームは「Findyらしさをつくり、とどける」をテーマにしています。
2022年10月現在は私がデザインマネージャー、社員が3名、業務委託の方が3名の計7名というチーム構成になっています。

またデザインチームは機能別組織として存在し、広告クリエイティブやイベントバナー作成、各プロダクトの改善からノベルティ、オフィス入り口のデザインまで幅広くデザイン業務を行っています。

小さいチームが広い業務を行う最大のデメリット

一方で、まだ規模が大きいとは言えないチームで幅広い業務を行うことは
一つの業務に対して関わる人数が少なくなりがち（ほぼ1名）で、非常に属人化しやすいというデメリットがあります。

実際に過去の状況を思い返すと、スキルの差や業務内容が共有されていない事から、特定のメンバーしか業務に従事できないという事が起こっていました。

しかし幅広いデザインを行うことは、働くデザイナーにとっては一緒に会社を作っていける感覚があり、会社としてもより多くの「Findy」を世の中に出していけるという点があり、いかにしてこの状況を維持、成長させていくかという事が必要でした。

チームワークで抗う

小さいチームでも広い業務がちゃんと回るにはどうすればよいか、その結果行き着いた答えは「チームワーク」でした。

基本的に1名が担当するという状況は変えず、「誰でも対応できる状況を作る」という仕組みをデザインチーム全員で作る事にし、具体的には以下を行いました。

• 既存業務の見える化

• デザインレビューのドキュメント化と正式導入

• 新しく始める際はチームで進める

既存業務の見える化

既存業務の多くはデザイナーの「業務に対する知識」「言語化されていないものを読み取る能力」「ヒアリング力」などが必要でしたが、そこに依存する事無くデザインにフォーカスできるようになることが目的でした。

そしてこれはデザインチーム内に限らず、協業する他チームと協力して行いました。

例えば広告クリエイティブやイベントバナーで協業するチームとデザインチームがやり取りするフォーマットを統一し、必要な情報に抜け漏れを無くし、不要なやり取りを最大限減らすようにしました。

具体的にはファイル名のルーリング、イベントバナーであれば開催日時、登壇者の情報（役職ある/なしがよく漏れる）等です。
細かいかと思われるかもしれませんが、少ない人数で最大限デザインをアウトプットしていくためには細部まで効率化を図ることがとても大事なのではと個人的に思っています。

また、先のクリエイティブ作成もそうですが、すでに存在したドキュメントも改めて内容を最新版にする、まだないものは可能な限り手順書のようなものをつくり、一読すれば対応可能な状態にもっていくようにしていきました。

デザインレビューのドキュメント化と正式導入

上記を皆で行う事により「対応する事は可能」にする事はできましたが、実際アウトプットに差が出てしまう事は避けられませんでした。

そこで、「Findyにおけるデザインの正解に近づけるドキュメント」を作りました。（お恥ずかしながら正解はまだ出せていないため正解に近づけると記載しています）

今まで「デザインレビューのようなもの」はありましたが、タイミングなどあまり厳密に行われておらず、内容も人によってバラバラのため、改めて話し合いどういった観点が重要であるかを記載し、テンプレートを使わないものに関しては原則デザインレビューを通すようにしています。
※この中には「Findyらしいデザイン」という項目がありますが、本稿とはまた別の機会に書きたいと思います。

また、このドキュメントにはデザインを「レビューする側」と「される側」について項目があり、その心構えや、良いレビューをする/受けるためにどうすればよいかが記載されています。

新しく始める際はチームで進める

既存の業務に関してはある程度仕組み化を進めてきましたが、新しい業務を今まで通り1人で進めていくと同じ轍を踏む事になりかねません。

そのため、チームで進める事ができるものは、最初からチーム全員が関わる形をとっています。

その一例がデザインシステムです。
今までであれば、1人が担当し、必要になったタイミングで他メンバーがジョインするという事になるかと思いますが、そうなることは決まった未来とも言えますので、リードするデザイナーは決まっていますが、最初から全員で作っていく事にしました。

こちらも既存同様にドキュメントを作りながら進めており、途中から新しく入った方も関与しやすくなっています。

挑戦が次の当たり前を作る

以上が現状業務の属人化を避けるためにやっている事になりますが、それでもなおカバーできない領域があります。

それは「不確実性の高い挑戦」になります。
現状2つあり、「プロダクト改善」と「UXリサーチ」です。

プロダクト改善は過去も行ってきましたが、より抽象的な課題に入り込んで進めていくことはチャレンジングであり、まだその進め方の言語化はできていません。UXリサーチも同様です。

しかし、挑戦しなければそもそも仕組み化など夢のまた夢。
一方で挑戦を繰り返せば既存の業務同様、次の当たり前を作ることができるようになっていきます。

最後に

Findyデザインチームでチームワークを活かし属人化を避ける方法を書きましたがまだまだ改善点も多く、完璧とは言えません。

ですが、まだ小さいチームながらも各人が主体性を持ち仕組み化に挑戦しながらFindyらしさを作り続けている事は、今後チームが大きくなるにつれより大きな資産となることは間違いないと確信しています。

是非まだデザインの仕組み化に挑戦されていない方は是非挑戦してみてください。

Findyでは共にチームワークを発揮し、Findyらしさを作るデザイナーの方を募集しています。