【法務の業務効率化】Slackで受けた相談をnotionに連携する仕組みを作ってみた
この記事はドクターメイトAdvent Calendar2023の6日目の記事です🎄
5日目の記事はこちら↓
スタートアップに転職する前にやってよかったこと5選｜Ayako @ドクターメイト株式会社 #note #アドベントカレンダー
こんにちは！ドクターメイト株式会社 法務担当のY.Akihideです。
寒い日が続きますね。皆さんも体調にはくれぐれもお気をつけください。
先日、人事の担当者から「カジュアル面談した人が秋のnote大運動会2023を見てくれていて、Y.Akihideくんが書いた記事が一番印象に残ったって言っていたよ」と伝えられ、その日は1日いい気分で仕事ができました（ちょろい）。
それはさておき、今回はド文系法務担当でも簡単にできた、Slackのnotionの連携について書いていきます。
・ドクターメイトではチャットツールとしてSlackを、ドキュメント作成や進捗管理、ナレッジ蓄積などの目的でnotionを利用しています。
・具体的なSlackとnotionの連携方法は、以下の記事を参考にしてください（連携にはZapierというサービスを利用しています。）。
連携しようと思った背景
業務の進捗管理とナレッジの蓄積ができる仕組みを、今使っているツールで実現しようと思ったことがきっかけです。
ドクターメイトの場合、法務への相談はチャットツール（Slack）でくることがほとんどです。
例えば、「〇〇ということをしたいのだけれど、法的に問題ない？」という相談が来た際、「過去にも同じような相談を受けていなかったっけ？」と当たりをつけることができたとしても、チャットツールの特性上、投稿はどんどん流れていくため、過去の相談内容を探すことは骨の折れる作業です。
また、複数の相談が来ていると、どれに回答したのか、いつまでに回答が必要なのかがチャットツールだけでは管理しきれないだけでなく、相談そのものを見逃してしまうといった可能性も出てきます。
「進捗管理とナレッジの蓄積が同時に行える仕組みを、お金をかけずに今使っているツールで実現できないものか」とネットの海をさまよっていたところ、参考としてあげた記事にたまたま出会うことができました。
使用例
事例を用いて使用例を紹介します。
この投稿に「法務対応」のスタンプを付けるとnotionのDBに自動追加されます。
DBに追加された相談内容に対応期限や進捗などを入力して、進捗管理を行います。
相談者への回答内容も記入できるようにしてあり、どのような回答をしたのかも蓄積されていきます。対応が完了したら、進捗を「完了」にして、ナレッジとして蓄積していきます。
仕組みを導入したことによる効果
まず、進捗管理は格段にしやすくなりました。
notionのデータベースのフィルターや並べ替え機能を活用して、対応期限の日付が早い順に並べ替えたり、進捗が「対応中」「未着手」となっているものだけを表示させたりすることで、業務の見える化が進みました。
また、相談にタグをつけることで、どういった内容の相談なのかを見返しや検索もしやすくなり、過去の相談内容をすぐに探し出せるようになりました。
業務効率化やツール連携のサービスやシステムは世の中にたくさんあるものの、今利用できるツール・サービスを活用すれば、ちょっとした仕組みなら作れるという発見は、ド文系の自分にとっては大きな学びになりました。
あと、仕組みを組んだ後、テストのドキドキ感とうまくいった時の達成感はたまらないですね。
まとめ
今回は業務効率化の一つの方法をご紹介しました。
紹介したSlackとnotionの連携は、色々な業務で活用できると思うので、チャットの情報をナレッジ化したいなど同じ課題を持っている方はぜひ一度試してみてください。
仕組みを作成するにあたって反省点を一つあげるとすれば、社内のメンバーに先に相談してから、ネットで探すべきだったという点です。ツールの活用方法に詳しいメンバーに聞いたら、きっと、もっと早く連携方法が見つかったかもしれません。
来年は社内のメンバーともっとシナプスを繋いで、レセプター全開で業務に当たっていきたいと思います！
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