新米ファシリテーターが考える「最初に意識すべき5つのこと」

最近社内会議でファシリテーションを担当させていただく機会が増えてきました。

ですが、ファシリテーターをやってみたものの、自分主体で会議を進行した経験がなく「どんな準備が必要？」「そもそもファシリテーションて何をするんだろう？」といった初歩的なことがわからない状態でした。

この記事は上記の様な、ファシリテーションを今後学びたいがやり方がわからない！といった方向けの内容です。

1・2ヶ月くらい前（ファシリテーション始めたてで四苦八苦していた頃）の自分に伝えたいことはなんだろう、という視点で書いてみますー。

ファシリテーターの役割とは？

「日本ファシリテーション協会」というファシリテーション普及のためワークショップなどを行なっている団体があります。そこではファシリテーターの役割について以下のように定義されています。

ファシリテーターは、チーム活動の外面的なプロセス、内面的なプロセスの両方に関わっていきます。

○外面的なプロセス
　段取り、進行、プログラムといった、活動の目的を達成するための外面的なプロセスのこと

○内面的なプロセス
　メンバー一人ひとりの頭や心の中にあるプロセスのこと
　具体的には、考え方や筋道などの思考的なプロセスや、感情の動きやメンバー同士の関係性などの心理的なプロセス

チーム活動のプロセスとして側面と、メンバー個人の心理的な側面の二つの視点でアプローチすることが役割とのこと。一般的な会議の司会よりも広いイメージ。

上記は少し抽象的な話になりました。いよいよここから「新米ファシリテーターが意識し実践できること」について書いていきます。

①事前に進め方イメージを持つための時間をつくる（0.5~2時間）

いわゆる「アジェンダ」を用意することです。

これを軽視して「なんとかなるだろ」みたいな思考で、進め方のイメージができてない時の会議は辛いです。。

自分が議論のどこにいるかわからず、最初の導入と最後のまとめの時だけしゃべる人になってしまったことが何度かありました。

なのでこうならないように、そもそも会議は事前準備に結構時間がかかる、という認識を持つこと。カレンダーに予定追加しておくとベスト。

ただ実際は、事前に考えたイメージ通りに進捗することは稀で、アイデア出し→実施するアイデア決定→そのアイデアに穴が見つかり議論が戻る、気づいたら別の議論に横ズレしている、ということが起きます。

思うように進捗しなかったとしても会議設計をしてイメージを持っておくだけで、失敗したときの反省データが溜まります。それにより、「あ、これはアイデアが全て出きってないからもうちょい深ぼった方がいいかも」とか気づけるポイントが少しずつ出てきました。

なので、事前準備は会議をスムーズに進めるためにも自分の成長のためにも注力すべきと思います！

準備時間に0.5~2時間と幅があるのは、以下のような会議特性により事前準備に必要な時間は変化するからです。
・定例的なものなのか、単発のものなのか
・目的が「情報共有」「アイデア出し」「意思決定」のどれか

②最初に「目的」と「アウトプット」の認識を合わせる

「目的」は、このメンバーでの活動により、何を達成したいか？
「アウトプット」は、この会議ではどんな成果物のために議論をするか？

これらが決まっていることで、その達成のためにこの時間で話すテーマは何か？、が決まってきて話し合い全体の指針になります。逆にこの共通認識が取れてないと雑談になってしまいます。

注意点は、アウトプットは目的と異なるということです
達成したい上位の目的があり、それがあって初めて具体的なアウトプットが設定されます。なのでまずは目的を設定しましょう。

対面であればホワイトボード、オンラインであればzoom画面共有などをしながら会議を進めると思うので、会議の初めから最後まで参加者に見えるところに書いておき、ゴールを見失わないようにすると良いです！

③適切な相槌をうつ

簡単にできます。相槌を打つことで、相手の話を真剣に聞いていることを伝えましょう。

特にオンライン会議では相手の顔が直接見れないので、反応がないと、「ずれたこと話してる？」「今回線悪くなってる？ちゃんと聞こえてるかな」と話し手は不安になります。

基本的には、興味がある話か自分に関わりのある話にしか相槌を打ってまで話を聞こうとはしないのが普通です。なので相槌はファシリテーターの仕事と割り切ってもいいと思ってます。

①ノーマルなやつ
「へぇ〜」「わかります」「たしかに！」「それは大変ですね」
②確認（おうむ返し）
「〜ということですね」
③展開
「具体的には？」「その後は？」「その背景は？」

①と②はすぐできるのでおすすめ。

③は慣れてないと上手く話が展開できなかったりする。実際に使うとすると、「それは知らなかったです。気になるのでもう少し理解したいのですが、具体的にいうとどんなイメージですか？」という感じ。

④次の話題に移るときは決定事項・疑問がないかを確認

今の議論が落ち着いて次の議論に進めそうな時、アイデアが出きったなと感じた時、といった話題が切り替わるタイミングでは確認を入れると良いです。

「〜さんに〜を実施いただくという結論でよろしいでしょうか？」
「次に移りたいのですが、何か気になる点あったりしますか？」

のように決定事項の反復と、疑問点の解消は行いましょう。

決定事項がまとまるまでは議論のテンポが速く、聞くタイミングが難しい場合があるので、話題が切り替わるタイミングで参加者から気になっていたことが出てくることが多いです。

⑤曖昧な言葉は詰める

わからないことをそのままにしておくと、後々メンバー間の認識の違いが生まれ出戻りが生まれやすいです。

多くの議論は以下のような段階を踏むと思います。

何かの課題がある → 要因の特定 → 改善アイデア出し → 実施アイデアの選択

この各段階において、前段階がふわっとしていると、その後もふわっとしてきて話の幅が広くなってしまいます。それにより、アイデア出しのための時間が予定より長くなってしまい時間切れになってしまった、といったことが何度かありました。

たとえば、「リリース作業を改善する」というのがその会議の目的だとしたらどうでしょうか？

話すことが広くて色々な解釈ができてしまいます。

言葉の定義が曖昧なのは「改善する」の部分でしょう。これを以下のように修正すると話す内容のイメージが狭くなると思います。

「リリース作業の質を高め、バグ対応が発生しない体制を作る」

このように曖昧に感じるものは、その場で確認することで後々楽になります。

終わりに

ファシリテーションスキルは、社内会議、社外との調整MTG、さらには部下上司間での進捗や結果報告など、組織の中でコミュニケーションが発生する場面全体で活かせるスキルであり、学んだら活かせる範囲が広いことが良さだと個人的に感じています！

今後ファシリテーションを実践する中で、気づきや学びがあった時には都度記事にしたいと思います。