仕事を効率化すること#1ー時間の作り方赤井塾６

振り返り　「士業の理想の姿」を実現するために必要な４つの条件

①顧客と他士業から「選ばれる士業」になること

②仕事を効率化すること

③セルフマネジメントを行うこと

④チームを作ること

今回からは、２つ目の条件である「仕事を効率化すること」に入ります。

効率化の３つのポイント

１． 時間の作り方

２． メモ活用

３． スピードアップ（処理速度を上げる）

今回は、「時間の作り方」について解説をします。

「時間がない」と感じる理由

「色々とやりたいこと、やらなければならないことがあるが、時間がない」という言葉をよく口にされている方を見かけます。

そういう方は、どうして時間がないのでしようか。

その理由としては、スケジュール管理ができていない、規則正しい生活ができていない、計画性がない、無駄な時間を浪費しているなどが考えられます。

そして、時間を作りたければ、これらの抜本的な見直しが必要です。

時間が足りないと、最終的には、じり貧になります。

というのも、今後のことを考えられない、事務所経営のことを考えられない、新しい分野の勉強ができない、集客のためのセミナー等もできないなど、日々の業務に追われ、時間がないと、新しいことを考えたり、新しいことをすることができず、現在の環境変化についていけず、現状維持すらままならなくなっていくからです。

現在の時間の使い方を検証する

そこで、まず、現在の時間の使い方を検証する必要があります。

今日から１週間、自分の行動、時間の使い方を細かに記録してみましょう。

そして、これを分析してみます。

睡眠、食事、入浴、仕事、移動、休憩、飲み会等々、いったい自分が何に時間を使っているのか、無為に過ごしている時間はないかを検証してみましょう。

ここでのポイントは、実際の時間の使い方が、やるべきこと、やりたいことの優先順位に合っているかどうかです。

自分のやるべきこと、やりたいことを全て書き出し、「緊急」「緊急でない」「重要」「重要でない」の分類に当てはめてみましょう。

そして、「緊急でない」けど「重要」なことに時間を使えているかを確認してみてください。

これができていない方は、時間を作り出す必要があります。

どうやって時間を作り出すか

それでは、どうやって時間を作り出すかですが、まずは、無駄な時間を排除していきます。

無駄な時間といっても、適度な休憩は必要です。要は、無為に過ごしている時間を洗い出し、これを排除するのです。

次に、行動の効率化を図ります。

具体的には、外出した際に一度にできる用事をまとめて済ませる、仕事の段取りを考える、作業を合理化する(ＩＴの利用、業務委託して下請けに出す等)といったことを意識的に行います。

このうち、仕事の段取りのつけ方については、上手くできていない方が多く見受けられるので、詳述します。

仕事の段取りのつけ方

まず、現在、担当している仕事を大雑把に全て書き出します。

「～さんの件」といった感じでＯＫです。

そして、書き出した仕事について、やるべき作業を漏れなく書き出していきます。

「～の見積書作成」「訪問のためのアポ取り連絡」「見積書を持って訪問」といった感じで、できるだけ作業を細分化して書き出します。

これができたら、それらの作業に全て期限をつけていきます。

そして、それらを１週間単位でまとめます。

さらに、それを１日単位でやるべき作業に振り分け、１日にやるべき作業には優先順位をつけて、これを何時から何時までにやるのか、時間単位に落とし込んでいくことで、仕事の段取りができるようになります。

これまでに使っていなかった時間を使うことにも挑戦

さらに、これまでに使っていなかった時間を使うことにも挑戦してみましょう。

具体的には、早起きをしてみる、細切れ時間を利用する、前倒しで予定をこなすといったことに挑戦してみてください。

早起き

まずは、早起きに挑戦してみてください。

目標は、これまでよりも２時間早く起きることです。目覚まし、アラーム等あらゆるものを使って構いません。

前夜、就寝が遅くても、起きる時間は変えないのがコツです。また、たとえ三日坊主になっても、それを何度も繰り返してください。とにかく習慣になるまであきらめずに続けることが肝要です。

初めから活動的に朝の時間を使えなくても、身体が慣れるまで続けてください。

きっと、あなたにも、早起きができるようになります。

細切れ時間の活用

次に、細切れ時間を活用しましょう。

はじめは、次の予定までの間の空き時間に作業をすることから始めましょう。

その作業を、一度に完成させてしまおうとしないのがコツです。

すなわち、空き時間で、できるところまでやっておく、その時点でとりあえず揃っている情報や資料の範囲でやるというように、完璧主義を捨て、一度に完成させてしまおうとしないのがコツです。

これによって、その作業を別の機会に一からやるよりも、続きをやることで早く完成させることができます。

前倒しで予定をこなす

最後に、前倒しで予定をこなすようにしましょう。

予定に追われるのではなく、前倒しでやる癖をつけるのです。

まずは、少々無理をしてでも、今の予定を全てクリアーして、予定を追える状態にします。ここは、大変ですが、頑張りましょう。

そして、今できることは、今すぐにする癖をつけていきます。先延ばしにするのは、そうする合理的な理由がある場合だけに限るようにすれば、できるようになります。

予定表に、常に空白がある状態を目指しましょう。

１日２４時間はみんな平等です。

人間が唯一平等に与えられているのが時間であり、睡眠、食事等に使う時間にそれほど違いはありません。とすれば、時間の使い方は、自己責任なのです。

あなたに与えられた時間は有限であることを肝に銘じましょう。

まとめ

今回は、「士業の理想の姿」を実現するために必要な４つの条件の２つ目、「②仕事を効率化すること」のうち、「時間の作り方」についてお話しました。