仕訳ドキュメンテーションのススメ
こんにちは。AIトラベルの藤本です！お時間空いてしまい申し訳ありませんでした。地味にCOOってやること多いですね…。
今回はリモートワークとかクラウド会計システム導入の際に話すと意外と受けが良かった仕訳のドキュメンテーションについて話したいと思います。
仕訳ドキュメンテーションとは
なんかタイトルにも書いてあるけど「仕訳ドキュメンテーション」って何だという方も多いと思いますし、一般的な用語かどうかも怪しいので説明したいと思います。
私が人に話すときの仕訳ドキュメンテーションとは
・オンラインで書ける
・pdfやExcelなどのファイルが添付できる
・外部アクセス用URLが発行できる
まあ、つまりgoogle docsとかdropbox paperとかesaのようなツールです。
どんなのがあるの？って方は以下のようなまとめサイトを参考にしていただければ。
要はオンライン文書ツールを使って仕訳の説明とかエビデンスをまとめて送って話なんです。
仕訳ドキュメンテーションの何が最高なのか
最高なのはこれにつきます。
「仕訳に添付しておけばその仕訳を切った背景やエビデンスが一発でわかる」
これ、最高じゃないですか？あえて紙で保存しておいて、「あれ？あの仕訳の根拠ってなんだっけ？」と紙をあさったり、ローカルファイルをあさりに行く必要がなくなるんですよ。仕訳の摘要にでも貼っておけば、社内説明でクリアになりますし、監査でつっこまれてもあわてる必要はありません。これができてしまえば、監査対応の際に対面で「この資料ください。」を聞かれることも減ります。リモート監査だって夢ではありません。
さらにいいのは仕訳ドキュメンテーションをためておくと、そのままマニュアルとしても使えます。いつ何の仕訳を切ればいいのかが可視化されるからです。
じゃあ何を書けばいいのさ
なんかよさそうなのはわかったけど、じゃあ何を書けばいいの？って方のためにサンプル置いておきます。
もしこれを見て、具体的にどんなこと書いていたのか知りたいって方がいれば、直接私にコンタクトいただくか、近々業務改善1on1をやる予定なので、そこに申し込んでいただければ詳しくお話しさせていただきます。
いかがでしたでしょうか？簡単にできるけど、意外と盲点だったのではないでしょうか？これを機にぜひ仕訳ドキュメンテーションしていきましょう！
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